Để hoàn thành các nhiệm vụ đặt ra và đạt được thành công, mỗi nhà lãnh đạo phải đánh giá tổ chức của mình trên quan điểm của tất cả các bên, và quan trọng nhất, không làm ngơ trước các lĩnh vực có vấn đề và quan tâm đúng mức đến chúng. Nhưng trước khi bắt đầu đối phó với bất kỳ vấn đề nào, bạn cần xác định chúng, hiểu nguyên nhân của chúng và đề xuất hậu quả có thể là gì.
Có nhiều phương pháp và phương pháp quản lý cho việc này, nhưng phổ biến nhất và được yêu cầu là phương pháp phân tích SWOT. Đó là về anh ta sẽ được thảo luận trong bài viết này. Và bên dưới, bạn có thể tìm hiểu phân tích SWOT về các hoạt động của công ty là gì, điểm mạnh và điểm yếu của nó và một ví dụ điển hình về phương pháp kiểm toán này sẽ được trình bày.
Phân tích SWOT là gì?
Phân tích SWOT là sự phát triển của giáo sư nổi tiếng Kenneth Andrews, người đã nghiên cứu kỹ lưỡng vấn đề bao gồm các yếu tố bên ngoài trong phân tích hoạt động của tổ chức. Điểm quan trọng này giúp cho việc phân tích công việc của các công ty có thể xác định trực quan và chính xác hơn nhiều nguyên nhân và hậu quả của tất cả các hiện tượng xảy ra trong môi trường nội bộ của chúng. Chính xác như thế nàyphân tích cung cấp cơ hội để lựa chọn các yếu tố và phương hướng chính sẽ dẫn tổ chức đến thành công.
Nếu bạn phân tích cú pháp tên, thì phân tích SWOT là một từ viết tắt bao gồm các từ sau:
- S là sức mạnh của công ty (Sức mạnh);
- W là điểm yếu của công ty (Điểm yếu);
- O là Cơ hội;
- T là những vấn đề (mối đe dọa) mà công ty phải đối mặt (Đe doạ hoặc Rắc rối).
Bốn thành phần này có thể được gọi là nguyên tắc cơ bản của việc xây dựng một doanh nghiệp phù hợp. Điều quan trọng cần lưu ý là phân tích SWOT là sự phản ánh tốt tất cả các vấn đề cơ bản của tổ chức, nhận thức về điều này sẽ giúp xây dựng các nhiệm vụ và mục tiêu đúng đắn và cần thiết cho công ty.
Mục tiêu phân tích
Mục đích của việc thực hiện phân tích SWOT là một nghiên cứu chi tiết về các quá trình diễn ra trong công ty, cũng như các hoàn cảnh bên ngoài, các mối đe dọa và các hiện tượng khác ảnh hưởng đến một công ty cụ thể. Nếu một công ty không có những thông tin quan trọng về mặt chiến lược như vậy, thì công ty đó có thể bị gọi là “mù quáng”, và mọi nỗ lực để đạt được thành công của họ sẽ trở nên vô nghĩa và vô nghĩa.
Lợi ích của việc đánh giá hiệu suất như vậy khó có thể được đánh giá quá cao. Các nghiên cứu cho thấy đặc biệt hữu ích khi tiến hành nghiên cứu các hoạt động của công ty bằng phương pháp luận SWOT để tiến hành "thông minh" cạnh tranh và xác định vị trí của công ty trên thị trường cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Các yếu tố trong phân tích SWOT
Phân tích chiến lược về các hoạt động của một công ty hoặc tổ chứcnhất thiết phải bao gồm việc nghiên cứu các yếu tố sau:
- tổ chức;
- kỹ thuật;
- nhân;
- tài chính;
- marketing.
Khi các yếu tố này được tính đến, người đứng đầu hoặc tổng giám đốc của công ty có thể xác định hình thức sở hữu tốt nhất của tổ chức, sử dụng các nguồn lực và tài sản sản xuất của chính tổ chức đó vào công việc hoặc làm việc với sự tham gia của các hãng khác. Và phân tích SWOT của doanh nghiệp cũng cho phép bạn xây dựng chính sách nhân sự cần thiết và các phương pháp, phương pháp và nguyên tắc định vị công ty ở cấp độ môi trường bên ngoài.
Ngoài các yếu tố bên trong, cần phải tính đến các đặc tính của môi trường kinh tế xã hội xung quanh bên ngoài, ví dụ như tình hình văn hóa, nhân khẩu học, chính trị có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng hoạt động kinh doanh sau này khái niệm.
Các loại phân tích
Có các loại phân tích SWOT của doanh nghiệp sau:
- Phân tích cấp tốc. Loại hình này liên quan đến việc xác định các điểm mạnh của công ty, vốn là chìa khóa để đối đầu với các mối đe dọa từ bên ngoài đối với doanh nghiệp. Ngoài ra, phân tích như vậy cho phép bạn xác định các cách sử dụng các cơ hội khác nhau trong môi trường bên ngoài và hiểu những nguồn lực nào cần được thu hút để đạt được thành công. Ưu điểm của phương pháp phân tích SWOT này nằm ở sự rõ ràng và dễ sử dụng của dữ liệu thu được trong thực tế tiếp theo.
- Phân tích tóm tắt. Loại hình này liên quan đến việc nghiên cứu các chỉ số chính (tổ chức, tài chính,nhân sự, công nghệ), quyết định các hoạt động của công ty tại một thời điểm cụ thể. Và cũng nhờ phân tích tổng hợp, có thể hình thành một kế hoạch rõ ràng để phát triển hơn nữa. Ưu điểm của loại hình nghiên cứu hiệu quả hoạt động của công ty nằm ở việc đánh giá toàn diện các yếu tố chính của công ty, từ đó lựa chọn một chiến lược phát triển phù hợp và xác định một loạt các hoạt động sẽ hướng tới việc đạt được các mục tiêu chiến lược.
- Phân tích hỗn hợp. Loại này cung cấp sự hợp nhất của hai loại phân tích trước đó (rõ ràng và tóm tắt). Với cách tiếp cận này, có thể nghiên cứu chi tiết cả những điểm mạnh nổi lên trong quá trình phân tích SWOT và tất cả các yếu tố chính, sau đó thu được dữ liệu chính xác về tình trạng của công ty và vạch ra kế hoạch để đạt được các mục tiêu chiến lược.
Cần lưu ý rằng phân tích nhanh thường được các nhà quản lý sử dụng khi tiến hành kiểm toán.
Điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức
Phân tích SWOT chỉ là một kỹ thuật thu thập dữ liệu về ưu và nhược điểm của một công ty cụ thể, nhưng chỉ những người tiến hành thu thập thông tin và các nhà quản lý chuyên nghiệp mới có thể xác định cách sử dụng thông tin nhận được.
Đừng quên rằng điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức được xác định trong phân tích SWOT là một tập hợp dữ liệu tồn tại tại thời điểm nghiên cứu. Vì vậy, điều cực kỳ quan trọng là phải thực hiện bất kỳ biện pháp nào để cải thiện các hoạt động của công ty một cách nhanh chóng.
Nếu chúng ta nói cụ thể về những điểm yếu của công ty và nhữngcơ hội được quản lý bởi ban lãnh đạo, cần hiểu rằng dữ liệu được xác định trong quá trình nghiên cứu có ảnh hưởng lớn đến các hoạt động trong tương lai của công ty. Tuy nhiên, điều rất quan trọng là phải đưa ra quyết định đúng đắn và bắt đầu từ những thông tin cập nhật và cố gắng tổ chức công việc của công ty sao cho phù hợp với thực tế và có thể so sánh với môi trường bên ngoài.
Vì vậy, ví dụ, trong quá trình phân tích SWOT của một tổ chức, người ta thấy rằng tổ chức đó tiến hành hoạt động kinh doanh của mình trong việc cung cấp các dịch vụ giải trí, nằm trên lãnh thổ của bang, nơi có số lượng dung môi dân số đang tăng lên đáng kể. Trong trường hợp này, ban lãnh đạo của tổ chức nên đầu tư các nguồn lực tài chính cho sự phát triển của tổ chức để tăng thêm nguồn lực.
Xây dựng mục tiêu dựa trên phân tích
Dựa trên kết luận của phân tích SWOT của công ty, cần thiết lập một số nhiệm vụ và mục tiêu và hiển thị chúng trong một kế hoạch (bản đồ đường đi). Cần nhớ rằng những mục tiêu này là mức độ phát triển mà tổ chức đang phấn đấu cho ngày hôm nay và con đường để đạt được nó bắt đầu từ điều quan trọng nhất - nhận thức về tình trạng hiện tại.
Sử dụng thông tin chi tiết từ phân tích
Như đã đề cập trước đó, mục đích của việc phân tích như vậy là nhằm phát triển các mục tiêu chiến lược đúng đắn để công ty có thể đạt được thành công. Sau khi nhận được thông tin quan trọng, cần bắt đầu phát triển chiến lược và vạch ra kế hoạch thực hiện.
Phải cóNên tính đến các điểm mạnh của công ty - điều này sẽ giúp tập trung vào chất lượng và số lượng của các dịch vụ được cung cấp hoặc sản xuất hàng hóa. Giải thích cho những điểm yếu là một cơ hội để xác định những khoảnh khắc cản trở sự chuyển động của công ty đến thành công, nhưng sự phủ nhận có ý thức về thời điểm này có thể gây nghi ngờ cho tất cả các hoạt động tiếp theo.
Ưu nhược điểm của phân tích
Bất kỳ phương pháp nghiên cứu hoạt động của doanh nghiệp nào cũng có điểm mạnh và điểm yếu. Phân tích SWOT là một loại hình định giá công ty rất linh hoạt có những ưu điểm sau:
- giúp xác định các vấn đề trong công ty và các cơ hội tiềm năng để cải thiện;
- dễ dàng phân tích và sử dụng dữ liệu hiệu quả;
- khả năng xác định rõ ràng mối quan hệ giữa năng lực của doanh nghiệp và những thách thức đang nổi lên;
- phân tích này không cần thu thập dữ liệu sâu rộng, chỉ quan trọng là tính đến các yếu tố chính của sản xuất;
- cơ hội xác định triển vọng rõ ràng để phát triển công ty hơn nữa;
- phân tích cung cấp một bức tranh rõ ràng về lợi nhuận của một công ty;
- cơ hội để xác định các lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp và củng cố chúng;
- khả năng xác định các nguồn lực bổ sung và tiềm năng nội bộ của công ty;
- phân tích cho phép bạn ngăn chặn và xác định các vấn đề hiện có (các mối đe dọa) và loại bỏ chúng kịp thời;
- phân tích giúp bạn có thể đánh giá khách quan tình hình môi trường bên ngoài và điều chỉnh hành động của công ty phù hợp với họ;
- khi hình thành kế hoạch hành động choDựa trên phân tích, bạn có thể tạo ra một sơ đồ logic, trong đó thông tin và sự tương tác của các điểm mạnh và điểm yếu của công ty sẽ được xây dựng một cách chính xác.
Tuy nhiên, mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng điều quan trọng là đừng quên những nhược điểm sau của phân tích SWOT, đó là:
- thiếu các động lực theo thời gian (phân tích không cảnh báo về sự xuất hiện của các mối đe dọa mới và các yếu tố khác nhau);
- thiếu các chỉ số định lượng trong phân tích, đó là lý do tại sao nó không thể được gọi là đủ thông tin.
Dựa trên điều này, chúng ta có thể kết luận rằng phân tích SWOT là phù hợp khi cần nhanh chóng tạo ra một bức tranh thực tế khách quan cho việc thiết lập hoặc điều chỉnh các mục tiêu và mục tiêu. Và nghiên cứu này cũng diễn ra khi công ty thực hiện một kế hoạch chiến lược, hướng tới những mục tiêu nhất định, và chính một phân tích như vậy có thể nhanh chóng tiết lộ mức độ hiệu quả của việc thực hiện chương trình đã đặt ra.
Làm thế nào để phân tích?
Trước khi bạn nghiên cứu một ví dụ về phân tích SWOT, điều quan trọng là phải đọc hướng dẫn để biên dịch nó. Thông thường, quá trình tiến hành các hoạt động phân tích theo phương pháp SWOT có thể được chia thành năm giai đoạn chính, tại đó thông tin được thu thập và đưa vào biểu mẫu báo cáo chuẩn hóa (thẻ điểm cân bằng).
Bước đầu tiên là chuẩn bị cho phân tích. Cần phải phân tích các vấn đề hiện tại trên thị trường, để tìm hiểu xem các đặc điểm của sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp có tương ứng với nhu cầu hiện nay hay không. Điều đặc biệt quan trọng là phải chú ýý kiến của người tiêu dùng về công ty sản xuất các sản phẩm phái sinh của nó. Tiếp theo, bạn cần tiến hành phân tích cạnh tranh, tìm hiểu xem các đối thủ chính đang hoạt động tốt như thế nào. Tại thời điểm này, điều quan trọng cần nhớ là xác định điểm mạnh và điểm yếu của một tổ chức đặc biệt dễ dàng khi so sánh với các doanh nghiệp cạnh tranh.
Tiếp theo, cần xác định rõ các yếu tố bên trong có khả năng ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh, đó có thể là tính chuyên nghiệp của nhân sự, tình trạng trang thiết bị, thiếu nguồn lực, v.v … Như vậy mới thấy được bức tranh rõ ràng. sẽ được hình thành, nơi họ sẽ được nhìn thấy, sẵn sàng cho dù công ty hiện đang đấu tranh vì người tiêu dùng và những gì ban quản lý cần đặc biệt chú ý để loại bỏ những thiếu sót. Và cũng ở giai đoạn này, các chỉ số như thuộc tính của sản phẩm, sự công nhận của sản phẩm trên thị trường, lòng trung thành của người tiêu dùng, giá cả, chủng loại, thiết bị công nghệ và tính sẵn có của bằng sáng chế, phân phối, cũng như định vị sản phẩm và các chiến dịch quảng cáo đang diễn ra được nghiên cứu.
Giai đoạn thứ hai liên quan đến việc nghiên cứu các yếu tố môi trường và các mối đe dọa có thể xảy ra. Ở giai đoạn phân tích này, bạn có thể nhận được thông tin về khả năng mở rộng công ty và chinh phục nhóm người tiêu dùng mục tiêu mới, tăng phạm vi hoạt động, phát triển công nghệ mới có thể giảm chi phí sản xuất. Khi đánh giá các mối đe dọa tiềm ẩn, điều quan trọng là phải tính đến các yếu tố như khả năng thay đổi lối sống của người tiêu dùng (tăng hoặc giảm lương, thay đổi văn hóa trong suy nghĩ của một nhóm người, v.v.), có thể dẫn đến sản phẩm. sự từ bỏ, sự xuất hiện củađối thủ cạnh tranh, suy thoái, thay đổi nhân khẩu học.
Giai đoạn thứ ba là hình thành một bảng từ thông tin nhận được. Như đã lưu ý trước đó, tất cả thông tin phải được nhập vào một biểu mẫu báo cáo thống nhất, được gọi là thẻ điểm cân bằng hoặc thẻ điểm cân bằng. Trong trường hợp phân tích SWOT, đây là một bảng bao gồm bốn ô vuông, trong đó mỗi ô trả lời các câu hỏi về điểm mạnh (S), điểm yếu (W), cơ hội (O) và mối đe dọa (T).
Giai đoạn thứ tư liên quan đến việc hình thành một báo cáo. Để bắt đầu, những điểm mạnh của công ty, vốn là một lợi thế cạnh tranh, được tô vẽ. Phần sau mô tả cách thức phát triển của công ty nhờ những điểm mạnh này. Sau đó, các đề xuất được chuẩn bị để chuyển đổi những điểm yếu của công ty thành điểm mạnh. Điều tương tự cũng được thực hiện với các mối đe dọa - các cách được tìm thấy từ định dạng lại cho đến các cơ hội mới. Nó xảy ra rằng đơn giản là không có cách hợp lý nào để biến những khoảnh khắc tiêu cực thành tích cực. Trong trường hợp này, cần phải chuẩn bị một chương trình để giảm thiểu thiệt hại do tác động của các mối đe dọa.
Sau khi hoàn thành các biểu mẫu, cần tiến hành rút ra kết luận. Các phương pháp sau có thể được sử dụng tại đây:
- Phương pháp nhanh chóng. Trong trường hợp này, tất cả các vấn đề phụ đều bị loại trừ và tập trung vào các mục tiêu chính. Trong trường hợp này, các mục bổ sung bị loại trừ khỏi biểu mẫu.
- Phương pháp ma trận. Trong trường hợp này, các chiến lược nhất định để giải quyết các nhiệm vụ được hình thành, cụ thể là các hành động S-O, W-O,S-T, W-T. Hoạt động S-O là hoạt động tận dụng thế mạnh và cơ hội của doanh nghiệp. Hành động W-O là các chương trình giúp khắc phục điểm yếu và tận dụng tối đa các cơ hội sẵn có. Các hành động S-T là các hoạt động liên quan đến việc kết hợp các mối đe dọa có thể xảy ra với các điểm mạnh hiện có, nếu có vấn đề sẽ giúp công ty tránh được những tổn thất lớn. Các hành động của W-T là các hoạt động liên quan đến việc khắc phục các điểm yếu của công ty bằng cách để họ tiếp xúc với các mối đe dọa tiềm ẩn một cách có điều kiện.
Ở giai đoạn thứ năm của quá trình tạo báo cáo, phần trình bày của nó đã được chuẩn bị. Ở đây, các điểm như vậy, phần giới thiệu, lập luận ngắn gọn về ma trận đã xây dựng và giải mã dữ liệu thu được, kết luận, đề xuất, cần được xây dựng rõ ràng và cần chuẩn bị kế hoạch hành động cho công ty để đạt được các mục tiêu.
Ví dụ phân tích
Trong ví dụ về phân tích SWOT này, các câu hỏi chính để xây dựng ma trận được viết. Và như vậy:
- Điểm mạnh của công ty (S): công ty và sản phẩm của công ty được người tiêu dùng biết đến, mức độ trung thành ở mức phù hợp, giá cả tương ứng với khả năng thanh toán của đối tượng mục tiêu, chủng loại đa dạng, các cửa hàng có thương hiệu nằm trong khoảng cách đi bộ cho đối tượng mục tiêu là người mua.
- Điểm yếu của công ty (W): trong sản xuất, tỷ lệ sản phẩm lỗi tăng lên đáng kể, xuất hiện tình trạng luân chuyển nhân viên, công ty sử dụng công nghệ sản xuất lạc hậusản phẩm.
- Cơ hội (O): bán hàng thông qua các ứng dụng di động và cửa hàng trực tuyến, gia tăng chủng loại, mua máy móc và thiết bị mới, khả năng phát triển các hệ thống mới để khuyến khích, động viên và kích thích nhân viên.
- Đe doạ (T): tăng số lượng cửa hàng của đối thủ cạnh tranh, thay đổi luật thuế.
Vì vậy, với những dữ liệu như vậy, ban quản lý có thể hình thành một kế hoạch hành động rõ ràng và đưa ra những quyết định giúp tránh thiệt hại về tài chính.
