Chỉ tiêu mục tiêu là Định nghĩa khái niệm, tính năng, phương pháp xác định

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:42

Chỉ số mục tiêu là một công cụ quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp, cho phép bạn xác định những yếu tố chính của sự tiến bộ, cách bạn có thể đạt được thành công theo hướng đã chọn. Thuật ngữ này được sử dụng rộng rãi không chỉ trong môi trường này. Các mục tiêu nhất định được giáo viên xác định khi lập kế hoạch làm việc với các nhóm, và các chuyên gia từ chương trình của Liên hợp quốc đối phó với cuộc khủng hoảng lương thực ở cấp độ quốc tế. Tóm lại, bất kỳ kế hoạch nào, bất kỳ chương trình nào hầu như luôn bao hàm sự tồn tại của một số chỉ số nhất định phải đạt được.

Thông tin chung

Các mục tiêu dự án bằng tiếng Anh được mã hóa bằng chữ viết tắt KPI đã được thiết lập tốt. Trong trường hợp chung, định nghĩa liên quan đến việc đánh giá các chỉ số như là các tham số phản ánh mức độ hiệu quả của một công ty hoặc bộ phận của nó. Các chỉ số là cần thiết để tổ chức hiệu quả việc đạt được các mục tiêu khác nhau cả trong lĩnh vựcchiến lược phát triển chung cũng như chiến lược hoạt động thực tiễn. Sử dụng các chỉ số như vậy, bạn có thể đánh giá nhanh chóng và chính xác tình trạng hoạt động, tình trạng của doanh nghiệp, mức độ thành công trong chiến lược hiện tại.

Chỉ tiêu thực hiện mục tiêu - công cụ giám sát hoạt động của từng nhân viên được thuê, bộ phận của doanh nghiệp, toàn công ty. Các cách giải thích khá thú vị về thuật ngữ này có thể được tìm thấy trong ISO 9000, xuất bản năm 2008. Tiêu chuẩn đề xuất coi hoạt động là mức độ đạt được của một số kết quả, được ấn định trước trong kế hoạch. Phần lớn phụ thuộc vào chỉ số về cách thức hoạt động của công ty, tập trung vào kết quả.

Hiệu quả (theo ISO) là tỷ lệ giữa kết quả và nguồn lực đã bỏ ra để đạt được chúng. Thuật ngữ này đề cập đến khả năng của một doanh nghiệp trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình, tuân theo một mức chất lượng được xác định trước. Để thể hiện khả năng này, họ sử dụng các ước tính về thời gian, chi tiêu. Hệ thống KPI liên quan đến việc đánh giá cả hiệu quả và hiệu lực, dựa vào các chỉ số chính. Sự hiểu biết về thuật ngữ này là do thực tế là luôn có mức độ đạt được của nó và chi phí mà các công ty đã bỏ ra để đạt được điều này.

Hiểu và thuật ngữ

Mục tiêu (giáo dục, tiết kiệm năng lượng, phân phối sản phẩm, sản xuất) là một công cụ để đo lường mức độ thực hiện của kế hoạch. Nếu chỉ báo được chọn để phân tích không được liên kết vớimục đích đặt ra cho doanh nghiệp (không hình thành trực tiếp từ nội dung công việc), việc áp dụng nó không cho kết quả đáng tin cậy. Thật vô nghĩa nếu chỉ dựa vào một chỉ số như vậy.

Quản lý theo mục tiêu là một khái niệm hiện đại, dựa trên công nghệ xây dựng các chỉ số chính, theo dõi việc đạt được các mục tiêu và sửa đổi chúng khi cần thiết. Phần lớn các doanh nghiệp hiện đại được quản lý theo sơ đồ này.

Phương pháp

Tuân thủ ý tưởng về các mục tiêu của chương trình phát triển, người ta có thể quản lý một doanh nghiệp bằng cách lập kế hoạch làm thế nào để đạt được các mục tiêu đã đặt, cũng như bằng cách phân tích các kết quả có thể có của tất cả các hoạt động đang diễn ra. Người ta tin rằng Peter Drucker (1909-2005) đã trở thành người tiên phong trong lĩnh vực này. Nhà kinh tế học người Đức này đã đưa ra một kỷ luật khoa học ngoài hướng "quản lý", vốn ít được công chúng quan tâm. Vào giữa thế kỷ trước, khu vực này dường như không được khuyến khích đối với nhiều người, không chỉ huy được sự tôn trọng của xã hội. Nhờ Drucker, các hệ thống chính để đánh giá hiệu suất đã được phát triển. Anh ấy gợi ý nên sử dụng các chỉ số chính để phân tích các mục tiêu.

Phương pháp đo lường mới do Drucker đề xuất được cho là để tránh bẫy thời gian, tức là, tình huống mà đội ngũ quản lý của công ty hoàn toàn đắm chìm trong việc giải quyết các vấn đề và vấn đề hiện tại với chi phí là những nhiệm vụ thực sự quan trọng để đạt được thành tựu của công ty ghi bàn. Như Drucker đã lưu ý, tham gia quá nhiều vào những việc lặt vặt hàng ngàysự phức tạp dẫn đến thực tế là sự chú ý bị phân tán. Mọi người quên mất những gì có thể được gọi là tối quan trọng về tầm quan trọng. Ngày nay, cách tiếp cận này (đã được sửa đổi một chút) được công chúng biết đến như một hệ thống KPI. Nó chứa nhiều khái niệm quản lý. Khu vực này đã được cải thiện tích cực trong vài thập kỷ qua. Việc sử dụng một hệ thống như vậy bổ sung một cách hiệu quả cho việc quản lý mục tiêu cổ điển, cho phép công ty đạt được mức hiệu quả mới.

Mức độ liên quan và sắc thái

Giải thích tầm quan trọng của các mục tiêu phát triển, tác giả của bộ môn khoa học khuyến khích lưu ý đến thực tế rằng chỉ những khía cạnh được lựa chọn của quản lý mới có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến doanh nghiệp như việc đánh giá hoạt động của các bộ phận và công ty như một trọn. Điều quan trọng cần lưu ý là đánh giá là một trong những lĩnh vực quản lý khoa học ít được nghĩ đến nhất, có liên quan đến rủi ro sai sót nhất định nếu phương pháp tiếp cận như vậy được áp dụng trong thực tế. Cách đây một thời gian, các nhà nghiên cứu Mỹ đã tổ chức một cuộc khảo sát, từ đó thấy rõ rằng hơn một nửa (khoảng 60%) các nhà quản lý cấp cao nhất không coi các hệ thống được triển khai trong doanh nghiệp của họ để đánh giá kết quả thực sự hoạt động và hiệu quả. Ở nước ta (theo tính toán của các nhà nghiên cứu chịu trách nhiệm thống kê), số người không hài lòng như vậy lên tới 80%. Lý do cho sự không hài lòng là thiếu sự kết nối rõ ràng và hiệu quả giữa bộ phận điều hành, các kế hoạch, thành phần thúc đẩy và kết quả thực sự.

Trong những năm gần đây, việc tính toán các chỉ tiêu được coi là bất thườnggần với động cơ của người làm thuê. Thông qua hệ thống KPI, có thể hình thành một hệ thống động viên làm việc thực sự cho phép kích thích nhân sự của doanh nghiệp. Việc thiết lập chính xác một hệ thống như vậy là đảm bảo tính công bằng và do đó lợi ích của mỗi người được thuê đối với chất lượng tốt nhất của quy trình làm việc.

Tùy chọn và cơ hội

Hoàn thành chỉ tiêu khác nhau tùy từng trường hợp. Tất cả phụ thuộc vào những gì được quyết định sử dụng làm chỉ số, và điều này, đến lượt nó, được xác định bởi các mục tiêu và mục tiêu toàn cầu đặt ra cho công ty. Chiến lược phát triển của công ty liên quan nhiều đến nó. Thông thường, KPI được sử dụng để đo lường mức độ hiệu quả của đội ngũ quản lý và điều hành của công ty.

KPI không nên được đánh đồng với các yếu tố thành công chính. Giả sử nhiệm vụ của nhân viên là tăng thu nhập trung bình cho mỗi khách hàng lên 15 rúp. Trong trường hợp này, chỉ số này sẽ là thu nhập bình quân, và yếu tố sẽ là một số công cụ để đạt được kế hoạch. Ví dụ: bạn có thể đạt được kết quả mong muốn bằng cách cải tổ quy trình sản xuất bằng cách tung ra các sản phẩm mới.

Chỉ số

Mục tiêu đang tụt hậu và dẫn đầu các chỉ số. Những cái đầu tiên cho thấy kết quả tốt như thế nào trong một số giai đoạn được phân tích. Tính năng thứ hai giúp kiểm soát tình hình đang phát triển trong thời gian thực, tức là trong khoảng thời gian mà báo cáo sẽ được tạo. Ý tưởng chính của việc sử dụng các chỉ số hàng đầu là đạt đượchoàn thành giai đoạn báo cáo để đạt được mức kế hoạch thành công.

Một đại diện điển hình của các chỉ số tụt hậu là tài chính. Loại thông tin này cho thấy khả năng của doanh nghiệp và nguyện vọng của chủ sở hữu phù hợp như thế nào, công ty có thể tạo ra các dòng tiền như thế nào. Đồng thời, sự chậm trễ trong các chỉ số tài chính là một thực tế không cho phép sử dụng nhóm thông tin này để mô tả hiệu quả hiện tại trong bối cảnh một nhóm nhân viên hoặc một pháp nhân riêng biệt.

Mục tiêu hoạt động là chỉ số mà từ đó bạn có thể tìm ra hoàn cảnh đang phát triển như thế nào tại thời điểm hiện tại. Chúng cho phép bạn đánh giá công việc của các phòng ban, toàn bộ doanh nghiệp. Một số đưa ra thông tin trực tiếp, trong khi những người khác gián tiếp theo dõi dòng tiền đang ra sao, chúng sẽ ra sao trong tương lai gần. Tập trung vào các chỉ số như vậy, bạn có thể xác định liệu khách hàng có hài lòng với sản phẩm và dịch vụ hay không, sản phẩm do công ty sản xuất có chất lượng như thế nào, quy trình làm việc nội bộ được gỡ lỗi tốt như thế nào.

Chú ý đến các khía cạnh

Mục tiêu là một yếu tố của hệ thống chỉ số cân bằng có thể liên kết nguyên nhân và tác động. Nhiệm vụ của việc đưa ra một hệ thống như vậy là xác định các khía cạnh và chỉ số quan trọng để đạt được các mục tiêu. Bằng cách áp dụng KPI một cách chính xác, bạn có thể hình thành rõ ràng các mẫu và xác định mức độ ảnh hưởng của các yếu tố khác nhau. Cần phải nhớ rằng kết quả của mỗi bộ phận luôn điều chỉnh công việc của các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Nhờ vàoKPI cung cấp thước đo rõ ràng và chính xác nhất về tác động này.

Lấy đâu ra kết quả

Để trở nên hữu ích, các mục tiêu (tiết kiệm năng lượng, giáo dục, năng suất) cần được thực hiện một cách chính xác. Có một phương pháp đặc biệt để phát triển KPI, liên quan đến một chuỗi hoạt động. Đầu tiên, bạn cần làm công việc tiền dự án, được sự đồng ý của quản lý cấp cao, khởi xướng dự án, bắt đầu vạch ra kế hoạch và thành lập một nhóm sẽ thực hiện dự án. Bước tiếp theo là sự phát triển của chính phương pháp luận. Nó liên quan đến việc phân tích cơ cấu tổ chức để cải tiến nó, hình thành mô hình phương pháp luận và các quy trình quản lý, áp dụng ý tưởng về KPI. Nhiệm vụ của nhóm dự án là hình thành tất cả các quy định, tài liệu, tiêu chuẩn và tài liệu phương pháp luận cần thiết cho việc áp dụng hệ thống vào thực tế.

Một yếu tố quan trọng để đạt được các mục tiêu là việc tạo ra một hệ thống thông tin đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của một doanh nghiệp cụ thể. Đối với các lập trình viên, cần phải vẽ ra một nhiệm vụ kỹ thuật mà theo đó dự án sẽ được cấu hình, sau đó cấu hình nó và đào tạo những nhân viên được cho là sử dụng hệ thống này để làm việc với nó một cách tinh tế. Bước cuối cùng của giai đoạn này là vận hành thử sản phẩm phần mềm.

Kết luận là đưa KPI (cả phương pháp luận và hệ thống phần mềm) vào sử dụng.

Tinh tế của vấn đề

Để tối đa hóa mục tiêu hiệu suấthữu ích, cần phải nhớ những nguyên tắc cơ bản của việc hình thành và thực hiện các tập quán sản xuất đó. Chúng tôi sẽ phải xây dựng lại các quy trình của tổ chức, thay đổi văn hóa tại doanh nghiệp sao cho KPI được nhân viên nhìn nhận một cách chính xác. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là truyền đạt cho từng nhân viên được thuê về tầm quan trọng và lợi thế của cách tiếp cận này, để xây dựng một chiến lược thống nhất cho sự phát triển của các chỉ số. Khi triển khai KPI, cần phải phân tích các chỉ số nào là quan trọng nhất đối với toàn công ty và đối với điều này, trước tiên bạn sẽ phải xác định các tỷ lệ quản lý áp dụng cho toàn bộ công ty.

Để đạt được các mục tiêu một cách nhanh chóng và thành công, các nhóm chịu trách nhiệm thiết kế và triển khai KPI cần thiết lập một cấu trúc báo cáo bao gồm tất cả các cấp của nhân viên. Sau khi chọn các chỉ số chính, cần phải phối hợp các sắc thái của ứng dụng của chúng, cũng như tạo cơ chế cập nhật dữ liệu để KPI luôn chính xác nhất có thể.

Cách nhúng

Xem xét chủ đề KPIs, các nhà kinh tế nổi tiếng Norton và Kaplan đã đề xuất bằng cách sử dụng hệ thống 10/80/10. Ý tưởng là chọn không quá hai chục chỉ số mục tiêu. Nên chia chúng ra làm đôi: một tá điểm rơi vào hiệu quả, cùng một con số - về đánh giá kết quả. 80% còn lại là chỉ số sản xuất.

Một phiên bản thay thế của nhà kinh tế học Panov đề xuất lựa chọn không quá 155 chỉ số. Xem xét các mục tiêu hiệu suất, nhà khoa học giả định rằng nhiều hơn nữa sẽ làm quá tải những người chịu trách nhiệm vềlập kế hoạch cho các nhà quản lý. Đồng thời, điều này sẽ có tác động tiêu cực đến công việc của nhân viên quản lý, những người sẽ phải đắm mình vào việc phân tích các vấn đề và làm rõ các trường hợp không cho phép đạt được chỉ số công thức trong một trường hợp cụ thể. Ngoài ra, rất có thể chỉ số này thực sự có ảnh hưởng khá yếu đến công việc và kết quả của nó ở cả một bộ phận cụ thể và trong toàn bộ doanh nghiệp.

Nguyên tắc làm việc

Để các chỉ tiêu thực hiện ở mức tốt nhất, cần phải xây dựng công việc của doanh nghiệp, dựa trên các nguyên tắc phụ thuộc vào quá trình kiểm soát và quản lý. Nếu một bộ phận được giao trách nhiệm về một chỉ số, ban quản lý phải cung cấp cho nhân viên các công cụ, khả năng và nguồn lực mà thông qua đó nhân viên sẽ quản lý chỉ số đó. Điều quan trọng không kém là cung cấp cho người lao động khả năng kiểm soát kết quả trong giới hạn nhất định.

Một nguyên tắc làm việc quan trọng khác là quan hệ đối tác. Để năng suất tăng trưởng và tất cả các nhiệm vụ doanh nghiệp phải đối mặt được giải quyết thành công, cần phải thiết lập công việc cùng có lợi giữa những người quan tâm. Chiến lược và hệ thống thông tin nên được phát triển và thực hiện bởi những người sẽ sử dụng chúng, và ban quản lý cần giải thích cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp về sự cần thiết của một phương pháp tiếp cận mới.

Cơ bản Đầu tiên

Khi lập kế hoạch để đạt được các chỉ số mục tiêu về tiền lương, mức độ thành công của doanh nghiệp, tiết kiệm năng lượng, đào tạo, bạn nên xác định hướng đi nào là quan trọng nhất để giải quyết vấn đề. Chính xác vàocần tập trung mọi lực lượng và nguồn lực. Cách tiếp cận này giúp tăng cơ hội giải quyết thành công các nhiệm vụ. Sự tăng trưởng năng suất của công ty thường gắn liền với việc trao quyền cho từng nhân viên. Ở một mức độ lớn hơn, điều này áp dụng cho những người làm việc gần nhất với nhiệm vụ. Nhiệm vụ của quản lý là cung cấp cho nhà nước cơ hội để nâng cao kỹ năng. Các nhà quản lý của doanh nghiệp có thể thường xuyên tiến hành đào tạo, gỡ rối hệ thống thông tin liên lạc trong cùng một cấp và giữa các bước phân cấp. Ngoài ra, việc giao việc hình thành các chỉ số cá nhân cho nhân viên là rất hợp lý.

Để KPIs cao, chúng nên được thực hiện và lưu ý nguyên tắc tích hợp theo các chỉ tiêu được đánh giá. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là hình thành một kế hoạch tích hợp để đánh giá các chỉ số, cũng như một hệ thống báo cáo có thể tạo động lực cho nhân viên đồng thời. Cần thiết kế quy trình làm việc theo cách mà mọi người có động lực để làm mọi thứ đúng thời hạn, hiệu quả và hiệu quả nhất có thể. Các nhà quản lý được khuyến khích tổ chức các cuộc họp về báo cáo và thời hạn họp, đồng thời lựa chọn tần suất của các sự kiện đó, đánh giá mức độ phức tạp của nhiệm vụ được giao cho nhân viên.

Sắc thái hiệu quả

Một nguyên tắc quan trọng khác, theo đó cho phép chúng tôi đảm bảo các mục tiêu hiệu suất cao, là tính nhất quán của các chỉ số sản xuất. Những điều này phải cân bằng với chiến lược. Trong khi không có kết nối với thực tếlàm việc trong công ty, chỉ số chỉ là một tập hợp vô nghĩa của âm thanh và từ ngữ. Các yếu tố thành công quan trọng, mà việc hình thành KPI phụ thuộc vào đó, cần được kết hợp với các chỉ số này, từ đó hình thành một hệ thống thông tin hài hòa về các chỉ số phù hợp với sự hiểu biết về chiến lược của công ty.

Kết nối và làm việc

Một số người tin rằng KPI có liên quan trực tiếp đến hệ thống chỉ số cân bằng. Các tác giả của phương pháp này là Norton và Kaplan đã được đề cập trước đây. Các nhà kinh tế chỉ ra rằng khi tạo ra một hệ thống cân bằng, họ đề xuất sử dụng một số biện pháp, không nhất thiết phải là KPI.

Tuy nhiên, không thể phủ nhận mối quan hệ gián tiếp giữa hai hệ thống này. Một hệ thống cân bằng yêu cầu đánh giá các quy trình kinh doanh trong tương lai. Đây là cách bạn có thể phản ánh và mô tả chính xác các mục tiêu liên quan đến các quá trình này. Bạn có thể sử dụng KPI để đo lường mức độ bạn đạt được mục tiêu.

Loại và hình thức

Có một số loại chỉ số trong hệ thống KPI. Để đánh giá kết quả và khối lượng của chúng, có các chỉ số tương ứng. Một trong số chúng được sử dụng để phản ánh các nguồn lực đã chi tiêu. Chỉ báo hiệu suất cho biết mức độ mà quy trình nghiệp vụ được thực hiện, đồng thời đưa ra ý tưởng về sự tương ứng giữa quy trình công việc thực và thuật toán mà theo đó quy trình kinh doanh được thực thi. Chỉ báo hiệu suất (phái sinh) mô tả mối quan hệ giữa kết quả và khoảng thời gian đã bỏ ra để đạt được chúng. Chỉ số hiệu suất là một chỉ số bắt nguồn cho thấy cáchtổng số và các nguồn lực chi cho nó có tương quan với nhau.

Khi tạo hệ thống KPI cho một doanh nghiệp cụ thể, cần phải tạo hệ thống đó sao cho có số lượng chỉ mục tối thiểu có thể. Tuy nhiên, chúng phải đủ để kiểm soát quá trình. Các yếu tố có thể đo lường nghiêm ngặt nên được lấy làm chỉ số. Chi phí cho phép đo của chúng phải nhỏ hơn hoặc bằng hiệu quả quản lý liên quan đến việc sử dụng chỉ số trong thực tế.