Tổ chức chính thức và phi chính thức: khái niệm, mục tiêu và mục tiêu

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:34

Nền kinh tế được tạo thành từ hành động của các chủ thể kinh tế khác nhau. Các tổ chức phi chính thức và chính thức tạo thành cơ sở của hệ thống kinh tế. Họ có thể có cấu trúc khác nhau, mục tiêu và mục tiêu đa dạng, nhưng mục đích chính của họ là thực hiện các hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Khái niệm về tổ chức

Nhận thức về tổ chức được hình thành ở giao điểm của các ngành như kinh tế và quản lý. Nó cũng được hiểu là một quá trình nhất định trong đó bất kỳ hệ thống nào được tạo ra và quản lý, và một tập hợp các tương tác nhất định của các hệ thống và nhóm khác nhau trong quá trình làm việc chung và sự thống nhất của mọi người để thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào. Theo truyền thống, có ba loại hình tổ chức lịch sử: cộng đồng, tập đoàn và hiệp hội. Tùy theo nguyên tắc cơ cấu bên trong mà có tổ chức phi chính thức và tổ chức chính thức. Nhưng trong mọi trường hợp, họ là những nhóm người được đoàn kết bởi những mục tiêu chung vàcác nhiệm vụ. Đặc điểm chính của tổ chức là sự hiện diện của một số người làm việc cùng nhau, theo đuổi việc đạt được mục tiêu chung, có ý nghĩa xã hội. Các tổ chức được đặc trưng bởi cấu trúc phức tạp và số lượng lớn các loại.

Cơ cấu tổ chức

Khó khăn của các tổ chức nghiên cứu là chúng được phân biệt bởi cấu trúc cực kỳ đa dạng của chúng. Nó là một hệ thống phức tạp, liên kết với nhau của các phần tử với các chức năng và cấu trúc khác nhau. Cơ cấu của tổ chức phụ thuộc vào logic nội tại của các quá trình sản xuất, nó phản ánh các chức năng cụ thể của doanh nghiệp và được thiết kế để góp phần giải quyết hiệu quả nhất các vấn đề kinh tế và kinh doanh.

Theo truyền thống, cấu trúc của một tổ chức được xem như một yếu tố kiểm soát. Cơ cấu tổ chức trong quản lý do nhiệm vụ và hoạt động của công ty quyết định, nó chịu ảnh hưởng của yếu tố kinh tế - cơ cấu tổ chức hợp lý có thể giảm chi phí. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức được hình thành dưới ảnh hưởng của các yếu tố như hình thức tổ chức do quản lý, mức độ tập trung của các đơn vị chức năng riêng lẻ, nguyên tắc phân công lao động, môi trường bên ngoài, cách thức tương tác của nhân viên, và chiến lược quản lý.

Cấu trúc của tổ chức góp phần vào hiệu quả và tốc độ của việc đưa ra các quyết định sản xuất và quản lý quan trọng nhất. Cơ cấu tổ chức phải linh hoạt nhưng ổn định nhằm tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.

Các loại cơ cấu tổ chức

KCó một số cách tiếp cận để nghiên cứu cấu trúc của một tổ chức. Về khía cạnh kỹ thuật, cấu trúc của một tổ chức là một hệ thống các đối tượng vật chất và các quá trình làm cơ sở cho việc thực hiện tất cả các quá trình. Cấu trúc kỹ thuật cung cấp cơ sở cho các mối quan hệ chức năng giữa các nhân viên, ảnh hưởng đến nội dung và bản chất công việc, xác định kiểu quan hệ cá nhân và công việc giữa các nhân viên và ảnh hưởng đến cấu trúc xã hội của tổ chức.

Cấu trúc xã hội của một tổ chức bao gồm các tương tác giữa các cá nhân và giữa các nhóm và mở rộng đến các mục tiêu, giá trị, quyền lực. Cấu trúc xã hội được hình thành dưới ảnh hưởng của một số yếu tố: tiềm năng của người lãnh đạo, khả năng xây dựng chiến lược và các mối quan hệ, quyền hạn, tính chuyên nghiệp, môi trường đạo đức và tâm lý trong đội ngũ, tiềm năng sáng tạo và nghề nghiệp của nhân viên, tính chủ động, khả năng của họ và mong muốn tìm kiếm những cách không theo tiêu chuẩn để giải quyết các vấn đề sản xuất.

Thành phần thứ ba trong cấu trúc của tổ chức là kỹ thuật xã hội, cấu trúc này được tạo thành từ các cách thức không gian để kết nối các nhân viên trong nơi làm việc của họ, đảm bảo sự kết nối giữa họ với nhau.

Cơ cấu tổ chức của một công ty quản lý thường được chia thành thứ bậc và cấp bậc. Đổi lại, các cấu trúc phân cấp được chia thành tuyến tính, chức năng, tuyến tính-chức năng, bộ phận và các cấu trúc khác. Và hữu cơ được chia thành ma trận, dự án và nhóm.

Cấu trúc phân cấp là một kiểu tổ chức quen thuộc, chúng phát triển dần dần trong quá trình quản lý. Tuyến tínhcơ cấu tổ chức đơn giản, điển hình đối với các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất giản đơn. Trong các tổ chức như vậy, tất cả các chu trình được thống nhất dưới sự giám sát của một nhà lãnh đạo, người này sẽ báo cáo cho các nhà quản lý cấp cao hơn. Trưởng bộ phận chịu hoàn toàn trách nhiệm về công việc của bộ phận mình. Ưu điểm của cấu trúc như vậy là tính hiệu quả có thể nhìn thấy của từng bộ phận và người quản lý của bộ phận đó, một hệ thống cấp dưới và phân bổ chức năng hoạt động tốt, các khu vực trách nhiệm rõ ràng cho các nhà lãnh đạo của từng mắt xích. Nhược điểm của cơ cấu tổ chức như vậy là sự phức tạp trong quản lý chiến lược tổng thể của các đơn vị, mỗi đơn vị tự giải quyết các nhiệm vụ của mình, nhưng kém tham gia vào việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, kém linh hoạt và phản ứng với những thay đổi bên ngoài và bên trong, và mức độ cao của sự phụ thuộc của kết quả vào tính chuyên nghiệp của các nhà quản lý. Cơ cấu tổ chức chức năng khác với cơ cấu tuyến tính ở nguyên tắc phân bổ theo từng phân khu, nó được tạo ra dựa trên các nhiệm vụ cần giải quyết. Trong các tổ chức như vậy, thường có sự quản lý chéo của cùng một người thực hiện, điều này làm phức tạp thêm việc quản lý. Cấu trúc tuyến tính và chức năng là những cách quản lý tổ chức đã lỗi thời, vì chúng không đáp ứng được các yêu cầu quản lý hiện đại.

Cấu trúc tuyến tính-chức năng kết hợp hai loại trước, trong trường hợp này, các nhà quản lý tuyến dựa vào hoạt động của các đơn vị chức năng. Cấu trúc như vậy thuận tiện cho cùng một loại quy trình sản xuất với đội ngũ nhân viên khônghơn 3000 người. Một kiểu cấu trúc hiện đại hơn là tổ chức nhân viên tuyến tính, trong đó một trụ sở được tạo ra cho từng loại hoạt động, giúp người quản lý giải quyết các công việc chính. Cơ cấu bộ phận là đặc điểm của các công ty lớn với chu kỳ sản xuất phức tạp. Một bộ phận là một bộ phận sản xuất riêng biệt do một người quản lý đứng đầu, người chịu trách nhiệm hoàn toàn về công việc của đội mình. Các bộ phận có thể được phân bổ trên cơ sở khu vực (đây là một hệ thống chi nhánh có thể hiểu được) hoặc trên cơ sở sản phẩm. Cơ cấu tổ chức phân cấp có tính ổn định, nhưng mức độ linh hoạt thấp dưới tác động của môi trường thay đổi. Thường thì trong những cấu trúc như vậy, thời gian ra quyết định kéo dài, các rào cản quan liêu.

Cấu trúc hữu cơ được thiết kế để loại bỏ những thiếu sót của hệ thống phân cấp, chúng được tạo ra cho các tình huống cụ thể và nhanh chóng phản ứng với mọi thay đổi, khả năng thích ứng là điểm khác biệt và lợi thế chính của chúng. Cấu trúc lữ đoàn được phân biệt bởi sự tham gia theo chiều ngang của các nhân viên trong các nhóm làm việc. Ưu điểm của cấu trúc như vậy là sử dụng hiệu quả tiềm năng của nhân viên, tốc độ ra quyết định, nhưng cũng có những khó khăn, đó là khó khăn trong việc phối hợp tất cả các nhóm và đạt được các mục tiêu chiến lược. Tương tự, có một cấu trúc dự án trong đó một nhóm làm việc được chọn để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Ma trận hoặc cấu trúc chương trình-mục tiêu bao gồm hai loại yếu tố: các dịch vụ chức năng và các dự án hoặc chương trình. Họ có sự phục tùng kép, và đây là một nhược điểm.các tổ chức như vậy. Nhưng ưu điểm là hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí, năng suất cao, sự tương tác của nhiệm vụ hiện tại với chiến lược phát triển.

Ngoài ra, cấu trúc của tổ chức được chia thành chính thức và không chính thức. Cấu trúc chính thức là cấu trúc được cố định trong bất kỳ tài liệu nào, cấu trúc không chính thức là các mối quan hệ được phát triển một cách tự phát của các nhân viên và sự phân chia của họ thành các nhóm trong đội. Cơ cấu không chính thức chính là quan hệ công chúng. Các nhóm không chính thức phát sinh một cách tự phát, khi cần thiết, do đó chúng có cấu trúc di động và thích ứng. Tùy thuộc vào tình huống, sự phân bổ quyền hạn và chức năng trong các nhóm như vậy có thể dễ dàng thay đổi.

Mục tiêu và mục tiêu của tổ chức

Các tổ chức chính thức và phi chính thức được thành lập vì những mục tiêu nhất định và chính họ là người quyết định loại hình và cấu trúc của công ty. Ai cũng biết rằng tổ chức được phân biệt bởi sự hiện diện của các mục tiêu phức tạp và đa dạng, bao gồm:

• Mục tiêu chiến lược. Đặt ra các mục tiêu toàn cầu, dài hạn cho công ty là một phần quan trọng trong các hoạt động của lãnh đạo cao nhất. Các mục tiêu này bao gồm vị thế của công ty trên thị trường, hình ảnh, các chỉ số sản xuất và thương mại quan trọng trong tương lai.
• Mục tiêu chiến thuật. Con đường đạt được các mục tiêu toàn cầu luôn nằm ở việc đạt được các mục tiêu ngắn hạn. Loại mục tiêu này bao gồm các nhiệm vụ hiện tại và hoạt động nhất thiết phải phù hợp với định hướng chiến lược tổng thể của sự phát triển.
• Mục tiêu kinh tế. Không tí nàotổ chức tự đặt ra các mục tiêu thương mại để tạo ra lợi nhuận, chúng phải được thể hiện bằng các thuật ngữ kỹ thuật số: về số lượng và thời gian để đạt được.
• Mục tiêu sản xuất. Sự phát triển của công ty là không thể thiếu hiện đại hóa và cải tiến sản xuất. Việc mua thiết bị, phát triển công nghệ, tìm kiếm các lĩnh vực triển khai mới - tất cả những điều này đều phù hợp với chiến lược sản xuất.
• Mục tiêu xã hội. Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, hình thành văn hóa doanh nghiệp, ảnh hưởng đến xã hội và văn hóa - tất cả những điều này cũng là một phần quan trọng trong hoạt động của tổ chức.

Mục đích của một tổ chức chính thức thường được cố định trong điều lệ và mang tính chất tư tưởng và động lực, nó phải liên quan đến sứ mệnh của công ty. Mục tiêu của các nhóm không chính thức thường không cố định bằng văn bản và xuất hiện dưới dạng các giá trị và lợi ích được chia sẻ. Tổ chức xây dựng tất cả các mục tiêu theo thứ tự quan trọng và dựa trên chúng, hình thành chiến lược và chiến thuật làm việc.

Đặc điểm và đặc điểm của tổ chức

Bất chấp sự khác biệt đáng kể giữa các tổ chức, chúng được thống nhất bởi những đặc điểm vốn có trong bất kỳ tổ chức nào. Đặc điểm quan trọng nhất của một tổ chức là sự hiện diện của một mục tiêu gần gũi với tất cả những người tham gia.

Một đặc điểm quan trọng của một tổ chức chính thức là tư cách pháp nhân và sự biệt lập của nó. Tổ chức phải có một hình thức quản lý cố định chính thức, đảm bảo vị thế đặc biệt của tổ chức. Sự cô lập còn thể hiện ở sự cô lập trong sản xuất và quản lýcác quá trình nội bộ tạo ra ranh giới giữa tổ chức và thế giới bên ngoài. Dấu hiệu tiếp theo của một tổ chức là sự hiện diện không thể thiếu của các nguồn lực: nhân lực, tài chính, vật lực, các tổ chức nhà nước có thể có quyền lực như một nguồn lực. Tổ chức có một đặc điểm như tự điều chỉnh, nó có khu vực chịu trách nhiệm riêng và đưa ra các quyết định quan trọng một cách độc lập. Nhưng đồng thời nó vẫn bị phụ thuộc vào ngoại cảnh làm ảnh hưởng đến các hoạt động của nó. Một đặc điểm quan trọng là sự hiện diện của văn hóa tổ chức tồn tại dưới dạng các chuẩn mực, truyền thống, nghi lễ, huyền thoại của công ty.

Dấu hiệu của các tổ chức chính thức

Bên cạnh những nét chung, đặc điểm của một tổ chức chính thức còn có những nét riêng biệt. Dấu hiệu đầu tiên của những dấu hiệu này là sự hiện diện của một tập hợp các văn bản điều chỉnh các hoạt động của nó: hướng dẫn, điều lệ, luật, quy định, quy định một thủ tục nhất định cho nó trong các tình huống khác nhau. Vì vậy, hoạt động của nó bước đầu được chính thức hóa. Cơ cấu chính thức của tổ chức cũng bao gồm các nhóm không chính thức, nhưng các thành phần chính thức của nó luôn chiếm ưu thế. Do đó, tổ chức chính thức luôn rộng hơn và lớn hơn tổ chức không chính thức.

Dấu hiệu của các tổ chức phi chính thức

Các đặc điểm riêng biệt của các tổ chức phi chính thức phân biệt nó với phản mã của nó. Những dấu hiệu này bao gồm:

• Sự hiện diện của kiểm soát công cộng. Các tổ chức phi chính thức chịu sự kiểm soát thận trọng của các thành viên và môi trường bên ngoài, nhằm xác định hành vi được chấp thuận và không được chấp thuận. Các thành viên của các nhóm không chính thức được quy định các mô hình hành vi nhất định, vì sự sai lệch so với các chuẩn mực và quy tắc của một thành viên trong nhóm, sẽ bị kiểm duyệt hoặc thậm chí bị loại khỏi nhóm.
• Cản trở sự thay đổi. Một dấu hiệu khác của các nhóm không chính thức là sự phản kháng bên trong đối với sự thay đổi, nhóm cố gắng tự bảo vệ và coi sự thay đổi là mối đe dọa đối với sự tồn tại của mình.
• Sự hiện diện của các nhà lãnh đạo không chính thức. Đặc điểm quan trọng nhất của các nhóm như vậy là sự hiện diện của các nhà lãnh đạo không chính thức. Người lãnh đạo nhóm là một thành phần cấu trúc của các tổ chức như vậy, họ được giao một số quyền và nhiệm vụ nhất định và anh ta được các thành viên trong nhóm tin tưởng và công nhận.

Các loại hình tổ chức

Ngoài thực tế có tổ chức chính thức và không chính thức, cũng có thể đơn lẻ ra các loại hình khác. Chúng có thể được phân loại theo ngành: buôn bán, sản xuất, trung gian, dịch vụ, … Theo địa vị pháp lý, các tổ chức có thể được chia thành thương mại và phi thương mại. Theo khối lượng sản xuất, các tổ chức nhỏ, vừa và lớn có thể được phân biệt. Các phân loại chính chủ yếu dành cho các tổ chức chính thức, nhưng một số loại có thể tồn tại trong một nhóm không chính thức.

Môi trường nội bộ của tổ chức

Đặc điểm quan trọng của một tổ chức là môi trường bên trong của nó. Theo truyền thống, nó bao gồm các mục tiêu, mục tiêu, cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực và công nghệ. Môi trường bên trong là một cấu trúc di động, vì nó phụ thuộc rất nhiều vào tình huống. Hệ thống tổ chức chính thức hình thànhcủa các nhóm do ban quản lý tạo ra, trong hoạt động của họ, họ được hướng dẫn bởi các chuẩn mực và quy tắc được nêu trong các tài liệu. Theo khía cạnh này, môi trường nội bộ thường được coi là một yếu tố của văn hóa doanh nghiệp của tổ chức. Trong trường hợp này, nhóm chính thức có thể có những thay đổi, nhưng người khởi xướng họ là người quản lý. Các nhóm không chính thức cũng là một yếu tố của môi trường bên trong, nhưng hoạt động của họ ít được xác định trước và điều chỉnh hơn. Giao tiếp, ý thích và các mối quan hệ đóng một vai trò quan trọng ở đây, cái được gọi là môi trường tâm lý của nhóm làm việc.

Nhóm chính thức và không chính thức trong cơ cấu tổ chức

Cấu trúc phức tạp của các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức lớn, liên quan đến việc phân bổ trong các nhóm làm việc nhỏ để giải quyết các vấn đề khác nhau. Chúng có thể chính thức hoặc không chính thức. Vai trò của các nhóm chính thức là giải quyết các vấn đề sản xuất và kinh tế theo hướng quản lý. Các nhóm như vậy được tạo trong suốt thời gian của bất kỳ công việc nào, chẳng hạn như để tạo một dự án. Các hoạt động của họ được quy định bởi các tài liệu, ví dụ, các mệnh lệnh phân phối quyền hạn và đặt ra các nhiệm vụ. Nhưng trong các công ty lớn, các tổ chức phi chính thức luôn được tạo ra một cách tự phát. Ví dụ về các hiệp hội như vậy có thể được tìm thấy trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Chúng phát triển một cách tự phát trên cơ sở những thiện cảm và sở thích cá nhân. Họ cũng đóng một vai trò quan trọng trong tổ chức, vì họ đoàn kết đội ngũ, hình thành và duy trì môi trường trong tổ chức, đồng thời góp phần cải thiện văn hóa doanh nghiệp.

Khái niệm và vai trò của một trưởng nhóm

Không chính thức vàcác tổ chức chính thức dựa vào các nhà lãnh đạo trong hoạt động của họ. Khái niệm nhà lãnh đạo ngụ ý rằng người này có những đặc điểm và phẩm chất tâm lý đặc biệt. Người lãnh đạo là người được cả nhóm tín nhiệm, người đó phải có quyền hành. Nếu trong các nhóm chính thức có một nhà lãnh đạo được bổ nhiệm chính thức mà không phải là nhóm trưởng, thì trong các nhóm không chính thức luôn có một nhóm trưởng được đề cử cho vai trò này do những phẩm chất cá nhân của anh ta. Người lãnh đạo của các nhóm đoàn kết mọi người và thúc đẩy họ thực hiện bất kỳ hành động nào, anh ta không cần phải tạo áp lực cho họ, vì nhân viên đã tự nguyện giao quyền cho anh ta. Quản lý hiện đại khuyến nghị quản lý lãnh đạo dựa trên nguồn lực của họ trong các nhóm.

Quản lý tổ chức chính thức

Việc quản lý của một tổ chức chính thức dựa trên các chức năng quản lý truyền thống: lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát, thúc đẩy và điều phối. Trong các tổ chức như vậy, sự phân công lao động có ý nghĩa quyết định, nó tạo cho mỗi người lao động một vị trí trong dây chuyền sản xuất. Ví dụ, các tổ chức nhà nước làm việc trên cơ sở bản mô tả công việc, trong đó quy định rất rõ ràng phạm vi công việc, quyền hạn, quyền và trách nhiệm của các nhân viên khác nhau. Trong những đội như vậy, vai trò của quản lý là rất cao, vì người thực hiện không phải đưa ra quyết định, họ không phải làm điều này theo hướng dẫn. Một nhóm chính thức cần một người lãnh đạo được trao quyền để chịu trách nhiệm. Việc quản lý một tổ chức chính thức được xác định bởi cơ cấu tổ chức, mục tiêu, phạm vicác hoạt động, các yếu tố của môi trường bên trong và bên ngoài.

Quản lý nhóm không chính thức

Tổ chức xã hội không chính thức bao hàm một sự tự do nhất định, nó không được đặc trưng bởi hệ thống phân cấp quyền lực, cái chính ở đây là các ràng buộc và quan hệ xã hội. Việc quản lý một nhóm như vậy được thực hiện theo nhiều hướng cùng một lúc, theo chiều ngang, từ dưới lên trên và từ trên xuống dưới. Một tổ chức phi chính thức có thể được quản lý bởi các nhà lãnh đạo chính thức, nhưng hầu hết các quyền lực của chính phủ được trao cho các nhà lãnh đạo không chính thức, những người được trao quyền đối với nhóm. Trong các tổ chức như vậy, không thể sử dụng các công cụ quản lý thông thường dưới hình thức hướng dẫn, mệnh lệnh mà thông thường, quản lý được thực hiện bằng các phương pháp tác động và ảnh hưởng tâm lý. Việc quản lý một nhóm không chính thức phụ thuộc vào sự gắn kết và quy mô của nhóm, tình trạng và thành phần.