Phân tích chi phí theo chức năng là Khái niệm, định nghĩa, đánh giá giá trị thực và ứng dụng với các ví dụ

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:42

Để đánh giá thực tế chi phí của công ty đối với việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, một phương pháp luận đặc biệt được áp dụng. Phân tích chi phí theo chức năng là một công nghệ đặc biệt mà bạn có thể ước tính chi phí mà không cần tham khảo cơ cấu tổ chức của công ty. Công cụ này cho phép các nhà quản lý hiểu rõ hơn về các mối quan hệ và quy trình sản xuất. Các tính năng của phương pháp này, các tính năng chính và khuyến nghị sử dụng của nó sẽ được thảo luận bên dưới.

Mục đích và tính năng của kỹ thuật

Phân tích chi phí theo chức năng (FSA) là một phương pháp cho phép bạn xác định không chỉ chi phí mà còn cả các đặc tính khác của sản phẩm. Nó dựa trên việc sử dụng các nguồn lực và chức năng của công ty (các hành động được thực hiện ở mỗi giai đoạn của chu kỳ sản xuất),liên quan đến quá trình sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Đây là một giải pháp thay thế cho các cách tiếp cận truyền thống. FSA khác họ ở những phẩm chất sau:

• Thông tin được trình bày dưới dạng dễ hiểu đối với nhân viên. Nhân viên tham gia vào quá trình kinh doanh có quyền truy cập vào dữ liệu được trình bày theo cách dễ hiểu.
• Chi phí chung được phân bổ theo nguyên tắc tính toán chính xác việc sử dụng các nguồn lực của công ty. Đồng thời, thông tin được tiết lộ chi tiết về các quá trình mà trong đó một số hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Điều này cho phép bạn đánh giá tác động đến chi phí của một số chi phí.

Phân tích chi phí theo chức năng là một kỹ thuật tiện lợi giúp tiết lộ thông tin về chi phí của công ty. Với sự giúp đỡ của nó, một loạt các công việc được thực hiện. Hơn nữa, các nguyên tắc chung của phương pháp luận có thể được áp dụng cả trong hiện tại và trong quản lý chiến lược của tổ chức.

Ứng dụng kết quả phân tích

Xem xét các mục tiêu và mục tiêu của phân tích chi phí theo chức năng, cần lưu ý rằng với sự trợ giúp của nó, nhiều loại công việc được thực hiện:

• Thông tin thực về hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm tại đối tượng được nghiên cứu được thu thập và trình bày dưới dạng dễ tiếp cận.
• Các hướng đi được xác định và phân tích chung về chi phí của các quy trình kinh doanh khác nhau được thực hiện. Ví dụ: có thể nghiên cứu sản xuất sản phẩm, tiếp thị, bán hàng, dịch vụ, giám sát chất lượng, v.v..
• Đang tiến hànhphân tích so sánh và chứng minh sự lựa chọn của quy trình kinh doanh hiệu quả về chi phí nhất, cũng như công nghệ để thực hiện quy trình đó.
• Tiến hành các hoạt động phân tích nhằm thiết lập và chứng minh các chức năng của các đơn vị cấu trúc của đối tượng nghiên cứu. Điều này giúp cải thiện chất lượng thành phẩm của tổ chức.
• Các chi phí chính, bổ sung, cũng như không cần thiết trong quá trình hoạt động chính được xác định và điều tra.
• Đã phát triển và so sánh các cách để giảm chi phí sản xuất, tiếp thị và quản lý. Điều này trở nên khả thi do các chức năng của phân xưởng, địa điểm sản xuất và các đơn vị cấu trúc khác được sắp xếp hợp lý.
• Các cải tiến được đề xuất đang được phân tích và tích hợp vào hoạt động của công ty.

Mục tiêu và mục tiêu của phương pháp

Phương pháp luận liên quan đến việc phát triển và áp dụng thực tế các mô hình đặc biệt. Xem xét các mục tiêu và mục tiêu của phân tích chi phí theo chức năng, có thể lưu ý rằng nó là cần thiết để cải tiến công việc của tổ chức. Hơn nữa, khi sử dụng kỹ thuật, hiệu quả được tăng lên theo các hướng khác nhau. Do đó, các chỉ tiêu về cường độ lao động, chi phí, năng suất đều được cải thiện. Khi xây dựng mô hình, có thể thu được một lượng lớn thông tin quan trọng cho việc ra quyết định. Hơn nữa, kết quả của những nghiên cứu như vậy có thể khá bất ngờ đối với các nhà quản lý.

Mục đích của phân tích chi phí là để có được thông tin cần thiết về hiệu quả của các trung tâmtrách nhiệm của tổ chức. Điều này trở nên khả thi nhờ việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu về chi phí và thời gian, cũng như trong quá trình phân tích chi phí lao động, cường độ lao động và một số chỉ tiêu tương đối khác.

Trong quá trình quản lý hoạt động, phương pháp luận cho phép bạn đưa ra các khuyến nghị về các hành động giúp tăng lợi nhuận cũng như nâng cao hiệu quả của công ty. Khi tiến hành quản lý chiến lược, bạn có thể nhận được thông tin quan trọng để đưa ra quyết định về việc tổ chức lại, thay đổi phạm vi, tung ra sản phẩm mới, đa dạng hóa, v.v.

Mục đích của phân tích chi phí là cung cấp dữ liệu về cách phân bổ lại các nguồn lực của công ty một cách chính xác để thu được lợi ích tối đa. Đối với điều này, khả năng của các yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến kết quả cuối cùng được xác định. Ví dụ: điều này có thể là chất lượng, giảm chi phí, dịch vụ, tối ưu hóa cường độ lao động, v.v. Dựa trên nghiên cứu, các quyết định được đưa ra về tài trợ cho các lĩnh vực phù hợp nhất.

Mô hìnhBCA được sử dụng để giảm chi phí sản xuất, tăng năng suất, giảm thời gian và cải tiến công nghệ sản xuất thành phẩm.

Kỹ thuật giải thuật

Có một số giai đoạn chính của phân tích chi phí theo chức năng. Điều này cho phép bạn nhận được kết quả đáng tin cậy của nghiên cứu.

Bước đầu tiên xác định chức năng nào được thực hiện tuần tự trong quá trình sản xuấtnhững sản phẩm hoàn chỉnh. Sau khi tổng hợp một danh sách các quá trình mà nguyên liệu thô phải trải qua trong quá trình biến đổi thành sản phẩm cuối cùng, chúng được chia thành hai nhóm. Danh mục đầu tiên bao gồm các tính năng ảnh hưởng đến giá trị của sản phẩm và danh mục thứ hai bao gồm những tính năng không ảnh hưởng đến giá trị của sản phẩm. Sau đó, quy trình được tối ưu hóa. Cần giảm hoặc loại bỏ hoàn toàn (nếu có thể) tất cả các bước không ảnh hưởng đến giá trị của sản phẩm. Bằng cách này, bạn có thể cắt giảm chi phí.

Ở giai đoạn thứ hai của phân tích chi phí theo chức năng cho từng quy trình riêng lẻ, chi phí cho toàn bộ kỳ báo cáo được xác định. Nó cũng đếm số giờ làm việc dành cho một chức năng tương tự.

Giai đoạn thứ ba liên quan đến việc tính toán số lượng chi phí mà doanh nghiệp phải chịu trong quá trình sản xuất và hoàn thành mỗi quá trình. Vì vậy, ví dụ, hoạt động của máy được đặc trưng bởi chi phí trực tiếp và chi phí chung, tổng cộng là 250 nghìn rúp. trong năm. Trong thời gian này, thiết bị sẽ sản xuất 25 nghìn đơn vị sản phẩm. Chi phí gần đúng của nguồn chi phí là 10 rúp. cho một sản phẩm. Máy sản xuất 6 sản phẩm mỗi giờ, do đó, một đơn vị đo lường thay thế có thể là một chỉ số chi phí là 60 rúp. lúc một giờ. Cả hai giá trị tương đương đều có thể được sử dụng trong quá trình tính toán số lượng chi phí.

Xem xét các vấn đề cơ bản của phân tích chi phí theo chức năng, có thể lưu ý rằng trong quá trình thực hiện công việc đó, có thể sử dụng hai loại nguồn chi phí:

1. Theo chức năng (trình điều khiển hoạt động). Nó cho biết đối tượng chi phí ảnh hưởng như thế nào đến mức độ chi tiết của quy trình.
2. Bằng tài nguyên (tài nguyêntrình điều khiển). Phản ánh mức độ hoạt động chức năng ảnh hưởng đến chi phí như thế nào.

Ở giai đoạn thứ tư, sau khi xác định nguồn chi phí, đối với mỗi giai đoạn của chu kỳ sản xuất, việc tính toán cuối cùng của chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất một sản phẩm cụ thể sẽ được thực hiện.

Trong mỗi trường hợp, các giai đoạn sản xuất được xem xét ở một quy mô khác nhau. Nó được chọn phù hợp với các mục tiêu của nghiên cứu. Nếu mô hình quá chi tiết, việc tính toán FCA có thể trở nên phức tạp hơn. Ngay cả trước khi bắt đầu nghiên cứu, mức độ phức tạp của quá trình này đã được xác định. Nó phụ thuộc vào chi phí mà tổ chức phân bổ cho nghiên cứu.

Cách áp dụng kết quả nghiên cứu

Phân tích chi phí theo chức năng là một hệ thống hiệu quả cho phép bạn giải quyết một số vấn đề. Chúng có liên quan đến mức lợi nhuận mà nhà sản xuất đã hoạch định. Với sự trợ giúp của FSA, bạn có thể trả lời các câu hỏi sau:

• Thị trường có ấn định mức giá hay nhà sản xuất có thể chọn mức giá bán thành phẩm tốt nhất không?
• Có bắt buộc phải tăng chi phí, khoản trợ cấp được tính theo phương pháp FSA không?
• Nên tăng chi phí một cách tương xứng nếu có nhu cầu chính đáng hay chỉ nên tài trợ cho một số khu vực nhất định?
• Các chỉ số FSA so sánh với mức giá cuối cùng của sản phẩm như thế nào?

Có thể nói, phân tích chi phí là một kỹ thuật cho phép bạn đánh giá mức lợi nhuận có thểtổ chức sản xuất một số sản phẩm nhất định.

Nếu chi phí được ước tính chính xác, thì thu nhập trước thuế sẽ bằng chênh lệch giữa giá bán và chi phí, được tính bằng phương pháp FSA. Đồng thời, sẽ có thể xác định được ở giai đoạn lập kế hoạch sản phẩm nào sẽ không có lãi. Giá bán trong trường hợp này sẽ nhỏ hơn tổng chi phí. Những thay đổi phù hợp có thể được thực hiện kịp thời để ngăn ngừa hậu quả tiêu cực.

Tăng hiệu quả của quy trình kinh doanh

Thực hiện phân tích chi phí theo chức năng cho phép bạn tăng hiệu quả sản xuất. Quy trình này được thực hiện trong ba giai đoạn:

1. Phân tích các quy trình sản xuất, cho phép bạn xác định các cơ hội để cải thiện quy trình thực hiện chúng.
2. Xác định các nguyên nhân giải thích sự xuất hiện của các khoản chi không hiệu quả, đồng thời tìm cách loại bỏ chúng.
3. Giám sát đang được thực hiện và các công nghệ liên quan đang được đưa vào quy trình sản xuất.

Có thể thiết kế lại các hoạt động của công ty để giảm thời gian, chi phí, lao động sử dụng với sự trợ giúp của phân tích chi phí theo chức năng. FSA cho phép bạn giảm thiểu chúng bằng cách cải tiến công nghệ sản xuất. Để làm điều này, một loạt các hành động được thực hiện:

• Danh sách các quy trình được tổng hợp và xếp hạng theo chi phí, thời gian sử dụng và cường độ lao động.
• Chọn các chức năng sẽ có chi phí cao nhất.
• Thời gian cần thiếtđể thực hiện các quy trình sản xuất nhất định, được giảm bớt.
• Các bước sản xuất không cần thiết bị loại bỏ.
• Sự kết hợp của tất cả các chức năng cần thiết được tổ chức.
• Nguồn lực được phân bổ lại, giải phóng vốn khi công nghệ cải tiến.

Những hành động như vậy có thể cải thiện sản xuất, nâng cao chất lượng kết quả hoạt động của tổ chức. Đồng thời, các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất được so sánh và lựa chọn công nghệ hợp lý. Họ được tài trợ. Các quy trình không có lợi, tốn kém vô lý được cải thiện hoặc loại bỏ hoàn toàn.

Thông tin thu được trong FSA được sử dụng bằng các phương pháp phân tích khác nhau, chẳng hạn như phân tích chiến lược, chi phí, thời gian. Ngoài ra, phân tích chi phí nhân sự theo chức năng có thể được thực hiện, dữ liệu được sử dụng trong quá trình nghiên cứu các chỉ số cường độ lao động. Các vấn đề về xác định chi phí mục tiêu của thành phẩm và giá sau vòng đời của sản phẩm cũng đang được giải quyết.

Hệ thống ngân sách được hình thành trên cơ sở phương pháp luận của FSA tại doanh nghiệp. Đầu tiên, khối lượng và giá cả của công việc, cũng như số lượng tài nguyên, được xác định. Nếu hướng này có lãi, một ngân sách được tạo ra để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất. Các quyết định trong trường hợp này là có mục đích và có ý thức. Tài nguyên được phân phối theo sơ đồ tối ưu. Dựa trên cơ sở này, một hệ thống ngân sách hợp lý đang được hình thành.

Lợi ích của FSA

Công nghệ phân tích chi phí theo chức năng có cả một số ưu điểm và nhược điểm. Các phẩm chất tích cực của kỹ thuật này bao gồm:

• Người phân tích nhận được thông tin chính xác về những thành phần tạo nên giá thành của thành phẩm. Điều này cho phép bạn đưa ra các quyết định sáng suốt trong việc hoạch định chiến lược các hoạt động của tổ chức về việc xác định giá thành phẩm, tỷ lệ sản phẩm chính xác. Người quản lý có thể đưa ra quyết định đúng đắn về việc tự sản xuất một số sản phẩm nhất định hay mua chúng để chế biến thêm.
• Dựa trên nghiên cứu bạn đã thực hiện, bạn có thể xác định xem bạn có cần tài trợ cho R & D trong ngành, tự động hóa quy trình sản xuất, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ, v.v.
• Làm rõ việc thực hiện các chức năng sản xuất. Điều này cho phép tổ chức tập trung nhiều hơn vào các quy trình sản xuất tốn kém, hiệu quả của chúng và giảm các hoạt động không gia tăng giá trị.

Nhược điểm của phương pháp

Phân tích chi phí theo chức năng của chi phí có một số nhược điểm:

• Nếu chi tiết của quá trình không chính xác, việc tính toán có thể khó khăn, vì mô hình trở nên quá tải với các chi tiết. Nó trở nên quá phức tạp.
• Các nhà quản lý thường đánh giá thấp tầm quan trọng của việc thu thập dữ liệu về các nguồn chi phí theo chức năng.
• Để thực hiện kỹ thuật có chất lượng, bạn cần có phần mềm đặc biệt.
• Do những thay đổi về tổ chức, mô hình này nhanh chóng trở nên lỗi thời.
• Quá trình thực hiện không phải lúc nào cũng được ban lãnh đạo coi trọng, có thể không được tính đến khi đưa ra quyết định.

Ví dụ về ứng dụng FCA

Để hiểu rõ hơn về các tính năng của phân tích chi phí theo chức năng của hệ thống các chức năng sản xuất, bạn cần xem xét ứng dụng của nó với một ví dụ. Hầu như bất kỳ công ty nào cũng có thể đặt giá sản phẩm không chính xác, đặc biệt nếu công ty sản xuất và bán một số lượng lớn sản phẩm. Để hiểu tại sao lại xảy ra những lỗi như vậy, chúng ta có thể xem xét hoạt động của hai nhà máy.

Nhà sản xuất làm bút viết thông thường. Vì vậy, ở nhà máy đầu tiên, 1 triệu chiếc bút bi xanh được sản xuất mỗi năm và ở nhà máy thứ hai - 100 nghìn chiếc. Để tăng tối đa năng lực sản xuất, ngoài bút xanh, nhà máy thứ hai sản xuất 65.000 bút đen, 15.000 bút đỏ, 13.000 bút tím và một số giống khác. Nói chung, nhà máy thứ hai sản xuất tới 1000 loại bút khác nhau mỗi năm. Số lượng sản xuất ở đây từ 500 đến 1 triệu chiếc. trong năm. Do đó, số lượng sản phẩm của nhà máy thứ nhất và nhà máy thứ hai là như nhau, đạt một triệu chiếc mỗi năm.

Có thể giả định rằng trong trường hợp này cả hai ngành đều cần số lượng công việc như nhau, sử dụng cùng số giờ, nguyên vật liệu, … Nhưng có sự khác biệt đáng kể trong việc tổ chức quy trình sản xuất. Nhà máy thứ hai có nhiều nhân viên hơn. Các nhân viên bao gồm các chuyên gia tham gia vàocâu hỏi:

• thiết lập và điều khiển đơn vị, máy móc, dây chuyền, v.v.;
• Kiểm tra thiết bị sau khi thiết lập;
• tiếp nhận và kiểm tra nguyên liệu, vật liệu và các bộ phận được sử dụng trong quá trình sản xuất;
• di chuyển nguyên liệu, thành phẩm, vận chuyển đến điểm phân phối;
• tái chế hôn nhân;
• thiết kế, thực hiện các thay đổi thiết kế;
• giao dịch với nhà cung cấp;
• lập kế hoạch cung cấp các bộ phận và nguyên liệu;
• hiện đại hóa và lập trình hệ thống phần mềm mở rộng hơn so với nhà máy đầu tiên.

Nhà máy thứ hai có thời gian ngừng hoạt động cao hơn, tăng ca nhiều hơn. Các nhà kho được tải lại, cải tiến nhiều hơn và chất thải. Những câu hỏi này và nhiều câu hỏi khác dẫn đến sự khác biệt giữa giá cả và thực tế thị trường.

Để tăng lợi nhuận, nhà máy thứ hai nên giảm sản xuất bút màu xanh trơn, có đủ số lượng trên thị trường, và sản xuất giống màu. Những mặt hàng này được bán với giá cao hơn bút xanh (mặc dù chi phí sản xuất của chúng gần như tương đương với bút xanh). FSA sẽ giúp xác định những sản phẩm nào, sản xuất bao nhiêu, làm thế nào để cắt giảm chi phí.

Phát triển phương pháp FSA

Trong quá trình phát triển của phương pháp đã trình bày, một phân tích chi phí theo chức năng của quản lý đã xuất hiện. Nó cho phép bạn phân bổ chính xác hơn chi phí của quá trình sản xuất và thành phẩm. Việc sử dụng hai phương pháp này không chỉ cho phép xác định chi phí mà còn cho phép quản lý chúng.

Phân tích chi phí theo chức năng của các quy trình sản xuất cho phép bạn đánh giá các lĩnh vực sau của công ty:

• Quy trình chính, phụ và kiểm soát trong kinh doanh.
• Tải các bộ phận cơ cấu, người quản lý, hiệu quả phân bổ chức năng giữa các quy trình bên ngoài và bên trong.
• Hoạt động sản xuất chính của công ty đang được nghiên cứu để có được thông tin đáng tin cậy phục vụ công tác quản lý trong giai đoạn hiện tại và tương lai.
• Giá thành thành phẩm, có tính đến công việc của các trung tâm chịu trách nhiệm.