ISO 9001 - nó là gì? Hệ thống chất lượng ISO 9001

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:39

Vừa cầm lên một chiếc hộp nào đó, người tiêu dùng thấy rất nhiều chữ viết tắt mà không phải lúc nào anh ta cũng biết. Ngoài ra, mọi người xung quanh đang nói về chất lượng hàng hóa và dịch vụ, các chứng nhận và người bảo lãnh. Một người hiện đại, đặc biệt là chủ sở hữu hoặc quản lý một doanh nghiệp, phải nhận thức được những gì đang xảy ra. Do đó, cần đi sâu vào vấn đề này và bắt đầu với tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất ISO 9001. Nó là gì, làm thế nào để có được chứng chỉ, lợi ích mà nó mang lại và các vấn đề khác sẽ được thảo luận chi tiết dưới đây.

Chất

Từ "chất" đã đi vào từ vựng của mỗi người một cách vững chắc. Tất cả các tiêu chuẩn đều đưa ra các định nghĩa khác nhau, có năng lực. Chất lượng cuộc sống của một người tiêu dùng bình thường là sự tương xứng (hoặc thậm chí tốt hơn, là phần dư thừa) của những gì anh ta mong đợi với những gì anh ta nhận được. Cho dù đó là dịch vụ, thực phẩm, quần áo, đồ gia dụng hay thứ gì khác, người tiêu dùng đều mong đợi rằng chúng sẽ mang lại lợi ích hoặc niềm vui cho họ.

Bởi vì thái độ như vậy là quá chủ quan, các tiêu chí đặc biệt đã được phát triển, tuân thủ theo đó sẽ xác định mức độ chất lượng. Các cấu trúc độc lập khác nhau có thể xác nhận sự phù hợp của hàng hóa hoặc dịch vụ, đồng thời đưa ra ý kiến của họ.

Người tiêu dùng chủ yếu quan tâm đến chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, nhưng nếu vấn đề này không phải là một trong những vấn đề quan trọng nhất đối với nhà sản xuất, họ sẽ không bao giờ đạt được thành công nghiêm túc và lâu dài.

Kiểm tra chất lượng

Trong nhiều tổ chức có đánh giá nội bộ. Khi một bộ phận hoặc một số nhân viên đánh giá công việc và sản phẩm được sản xuất ra. Tất nhiên, người ta có thể nghi ngờ tính khách quan của các chỉ số đó, nhưng cũng không nên hoàn toàn từ bỏ chúng.

Loại xác minh thứ hai là quan hệ đối tác. Ví dụ, khi các yêu cầu nhất định được đặt ra đối với nhà cung cấp, việc không tuân thủ sẽ dẫn đến việc chấm dứt thỏa thuận hợp tác. Việc kiểm tra có thể được thực hiện độc lập hoặc có sự tham gia của các bên thứ ba. Ví dụ: các tổ chức chứng nhận theo tiêu chuẩn GOST hoặc ISO 9001.

Chứng nhận có thể là bắt buộc hoặc tự nguyện. Không có gì đáng nói về sự khác biệt có thể có trong thái độ đối với chất lượng của nhà sản xuất ở những loại này. Nhiều sản phẩm phải trải qua chứng nhận bắt buộc: sản phẩm dành cho trẻ em, nước hoa, thuốc, máy tính, ô tô, v.v. Nhưng chứng chỉ bắt buộc không ngăn cản bạn vượt qua chứng chỉ tự nguyện và nhận được chứng chỉ ISO 9001.

Ở Liên bang Nga, phổ biến nhấtcác chứng chỉ tự nguyện sau: GOST R, TR (Quy chuẩn kỹ thuật), An toàn cháy nổ, Kiểm dịch thực vật, Giấy chứng nhận xuất xứ, ISO 9001.

Đó là gì và khi nào tôi nên lấy chứng chỉ

Một công ty có thể tiến hành chứng nhận tự nguyện bất cứ lúc nào khi họ cảm thấy cần và có sức mạnh để thực hiện các kế hoạch của mình. Nhưng tuy nhiên, GOST ISO 9001 khuyến nghị chứng nhận không phải khi ban quản lý quyết định làm điều này và hạ chỉ thị “từ trên xuống dưới”, mà là khi toàn bộ công ty cảm thấy tầm quan trọng và sự cần thiết. Thực tiễn cho thấy rằng nếu sáng kiến đến từ nhân viên, thì quá trình chứng nhận sẽ dễ dàng hơn, tốt hơn và hiệu quả hơn.

Vì vậy, chúng ta hãy trả lời câu hỏi chính: "ISO 9001 - nó là gì?" Đây là những yêu cầu quốc tế về quản lý chất lượng. Cần lưu ý rằng đây không phải là những yêu cầu đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, chúng không phải là sự đảm bảo chất lượng của chúng, đây là những yêu cầu đối với hệ thống quản lý, nhưng tất nhiên, kết quả lại ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng. Điều này làm cho tiêu chuẩn trở nên phổ biến, phù hợp cho cả các tập đoàn lớn và các công ty nhỏ.

Chứng chỉ ISO mang lại cho bạn điều gì

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm tương tự. Chứng nhận ISO 9001 cho:

tăng thêm đánh giá và hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng, đối tác và nhân viên;
lợi thế cạnh tranh;
niềm tin của khách hàng và đối tác;
Hệ thống ISO 9001 phù hợp vớiviệc xây dựng và hoàn thiện hơn nữa tất cả các yêu cầu sẽ đảm bảo trật tự trong tổ chức (lập kế hoạch, kiểm soát) và kết quả là cải thiện hoạt động tài chính;
cơ hội tham gia đấu thầu, trong đó sự hiện diện của chứng chỉ là một trong những điều kiện;
cơ hội gia nhập thị trường quốc tế.

Hình ảnh

Nếu công ty của bạn đi đến kết luận rằng đã đến lúc có được một loại Abitur, nhưng không phải tất cả ban lãnh đạo đều hoan nghênh những thay đổi, thì nên giới thiệu họ với ISO 9001. Nó là gì, nó cung cấp những gì và làm thế nào để có được được chứng nhận. Điều quan trọng cần nhớ là ISO không chỉ là một tờ giấy để đấu thầu và hình ảnh, nó chủ yếu là một công cụ quản lý hiệu quả. Nếu bạn sử dụng nó hết công suất và không bài bản thì kết quả sẽ không lâu sau đó. Có những tổ chức “sống” theo tiêu chuẩn ISO, nhưng cũng đừng vội được chứng nhận.

Điểm nổi bật của ISO 9001

Nguyên tắc, kế hoạch, đánh giá, đánh giá ISO 9001 - nó là gì và làm thế nào để làm việc với chúng, các nhà quản lý tìm hiểu. Thông thường, các chuyên gia tư vấn từ các tổ chức chứng nhận sẽ hỗ trợ họ.

Điều chính cần ghi nhớ và luôn được hướng dẫn trong một công ty thực hiện hệ thống chất lượng ISO 9001 là nguyên tắc quản lý "Hoạch định, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động". Bất kỳ hành động nào từ khu vực chứng nhận phải được phối hợp và “thúc đẩy” thông qua trình tự này.

Nhiều nhà quản lý sẽ cười khúc khích, bởi vì nguyên tắc này đã được biết đến từ lâu. Tiêu chuẩn ISO không có nghĩa là vượt trội, nó chỉ bắt buộctuân thủ sự thật đơn giản này mọi lúc và mọi thứ.

nguyên tắc ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 bao gồm tám nguyên tắc cốt lõi:

Định hướng khách hàng. Điều quan trọng cần lưu ý là ở đây chúng ta không chỉ nói về người tiêu dùng cuối cùng, khách hàng, người mua (mặc dù đây là một ưu tiên!). Các bộ phận nội bộ, nhân viên được coi là người tiêu dùng sản phẩm do đồng nghiệp của mình sản xuất ra. Tất cả các bộ phận của công ty hợp tác bằng cách này hay cách khác, chuyển sản phẩm chưa hoàn thành hoặc các sản phẩm liên quan theo chuỗi.
Khả năng lãnh đạo. Tuyệt vời nếu sáng kiến thuộc về nhân viên, nhưng sự tham gia, kiểm soát và ra quyết định quan trọng sẽ được cấp quản lý yêu cầu trong mọi trường hợp.
Sự gắn kết của nhân viên. Mỗi nhân viên, dù ở bất kỳ vị trí nào, đều phải nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm và thấy được vai trò của họ trong việc đạt được nó.

Hình ảnh
Cách tiếp cận theo quy trình. Quá trình là một hoạt động có đầu vào, đầu ra và kết quả. Hệ thống ISO 9001 với cách tiếp cận này liên quan đến một số phòng ban và tính đến nhu cầu, khả năng và điểm yếu của họ.
Phương pháp tiếp cận hệ thống. Nếu bạn nhìn vào nó, trong bất kỳ tổ chức nào, mỗi bộ phận “tự vén chăn lên” và đôi khi đòi hỏi những quyết định trái ngược nhau. Nhiệm vụ của ban lãnh đạo là tìm ra sự thỏa hiệp và đưa ra quyết định thỏa mãn nhu cầu và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận cùng một lúc, điều này cần được phản ánh qua chất lượng sản phẩm và hình ảnh của công ty. Hệ thống chất lượng được triển khai sẽ giúp quản lý trong vấn đề này.
Vĩnh viễncải tiến.

Hình ảnh
Ra quyết định dựa trên sự thật. Tại đây, các báo cáo, kiểm toán, đánh giá, khiếu nại, phân tích các chỉ số, kết luận về việc tuân thủ kế hoạch, v.v. sẽ giúp ích cho việc quản lý.
Mối quan hệ nhà cung cấp cùng có lợi.

Thủ tục cấp chứng chỉ

Con đường để đạt được chứng chỉ bao gồm 10 bước có điều kiện:

1. Đánh giá hệ thống của bạn để tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế. Bạn có thể tự mình thực hiện việc này hoặc với sự tham gia của các chuyên gia tư vấn bên thứ ba.

2. Rút ra kết luận và đưa ra quyết định để giải quyết sự không phù hợp (hãy nhớ vai trò của quản lý và sự tham gia của nhân viên).

3. Thực hiện các quyết định của bạn.

4. Đánh giá kết quả, đánh giá lại.

5. Nếu kết quả kiểm tra là dương tính, hãy đăng ký với tổ chức chứng nhận.

6. Ký thỏa thuận với một công ty được công nhận theo tiêu chuẩn GOST ISO 9001.

7. Cung cấp cho đánh giá viên bên ngoài các tài liệu cần thiết, cung cấp quyền truy cập vào các đối tượng, quy trình, nhân viên được yêu cầu (anh ta điều phối các yêu cầu của mình với bạn trước trong chương trình đánh giá).

8. Nhận các đề xuất kiểm toán từ anh ấy.

9. Thực hiện theo các khuyến nghị hoặc sửa các điểm mâu thuẫn.

10. Được chứng nhận ISO 9001. Chất lượng công việc của công ty bạn hiện đã được chính thức công nhận (đóng khung chứng chỉ, đăng lên trang web, chúc mừng đồng nghiệp, nhân viên và thông báo cho khách hàng và đối tác).

Hãy nhớ rằng chứng chỉNó được đưa ra trong 3 năm, trong khi hàng năm cần phải vượt qua các cuộc kiểm tra giám sát. Và tất nhiên, tuân thủ mọi thứ đã được lên kế hoạch cho công ty và hoàn thành tất cả các nghĩa vụ đối với việc gia nhập cộng đồng các tổ chức được chứng nhận.

Nhược điểm của ISO

Thực tiễn cho thấy, mặc dù phổ biến nhưng chứng chỉ ISO cũng có những hạn chế. Và mặc dù những thiếu sót này có thể dễ dàng giải thích, nhưng chúng ta nên biết:

Nhiều thủ tục giấy tờ. Báo cáo, giao thức, bảng câu hỏi, v.v., nhưng mặt khác, nếu không có chúng, sẽ không thể đạt được sự kiểm soát và quyết định khách quan.
Những khái niệm quá chung chung, điều này làm cho hệ thống trở nên phổ biến, nhưng đồng thời làm mất đi những thông tin cụ thể của những người cần nó.
Khó thực hiện, các công ty yếu kém, không chuẩn bị sẵn sàng giảm chứng nhận thành một sự kiện chính thức (trong trường hợp này, chứng chỉ khiến họ tốn kém gấp ba lần so với chi phí sử dụng thực tế).
Chi phí (chi phí chứng nhận, "tái thiết kế" hệ thống đã được thiết lập, dịch vụ của chuyên gia tư vấn bên ngoài và chuyên gia chất lượng nội bộ) là một lý do khác để phấn đấu cho việc sử dụng thực tế hệ thống chất lượng.