Hình thành ngân sách doanh nghiệp là một thành phần thiết yếu của kế hoạch tài chính, hay nói cách khác là quá trình xác định các hành động liên quan đến việc tạo ra và sử dụng các nguồn lực tài chính trong tương lai. Các kế hoạch tài chính có thể đảm bảo mối quan hệ giữa chi phí và thu nhập dựa trên sự liên kết giữa các chỉ số cho thấy sự phát triển của cơ cấu với các nguồn tài chính của nó.
Khái niệm và bản chất của danh mục
Để bắt đầu, nên xem xét khái niệm và bản chất của ngân sách doanh nghiệp. Ngân sách cần được hiểu là một kế hoạch tài chính, một tài liệu có thể được thể hiện bằng đơn vị tiền tệ và tự nhiên. Đây là một loại công cụ để quản lý chi phí, thu nhập và tính thanh khoản của công ty.
Ngân sách của doanh nghiệp không gì khác hơn là một kế hoạch định lượng bằng tiền, việc chuẩn bị và thông qua được thực hiện trước khi bắt đầu một giai đoạn cụ thể. Theo quy luật, nó hiển thị số thu nhập,kế hoạch đạt được và các chi phí phát sinh trong kỳ. Ngân sách doanh nghiệp là một danh mục bao gồm, trong số những thứ khác, vốn cần được huy động để đạt được các mục tiêu chiến lược của cơ cấu.
Chức
Các chức năng của ngân sách doanh nghiệp bao gồm các mục sau:
- Lập kế hoạch hoạt động đảm bảo đạt được các mục tiêu của công ty. Điều đáng chú ý là trong quá trình phát triển của nó, các quyết định lập kế hoạch quan trọng được cố định.
- Phối hợp tất cả các loại hình hoạt động của các dịch vụ và các bộ phận của cơ cấu. Trong quá trình lập ngân sách, các loại hoạt động riêng lẻ được phối hợp để tất cả các phòng ban và bộ phận của công ty làm việc một cách đồng bộ, phấn đấu đạt được các mục tiêu chiến lược. Cần nhấn mạnh rằng ngân sách được phê duyệt của doanh nghiệp là một công cụ quan trọng để liên kết các hạn chế hiện có và thông tin định lượng.
- Kiểm soát các hoạt động hiện tại của công ty. Ngân sách được lập kế hoạch cẩn thận là một tiêu chuẩn nhất định mà thông lệ để so sánh các kết quả đạt được trên thực tế.
- Kích thích sự quản lý của các trung tâm trách nhiệm trong việc đạt được các mục tiêu. Mọi giám đốc cần biết cấp trên của họ mong đợi gì từ trung tâm trách nhiệm của họ.
Mục tiêu ngân sách
Lập ngân sách công ty là một phần không thể thiếu của một trong các chức năng quản lý. Đó là về lập kế hoạch. Đó là lý do tại sao lập ngân sách hoàn toàn có hiệu quảhệ thống quản lý công ty. Cần phải xác định rõ các mục tiêu của việc lập kế hoạch.
Các nhiệm vụ lập ngân sách cho một kế hoạch riêng bao gồm những điều sau:
- Hỗ trợ thông tin về quy trình sản xuất và bán hàng với các yếu tố cần thiết.
- Ngăn chặn sự dịch chuyển của các khoản nợ và tài sản của công ty vượt quá các nhiệm vụ và mục tiêu kế hoạch, đặc biệt là sự chuyển dịch quỹ khỏi lưu thông vượt quá định mức.
- Đừng phí tiền.
- Tạo động lực cho nhân viên.
- Điều phối và kiểm soát các công việc liên quan đến việc thực hiện các kế hoạch.
Các giai đoạn tổ chức lập ngân sách
Lập ngân sách của công ty được thực hiện theo nhiều giai đoạn. Ở đây, chúng tôi khuyên bạn nên lưu ý các giai đoạn sau của tổ chức lập ngân sách:
- Thiết kế và phê duyệt sau đó cấu trúc tài chính của một công ty hoặc doanh nghiệp. Cần lưu ý rằng sự hình thành của nó là cần thiết đối với việc ủy quyền về việc xây dựng ngân sách cụ thể cho giám đốc các trung tâm trách nhiệm.
- Tạo cấu trúc ngân sách doanh nghiệp. Trong trường hợp này, cấu trúc được thực hiện để đảm bảo quyền hạn và các điều khoản về ngân sách cho những người quản lý có trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm đang hoạt động. Ở đây, các liên kết tồn tại giữa các yếu tố của ngân sách chung được tính toán chi tiết. Dựa trên kết quả của nó, một quy định về cơ cấu ngân sách được ban hành, cũng như các quy định về ngân sách tư nhân.
- Phê duyệt chính sách ngân sách của doanh nghiệp (chúng tôi sẽ xem xét hạng mục này chi tiết hơn trongchương tiếp theo).
- Tạo ra các quy định về ngân sách. Cần lưu ý rằng các quy định về thủ tục bao gồm việc xác định khoảng thời gian (hay còn gọi là thời điểm) lập ngân sách; các thủ tục liên quan đến việc hoạch định và hình thành thu nhập và chi phí của ngân sách doanh nghiệp; định dạng ngân sách, chương trình hành động.
Chính sách tài khóa
Điều cần lưu ý là chính sách ngân sách của công ty, xét theo hình thức, tương tự như kế toán. Nó phản ánh những điểm sau:
- Phương pháp ước tính, cũng như các nguyên tắc để tạo ra chi phí kế hoạch của một sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Phương pháp định giá và phản ánh tài sản sau này.
- Phương pháp luận để hiển thị các khoản phải trả và phải thu;
- Nguyên tắc liên quan đến lập kế hoạch doanh thu sản phẩm.
Hệ thống ngân sách và cấu trúc của nó. Ngân sách hoạt động
Vì vậy, trên cơ sở các quy trình kinh doanh trên của công ty, cái gọi là hệ thống ngân sách chức năng đang được xây dựng. Trong tổng hợp, đây là ngân sách của doanh nghiệp, được gọi là ngân sách chung. Nó bao gồm hai loại ngân sách: tài chính và hoạt động.
Phương án thứ hai cho rằng hoạt động kinh tế của công ty được phản ánh chủ yếu thông qua hệ thống các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật đặc biệt của ngân sách doanh nghiệp, đặc trưng cho các khía cạnh và giai đoạn nhất định của sản xuất và công việc kinh tế.
Điều quan trọng cần lưu ý là mục tiêu cuối cùng của ngân sách như vậy là hình thành một kế hoạch tổng thể, trongtrong đó có tính đến cả lãi và lỗ của công ty. Nó được phát triển bằng cách sử dụng ngân sách sản xuất, bán hàng, mua hàng, sản xuất chung, lao động, bán hàng và quản lý.
Lập kế hoạch tài chính
Thành phần quan trọng nhất của ngân sách chung của công ty là ngân sách tài chính. Trong bản tổng hợp, nên coi đó là sự cân đối giữa chi phí và thu nhập của tổ chức. Trong trường hợp này, các ước tính định lượng về chi phí và thu nhập của ngân sách doanh nghiệp, được hiển thị trong ngân sách hoạt động, trong mọi trường hợp đều được chuyển thành tiền tệ. Mục đích chính của nó được coi là sự phản ánh giả định về các nguồn nhận tiền, cũng như hướng đăng ký của họ.
Vì vậy, sử dụng loại ngân sách doanh nghiệp này, có thể nhận được các thông tin sau: chi phí bán hàng, tổng lợi nhuận và doanh số bán hàng, tỷ lệ phần trăm chi phí và thu nhập, thời gian hoàn vốn của các khoản đầu tư, tổng vốn đầu tư, cũng như việc sử dụng vốn vay và vốn tự có. Ngân sách tài chính là một kế hoạch mà bạn có thể làm quen với các nguồn quỹ được đề xuất và hướng sử dụng chúng.
Nó bao gồm ngân sách chi tiêu vốn, báo cáo thu nhập theo quy ước, ngân sách tiền mặt của công ty và báo cáo theo quy ước về tình hình tài chính và bảng cân đối kế toán.
Mục tiêu chính của kế hoạch tài chính là cung cấp đầy đủ cho quá trình tái sản xuất với các nguồn tài chính tương ứng cả vềkhối lượng cũng như cấu trúc. Trong quá trình đạt được nó, các nhiệm vụ chính sau đây của kế hoạch tài chính được nhấn mạnh:
- Hình thành hệ thống kế hoạch tài chính với sự phân bổ bắt buộc của các kế hoạch chiến lược, hoạt động và quản trị trong số đó.
- Xác định phạm vi lập kế hoạch.
- Tính toán các nguồn tài chính cần thiết.
- Dự báo thu nhập và chi phí của ngân sách doanh nghiệp.
- Tính toán khối lượng, cũng như cấu trúc của nguồn tài chính bên ngoài và bên trong, xác định dự trữ và xác định khối lượng tài trợ bổ sung.
Ngân sách Doanh nghiệp Mẫu
Quá trình biên dịch BDDS và BDR có thể giống như bên dưới. Nên xây dựng ngân sách tại một xí nghiệp hoặc trong một công ty bằng cách sử dụng ví dụ về cơ cấu sản xuất. Đầu tiên, hãy xem xét ngân sách dòng tiền:
Sau đây là ngân sách chi phí và thu nhập:
Điều đáng chú ý là chúng tôi đã đơn giản hóa ví dụ được trình bày nhiều nhất có thể. Tuy nhiên, từ đó rõ ràng rằng lập ngân sách thông qua các bảng là một quá trình khá tốn công sức, bởi vì phải tập hợp tất cả các ngân sách chức năng thành một tổng thể và viết các macro, công thức để hiển thị chính xác kết quả cuối cùng. Nếu bạn nắm giữ một công ty thực sự hoặc cơ cấu tổ chức, bạn khó có thể tưởng tượng quá trình lập ngân sách trong Excel phức tạp hơn bao nhiêu.
Cần nói thêm rằng ví dụ về việc triển khai công nghệ được coi là dựa trên Excel có một số nhược điểm lớn:chế độ một người dùng, thiếu quyền truy cập vào dữ liệu, cũng như khả năng điều phối ngân sách của một loại chức năng, sự phức tạp của việc hợp nhất, v.v. Vì vậy, lập ngân sách theo cách đã trình bày được coi là không phải là lựa chọn tối ưu nhất cho công ty.
Lập ngân sách trên nền tảng 1С
Kỹ thuật phổ biến nhất hiện nay là hình thành ngân sách tổ chức bằng cách sử dụng 1C. Tự động hóa kế toán quản trị và lập ngân sách dựa trên 1C - ví dụ, trong hệ thống "WA: Financier" - làm cho quá trình lập ngân sách hiệu quả hơn lập ngân sách trong Excel. Cần lưu ý rằng hệ thống con lập ngân sách cụ thể bao gồm khả năng hình thành và kiểm soát tiếp theo các ngân sách hoạt động và tài chính.
Lợi ích của giải pháp
Trong giải pháp đã trình bày, các cơ chế đặc biệt được thực hiện, qua đó người dùng có cơ hội định cấu hình độc lập cấu trúc ngân sách, các mối quan hệ tồn tại giữa chúng, các cách thu thập thông tin và dữ liệu thực tế để tính toán. Cần lưu ý rằng cơ chế tương tác được kích hoạt với các hệ thống kế toán kiểu bên ngoài liên quan đến việc sử dụng dữ liệu bên ngoài để tính toán các chỉ số kế hoạch hoặc tạo báo cáo và để phản ánh thông tin thực tế trên sổ đăng ký ngân sách.
Hệ thống này cho phép bạn xây dựng hiệu quả các quy trình kinh doanh liên quan đến lập ngân sách ở tất cả các giai đoạn của chúng:
- hình thành mô hình ngân sách;
- điều phối thêm ngân sách, cũng như các sửa đổi hiện tại;
- phản ánh thông tin thực tế phù hợp với các mục ngân sách;
- kiểm soát cẩn thận việc thực hiện ngân sách (cả hoạt động và tài chính);
- kế hoạch-phân tích thực tế các chỉ số thông qua các công cụ báo cáo nâng cao;
- phát triển các giải pháp liên quan đến quản lý kinh doanh.
Phân loại kế hoạch
Theo quy luật, các công ty hình thành kế hoạch, hiện tại, hoạt động và chiến lược. Kế hoạch sau phải được hiểu là các kế hoạch phát triển kinh doanh nói chung, cũng như mở rộng cấu trúc dài hạn của doanh nghiệp. Từ quan điểm tài chính, kế hoạch chiến lược tạo thành các tỷ lệ quan trọng của tái sản xuất và các chỉ tiêu tài chính, đồng thời cũng đặc trưng cho các chiến lược liên quan đến đầu tư và cơ hội tích lũy, tái đầu tư. Các kế hoạch như vậy xác định khối lượng và cấu trúc nguồn tài chính cần thiết để duy trì cấu trúc như một đơn vị kinh doanh.
Việc xây dựng các kế hoạch hiện tại được thực hiện bằng một phương pháp chiến lược là chi tiết hóa chúng, nói cách khác, nếu loại kế hoạch đầu tiên đưa ra danh sách gần đúng các nguồn tài chính, hướng sử dụng và khối lượng của chúng, thì trong khuôn khổ của loại quy hoạch hiện tại, mỗi loại đầu tư được liên kết lẫn nhau với các nguồn tài trợ.
Như vậy, kế hoạch chiến lược là một "cấu trúc vĩ mô" của các nguồn tài chính (lĩnh vực đầu tư ưu tiên, phương thức vay tiền, triển vọng thay đổi cơ cấu vốn), và kế hoạch hiện tại mô tả hiệu quả của các nguồn đótài trợ không bị loại trừ. Chúng bao gồm một bản tính toán chi phí vốn và các thành phần của nó (các khoản vay, tín dụng, vốn chủ sở hữu, v.v.), cũng như đánh giá các hoạt động chính của cơ cấu và các cách tạo thu nhập từ quan điểm tài chính.
Theo kế hoạch hoạt động nên được coi là các kế hoạch chiến thuật ngắn hạn có liên quan trực tiếp đến việc đạt được các mục tiêu của công ty, ví dụ, kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, v.v. Kế hoạch hoạt động là một phần không thể thiếu trong ngân sách tổng thể hàng năm hoặc hàng quý của doanh nghiệp.
Phần cuối cùng
Vì vậy, chúng tôi đã xem xét khái niệm, giống, chức năng và cấu trúc của ngân sách doanh nghiệp. Ngoài ra, họ đã đưa ra một ví dụ về sự hình thành của nó thông qua hai công cụ được sử dụng ngày nay.
Kết luận, cần lưu ý rằng quy trình lập ngân sách trong một công ty kết hợp các hoạt động hình thành ngân sách tài chính, hoạt động và ngân sách chung, cũng như quản lý và giám sát việc thực hiện các chỉ số ngân sách. Ngân sách không gì khác hơn là một hiện thân định lượng của một kế hoạch nhất định, đặc trưng cho các khoản chi phí và thu nhập trong một thời kỳ cụ thể, cũng như nguồn vốn cần thu hút để đạt được các mục tiêu mà kế hoạch đề ra. Đó là dữ liệu ngân sách lập kế hoạch cho các giao dịch tài chính trong các giai đoạn tương lai, hay nói cách khác, ngân sách được hình thành trước khi thực hiện các hành động được đề xuất. Điều này thể hiện vai trò của nó như một cơ sở để đánh giá và giám sát hiệu quả của công ty.
Các yêu cầu chính đối với thông tin có trong ngân sách làcác điểm sau: đầy đủ, rõ ràng, không dư thừa và khả năng tiếp cận. Điều đáng chú ý là mỗi công ty chọn các hình thức lập ngân sách cụ thể một cách độc lập.
