Quản lý văn bản là một mắt xích quan trọng trong công việc văn phòng

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:39

Quy trình làm việc được hiểu là các quy tắc mà các giải pháp đã ký kết được quảng bá trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức kể từ thời điểm chúng được nhận vào kho lưu trữ. Cơ sở của khái niệm này là việc nhận một tài liệu, xem xét, chuyển giao cho các cơ quan điều hành, các biện pháp tổ chức để thực hiện, chứng nhận, thực thi, lưu trữ.

Đây là một quá trình có tính đến các trường hợp chuyển động của tài liệu cùng với tốc độ di chuyển của nó qua các trường hợp này. Luồng tài liệu là một quy trình phải tương quan với hoạt động thông tin của bộ máy hành chính, với việc ghi chép lại từng quyết định riêng lẻ, lưu trữ những tài liệu mới nhận được.

Một số lượng lớn những bất cập trong hoạt động của nhiều bộ máy hành chính có mối liên hệ chính xác với việc tổ chức luân chuyển văn bản kém. Ví dụ, quy trình luân chuyển tài liệu quyết định quản lý nên bao gồm ba thành phần bắt buộc:

• hỗ trợ thông tin cho quyết định được đưa ra (điều này bao gồm thông tin đáng tin cậy,xác nhận tính đúng đắn của quyết định);
• ghi lại quyết định (văn bản quy định);
• kiểm soát việc thực hiện (bao gồm tổ chức công việc được đề xuất, phương pháp hoàn thành nhiệm vụ, tuân thủ các điều kiện và thời hạn).

Như có thể thấy từ ví dụ trên, quy trình làm việc là tập hợp thông tin trên cơ sở đó sẽ ban hành một quyết định hành chính; tự chuẩn bị quyết định, bao gồm chỉnh sửa, điều phối, soạn thảo cho đến khi phê duyệt. Tất cả các công đoạn trên đều đòi hỏi sự di chuyển của tài liệu không chỉ giữa các bộ phận cơ cấu của doanh nghiệp mà còn giữa những người thực hiện, từ kỹ thuật viên, chuyên viên đến nhà quản lý. Kết luận từ ví dụ này như sau: tốc độ di chuyển của tài liệu càng cao, chất lượng thực thi của nó ở từng giai đoạn cụ thể càng cao, thì quá trình quản lý toàn bộ doanh nghiệp càng tốt.

Bản thân thuật ngữ này đã xuất hiện trong văn học từ những năm 1920. Sau đó, người ta tin rằng quy trình làm việc là tổ chức công việc nhằm xây dựng hợp lý bộ máy nhà nước nói chung, phân bổ trách nhiệm giữa những người thực hiện và các dịch vụ khác nhau. Năm 1931, Viện Công nghệ Quản lý đã có nỗ lực đầu tiên nhằm quy định các nguyên tắc thống nhất của tổ chức văn phòng làm việc. Các quy tắc được đặt ra theo đó mà việc chấp nhận và chuyển giao tài liệu, quy tắc thực hiện và quy định về việc ký kết phải được thực hiện. Các giai đoạn phát triển kinh tế sau đây nhận được sự điều chỉnh của pháp luật về một khái niệm nhưvăn phòng làm việc, nơi tập trung chủ yếu vào các hoạt động kỹ thuật cá nhân. Chương trình quản lý tài liệu đã không được đề cập đến bởi các văn bản lập pháp này, mặc dù trên thực tế, tất cả đều nhằm vào việc tổ chức di chuyển các tài liệu. Bắt đầu từ năm 1974, văn bản chính được ký quy định toàn bộ quy trình quản lý tài liệu, hiện vẫn còn hiệu lực.

Đoạn luật này được gọi là "Hệ thống Quản lý Hồ sơ Nhà nước Thống nhất" (USSD), các đoạn này được dành cho việc tổ chức di chuyển các tài liệu, các phương pháp công nghệ xử lý và áp dụng các quy tắc của chúng. Bộ sưu tập này hình thành quy tắc cơ bản: "Luồng tài liệu là chuyển động hoạt động của tài liệu dọc theo con đường ngắn nhất, bao gồm thời gian và chi phí lao động tối thiểu." Chỉ bằng cách áp dụng quy tắc đã được phê duyệt trong thực tế, người ta có thể tin tưởng vào việc cải thiện đời sống của dân số đất nước, sự tăng trưởng của nền kinh tế của bang.

Để đạt được những mục tiêu này, cần có những nhà lãnh đạo thông minh, kỷ luật, có trách nhiệm, những người mà việc đưa ra quy trình làm việc dựa trên USSD sẽ là một vấn đề của danh dự và lương tâm.