Tại sao chúng ta cần một ma trận trách nhiệm?

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:37

Hoạt động của dự án cho phép bạn vận hành hiệu quả nhất tỷ lệ nguồn lực sẵn có, thời gian và chất lượng của sản phẩm cuối cùng. Với sự trợ giúp của việc lập kế hoạch có thẩm quyền, có thể triển khai kịp thời các hành động quản lý khắc phục vào bất kỳ thời điểm nào ở mỗi giai đoạn của vòng đời dự án. Việc sử dụng một phương pháp luận phù hợp giúp tính toán trước tổng chi phí sản xuất tài liệu kỹ thuật, thời gian thực hiện trung bình và xác định những người chịu trách nhiệm ở mỗi giai đoạn (cấu trúc OBS, ma trận RAM). Điều quan trọng là phải lập kế hoạch chính xác danh sách đầy đủ các công việc (xây dựng cơ sở WBS của dự án) và trình tự thực hiện chúng (mô tả mạng PDM). Một chuỗi nhiệm vụ cần được xác định trước, tiến độ của chúng cần được kiểm soát cẩn thận nhất. Vì họ không có dự trữ nên tổng thời gian thực hiện của họ xác định tổng thời lượng của dự án (theo phương pháp đường dẫn quan trọng).

Việc tạo thuận lợi đáng kể cho việc quản lý được tạo điều kiện bởi một công cụ như ma trận trách nhiệm (hoặc tuyến tínhlịch trình). Nó được xây dựng trên cơ sở cấu trúc WBS được phát triển trước (cơ sở phân cấp cho công việc được thực hiện) và cấu trúc OBS (cấu trúc tổ chức theo người thực hiện). Nó được sử dụng để thực hiện vai trò lãnh đạo thông qua việc đưa ra nguyên tắc trách nhiệm (Nguyên tắc Trách nhiệm).

Cần phải cá nhân hóa từng nhiệm vụ có trong chương trình theo các chuyên gia phù hợp. Một ma trận trách nhiệm được tạo cho dự án - đây là màn hình hiển thị các kết nối đã được lên kế hoạch (thường xuyên nhất - đồ họa). Nó được mô tả dưới dạng một bảng dựa trên cơ sở tỷ lệ của cấu trúc WBS và OBS. Sau đó, đầu tiên được biểu diễn dưới dạng các hàng dọc của ma trận và thứ hai là các cột ngang. Đối với mỗi yếu tố WBS, một nhân viên được xác định là người sẽ điều phối việc thực hiện nó. Dấu hiệu tương ứng được đặt xuống tại giao điểm của hai thành phần.

Ma trận Trách nhiệm, nếu được thực hiện đúng cách, sẽ đưa ra ý tưởng về người quản lý việc thực thi từng liên kết trong cấu trúc phân cấp cấp thấp hơn. Chỉ một người có thể chịu trách nhiệm về việc thực thi bất kỳ phần tử nào của WBS. Nhưng tiến độ của một số thành phần của công việc có thể được kiểm soát bởi một người duy nhất.

RAM - đây là cách biểu thị ngắn gọn ma trận trách nhiệm dự án (ma trận phân công trách nhiệm) - sự phân bổ báo cáo và trách nhiệm dưới dạng một bảng. Đối với một chương trình được tổ chức tốt, quy tắc phải được tuân thủ rằng việc thực hiện bất kỳcác mục tiêu đã được kiểm soát bởi một cơ quan quản lý nhất định. Ví dụ, người quản lý dự án - nhiệm vụ (tất cả các nhiệm vụ), những người thực thi có trách nhiệm - các yếu tố cá nhân, v.v. Trên thực tế, theo cách này, cây mục tiêu được xây dựng. Nó phải tương ứng với thứ tự phân chia cấu trúc, được giao phó việc thực hiện ý tưởng. Các trách nhiệm chức năng của tất cả những người tham gia vào công việc đã lập kế hoạch được xác định bởi ma trận trách nhiệm. Nó dùng để chỉ định một tập hợp các nhiệm vụ và mọi người phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện chúng.

Phần mềm chuyên dụng giúp cho việc chuẩn bị dự án trở nên dễ dàng hơn. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể tạo cấu trúc WBS và OBS, danh sách các công việc có tổ chức theo giai đoạn và kiểm soát nhanh hơn nhiều. Ma trận trách nhiệm RAM tương tự được tạo, nhưng ở dạng chi tiết hơn. Do đó, không cần cố gắng quá mức, có thể có được các bảng cần thiết trong các gói phần mềm thích hợp. Ngoài ra, nếu cần, hãy nhanh chóng thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trên dự án, đồng thời nhận được hiển thị đồ họa cập nhật của chúng.