Hoạt động dự án của thư viện: hình thức, phương pháp, giai đoạn phát triển và ví dụ

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:42

Ngày nay, không còn thư viện nào trên đất nước mà không tạo ra các dự án khác nhau, không tham gia các cuộc thi khác nhau, bởi vì hoạt động dự án của thư viện giúp cải thiện điều kiện tài chính của tổ chức và củng cố vai trò của nó trong khu vực. Nhờ đó, chất lượng dịch vụ được cải thiện, người đọc hài lòng. Hoạt động dự án của các thư viện cho phép bạn có được hình ảnh của chính mình và làm cho nó tốt hơn nhiều. Đây là cách những góc nhìn mới xuất hiện trong tác phẩm.

Các dự án là gì

Bản chất và mục tiêu của một dự án có thể hoàn toàn khác nhau. Ví dụ, một dự án thử nghiệm. Đây là giai đoạn thử nghiệm đầu tiên của việc thực hiện, điều này sẽ đảm bảo rằng hệ thống hành động đã chọn là hiệu quả và dễ áp dụng. Đồng thời, toàn bộ nhóm nhân viên làm việc tham gia dự án đều được đào tạo. Các hình thức và phương pháp của các hoạt động dự án của thư viện được xác định, nhu cầucấu hình hệ thống làm việc, kế hoạch các biện pháp tổ chức và kỹ thuật. Tất cả những điều này cho thấy một dự án thí điểm đã ở giai đoạn đầu tiên của việc thực hiện. Giá thành giảm đáng kể, đồng thời đẩy nhanh tiến độ triển khai dự án ở quy mô lớn. Thời gian của phiên bản thử nghiệm của dự án được giới hạn trong ba mươi ngày.

Dự án thông tin được chuẩn bị hoàn toàn theo mong muốn và nhu cầu của người sử dụng. Các hoạt động đổi mới và thiết kế của thư viện bao gồm các dự án dựa trên những thay đổi đáng kể, thay đổi các định dạng quen thuộc, sử dụng các công nghệ và đổi mới hiện đại. Các dự án sáng tạo luôn thu hút rất nhiều sự quan tâm của người dùng. Dự án tiếp thị được thiết kế để có sự kết nối rộng rãi nhất có thể với công chúng trong khu vực, và sự kết nối này phải tương hỗ. Một dự án chiến lược là một hoạt động dài hạn với những triển vọng xa. Thiết kế tổ chức luôn hướng đến mức độ phức tạp hơn. Ví dụ: mọi người cùng nhau giải quyết những vấn đề rất phức tạp và phát triển một dự án lớn hơn nhiều.

Một dự án kinh doanh hoặc hợp tác dựa trên thỏa thuận giữa các cá nhân và pháp nhân, trong đó quyền và nghĩa vụ là hoàn toàn bình đẳng. Dự án kinh tế được lập theo hình thức dài hạn, nơi giải quyết các nhiệm vụ ưu tiên của thư viện. Tuy nhiên, thời hạn trong loại dự án này luôn được thiết lập chính xác. Dự án giáo dục thường được sử dụng nhiều nhất trong các hoạt động dự án của thư viện thiếu nhi, vì hướng đi ở đây chỉ có thể là đào tạo, nâng cao kỹ năng, kiến thức và giáo dục phổ thông. Dự án xã hội thường được dự địnhmột nhóm người và nhằm giúp đỡ, cải thiện cuộc sống của họ.

Dự án văn hóa và giải trí rất phổ biến ở khắp mọi nơi, trong bất kỳ hoạt động nào của dự án thư viện nông thôn đều dựa trên hình thức làm việc này. Ở đây thư viện hoạt động như một trung tâm giải trí, các sự kiện như vậy thường rất hoành tráng: đó là các buổi tối âm nhạc và văn học, sân khấu biểu diễn, thuyết trình, lễ hội, ngày lễ, buổi tối sáng tạo và nhiều triển lãm khác nhau. Dự án phát triển nghiệp vụ được thực hiện trong đội ngũ nhân viên và nhằm cải thiện, nâng cao các kỹ năng đặc biệt của nhân viên thư viện.

Mega và đơn dự án

Có một số lượng lớn bất thường các phân loại dự án. Một cách riêng biệt, chúng có thể được xem xét về quy mô và được chia thành quốc tế, liên bang, khu vực và liên vùng, quốc gia, ngành và liên ngành, sở, công ty, cũng như các dự án được thực hiện trong một thư viện. Dự án thứ hai có thể được gọi là một đơn dự án, nhưng cũng có nhiều dự án - việc triển khai diễn ra trong một số thư viện và siêu dự án - một dự án rất rộng, ít nhất là trong khu vực.

Không có định nghĩa thống nhất về thuật ngữ "siêu dự án" trong các ấn phẩm trong nước. Tuy nhiên, ngay cả các hoạt động chương trình, dự án của thư viện nông thôn đôi khi cũng tham gia vào các chương trình tổng hợp chuyên ngành với một mục tiêu duy nhất và nhiều dự án không đồng nhất, có quan hệ mật thiết với nhau, được thực hiện ở nhiều cấp quản lý. Ở cấp khu vực, siêu dự án cũng bao gồmnhiều dự án và đơn dự án, hầu hết thường gắn liền với sự phát triển của môi trường văn hóa - lĩnh vực thư viện, nhà hát, bảo tàng, trung tâm giải trí. Nhưng điều kiện chính: tất cả các dự án phải được thống nhất bởi một mục tiêu duy nhất, nguồn lực tài chính và vật chất được phân bổ, cũng như khung thời gian thực hiện.

Megaprojects luôn được phát triển ở các cấp chính quyền cao nhất - ở liên bang, tiểu bang, cộng hòa hoặc ở cấp khu vực hoặc lãnh thổ. Chúng luôn tốn kém, mất thời gian và thời gian thực hiện kéo dài, liên quan đến các vùng sâu, vùng xa với cơ sở hạ tầng chưa phát triển đầy đủ. Nhưng chúng luôn có tác động đến môi trường văn hóa và xã hội của toàn bộ khu vực hoặc thậm chí một quốc gia.

Ở đây chúng ta cần có những phương pháp quản lý và điều phối đặc biệt, sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Một ví dụ về các hoạt động chương trình và dự án của các thư viện quy mô lớn là việc tổ chức sự kiện Thư viện Pushkin do Quỹ Soros khởi xướng vào năm 1998, được thực hiện với quy mô cực lớn, kéo dài ba năm và chỉ là sự kiện đầu tiên được bán 20 triệu đô la. Đã tham gia vào siêu dự án thư viện trên lãnh thổ của 83 đối tượng của Liên bang Nga.

Ý tưởng dự án

Bất kỳ dự án nào cũng luôn là một tổng thể các hành động nhằm xác định và giải quyết một vấn đề cụ thể. Và mọi vấn đề đều có nguồn gốc và giải pháp cuối cùng. Vì vậy, việc đạt được kết quả cuối cùng trong các hoạt động dự án của các thư viện luôn hiện hữu. Ý tưởng của dự án nhất thiết phải có ý nghĩa về mặt xã hội, ngay cả khi bản thân dự án nhỏ và khiêm tốn,kết quả chắc chắn sẽ hữu ích và cần thiết cho một bộ phận dân cư nhất định. Hoạt động dự án của các thư viện luôn hướng tới một kết quả nhất định. Nó có thể là bất kỳ khái niệm hoặc dịch vụ nào được hoàn thiện về thành phần và thuộc tính của nó, như được dự kiến trong dự án.

Tại sao thư viện cần dự án? Trước hết, đây là một hoạt động phi thương mại, nhưng điều quan trọng là nó hoạt động để thay đổi tình hình trong việc cung cấp quyền truy cập vào tất cả các loại thông tin chất lượng cao, đầy đủ, hiệu quả nhất - cho cả nhóm độc giả mục tiêu và cộng đồng địa phương trong phạm vi bao phủ rộng nhất của nó. Các hoạt động thiết kế và chương trình phổ biến nhất của các thư viện. Người ta thường tin rằng các dự án chung là hiệu quả nhất khi hợp tác được thực hiện với các thư viện, cơ sở văn hóa hoặc thông tin khác, với chính quyền địa phương, cũng như với các tổ chức phi lợi nhuận. Tất nhiên, điều này đúng, nhưng không có nghĩa là thư viện không thể tự mình thực hiện thành công các hoạt động chương trình và dự án.

Các giai đoạn của dự án

Khi một dự án được thực hiện, các dịch vụ mới luôn xuất hiện - xã hội, văn hóa, thông tin, giáo dục, các cơ hội mới mở ra, thậm chí xuất hiện các cấu trúc mới. Rất lâu trước khi chuẩn bị một báo cáo về các hoạt động chương trình và dự án của thư viện, sự liên quan của việc tổ chức các sự kiện đó trở nên rõ ràng. Mỗi dự án đều có các thuộc tính cơ bản giống nhau. Đây là một giới hạn thời gian - kể từ thời điểm dự án bắt đầu cho đến khi hoàn thành giải pháp của vấn đề, nghĩa làhoàn thành công việc, khi kết quả hoàn thành trong việc giải quyết vấn đề được chỉ ra trong dự án và được cấu trúc kỹ lưỡng được chỉ ra.

Dưới đây sẽ trình bày cụ thể cách viết một báo cáo về các hoạt động chương trình và dự án của thư viện nói chung, và cụ thể là về một dự án riêng biệt. Khi thực hiện bất kỳ dự án nào, sẽ cần một lượng nguồn lực nhất định để đảm bảo đạt được mục tiêu. Các giai đoạn của công việc trong một dự án thư viện có thể được mô tả như sau: đầu tiên, một khái niệm được phát triển, sau đó nó được thực hiện, và sau đó hoàn thành. Cảm hứng có thể được tìm thấy bằng cách xem xét các dự án đã được phát triển khác. Các hoạt động dự án trong thư viện luôn bắt đầu bằng điều này. Và luôn có ý tưởng của riêng bạn. Ở giai đoạn đầu, dữ liệu sơ cấp được thu thập và phân tích, các tình huống có vấn đề được xác định cần phải thay đổi. Sau đó, các mục tiêu được xác định, các nhiệm vụ được đặt ra, các yêu cầu chính và các nguồn lực cần thiết về kinh phí và thời gian được chỉ ra.

Sau đó, môi trường dự án được phân tích, lựa chọn người tham gia, xác định các rủi ro. Trong quá trình này, tất cả các cách có thể để giải quyết vấn đề này đều được xác định và cách tối ưu được chọn. Tất cả các dự án được phát triển thành công trong các hoạt động dự án của thư viện đều bắt đầu theo cách này. Điều thú vị nhất trong số các đề xuất giải quyết vấn đề đã xác định được chấp nhận. Và với khái niệm đã hoàn thành, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm tài chính. Không có quá nhiều tổ chức sẵn sàng tài trợ cho các thư viện, nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy chúng. Đơn xin tài trợ đang được thực hiện.

Ý tưởng, mục tiêu, nhiệm vụ

TrướcTrước hết, cần quyết định ý tưởng chính của dự án: nhóm người dùng nào cần sự triển khai của nó, ý tưởng dự án có đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu của đối tượng mục tiêu hay không, cũng như tình hình hiện tại, tại sao lại cần. hoàn toàn có thể phát sinh và liệu thư viện này có thể giải quyết những vấn đề này hay không. Ở đây, cần phải tương quan với các yêu cầu: hoạt động dự án trong thư viện trường học khác biệt đáng kể so với hoạt động dự án trong thư viện trường đại học. Ý tưởng cần được xác nhận bằng dữ liệu cụ thể, đánh giá của chuyên gia, số liệu thống kê thực, yêu cầu của người dùng, ấn phẩm báo chí, v.v.

Khó khăn lớn nhất nảy sinh trong việc xây dựng các mục tiêu và mục tiêu. Mục tiêu, như thường lệ, là kết quả lâu dài, sản phẩm cuối cùng, chính xác là nguyên nhân dẫn đến sự cần thiết phải thực hiện dự án, tức là cho đến nay đây vẫn là những tuyên bố chung chung, về mặt định lượng và chất lượng không được xác nhận bởi bất cứ điều gì. Công thức cho kết quả mong muốn. Những ví dụ thành công về hoạt động dự án của các thư viện cho thấy tính chất lâu dài của kết quả không ngăn cản người tạo trả lời câu hỏi “tại sao?”. Các nhiệm vụ thường dễ dàng hơn, nhanh hơn và dễ xử lý hơn, vì chúng liên quan chặt chẽ đến vấn đề đang được giải quyết, luôn cụ thể và cung cấp kết quả trung gian của dự án cho đến kết quả cuối cùng, phản ánh những thay đổi của tình hình - định lượng và định tính, và hầu hết quan trọng - họ luôn có hành động.

Đó là lý do tại sao cần thiết lập các nhiệm vụ có năng lực và chính xác về mặt điều kiện. Khi quyết định có âm thanh: "cải thiện điều này" hoặc "cải thiện điều này", bản thân nhiệm vụ sẽ vẫn chưa hoàn thànhđược giải quyết vì không có kết quả cụ thể nào được chỉ ra. Báo cáo về các hoạt động của dự án trong thư viện không nên có những từ ngữ mơ hồ như vậy. Ở đây chúng ta cần các động từ rõ ràng: “thay đổi thành cái này”, “kết hợp cái này và cái kia”, “tạo ra cái này”, v.v. Bạn có thể tự kiểm tra bằng các câu hỏi khi xây dựng một vấn đề. Ví dụ: nhiệm vụ này có thời hạn hoàn thành chính xác không, làm “cái gì” và “làm thế nào” thay thế “tại sao” và “tại sao” ở mọi nơi, có thể kiểm tra và đo lường kết quả của việc giải quyết công việc này không, nhiệm vụ này có khả thi không. ở tất cả các điều kiện rõ ràng cho mọi người về nhiệm vụ này, liệu giải pháp của nhiệm vụ này có trở nên quan trọng hơn về mặt kết quả so với bản thân mục tiêu không?

Giai đoạn phát triển

Nội dung của giai đoạn phát triển là tìm ra tất cả các thành phần chính có trong dự án và chuẩn bị đầy đủ cho việc thực hiện. Đầu tiên, bây giờ cần phải chỉ định một người quản lý dự án và thành lập một nhóm. Thứ hai, phát triển cấu trúc dự án, nguồn lực, xác định công việc chính và xác định kết quả cuối cùng của từng giai đoạn.

Kế hoạch đã lên lịch trình, lịch trình làm việc được vạch ra, hỗ trợ được tính toán - ngân sách và ước tính của dự án, công nghệ kiểm soát và quản lý được xác định, các rủi ro có thể xảy ra được tính toán. Cuối cùng, ở giai đoạn này, một thỏa thuận được ký kết để tài trợ cho dự án. Tất cả quy hoạch cấu trúc này sẽ bước vào giai đoạn phát triển.

Hiện tại, những người tạo ra dự án cần phải hoàn toàn rõ ràng loại hoạt động nào cần được thực hiện để đạt được mục tiêu đã địnhkết quả, cả trung gian và cuối cùng. Ở giai đoạn này, nó đã được xác định rõ ràng chính xác những gì sẽ được thực hiện, ai sẽ thực hiện các hành động đã lên kế hoạch, anh ta sẽ thực hiện nó như thế nào, khi nào nó sẽ xảy ra, trình tự các hành động là gì, tất cả những điều này sẽ cần nguồn lực gì.

Giai đoạn thực hiện

Bây giờ cần phải nắm rõ công việc chính của dự án, mà người quản lý, khi thực hiện mỗi hành động, sẽ liên tục giám sát chúng. Để làm được điều này, anh ta sẽ cần giám sát chi tiết về việc thu thập tất cả dữ liệu thực tế để so sánh chúng với các kế hoạch. Khi kết thúc dự án, tất cả các mục tiêu cuối cùng được vạch ra trong giai đoạn đầu của công việc phải đạt được. Các kết quả nhất thiết phải được tổng hợp và dự án đã kết thúc.

Ở giai đoạn thực hiện dự án, nội dung chính của công việc thường bao gồm tổ chức một công ty quảng cáo, thực hiện các buổi thuyết trình, sau đó dự án được đưa vào thực hiện. Các tài liệu và ấn phẩm về phương pháp luận trên các phương tiện thông tin đại chúng đang được phát triển. Kết quả của dự án được đánh giá, kết quả được tổng hợp và sau đó là phần báo cáo.

Báo cáo được chuẩn bị cả về thông tin và tài chính (dành cho những tổ chức đã từng là nhà tài trợ). Dự án khép lại, đôi khi trịnh trọng. Dự án tốt nhất là dự án không bao giờ kết thúc dưới hình thức lợi ích mà nó mang lại. Trong trường hợp này, kết quả là bền vững và kinh nghiệm thu được có thể được chia sẻ với các tổ chức và thư viện khác.

Tài liệu dự án

Thiết kế dự án trongtài liệu sẽ giống như sau:

1. Trên trang tiêu đề - tên của dự án, tác giả của dự án và tổ chức đăng ký.

2. Phần mở đầu với mô tả ngắn gọn về dự án - không quá năm câu, trong đó trình bày và mô tả vấn đề mà dự án được tạo ra được nêu ra, sau đó là bằng chứng thuyết phục về sự cần thiết và sự biện minh cho sự phù hợp của dự án (nhiều hơi phóng đại ý nghĩa này, và đúng như vậy).

3. Mục đích của dự án và kết quả cuối cùng sau khi thực hiện được nêu rõ.

4. Các nhiệm vụ và cách giải quyết được sắp xếp theo thứ tự.

5. Thông tin chi tiết về các thành viên tham gia dự án. Giới thiệu về người quản lý dự án. Về người biểu diễn. Về đối tác.

6. Nội dung chung của dự án với danh sách các hoạt động cần thiết để giải quyết từng vấn đề. Ở đây, thuận tiện khi sử dụng các bảng và đồ thị với ngày tháng của các sự kiện và chỉ dẫn của những người có trách nhiệm.

7. Ước tính chi phí - ngân sách dự án.

8. Tất cả về kết quả mong đợi.

9. Về triển vọng phát triển dựa trên kết quả của dự án.

Lời bạt

do đó, quá trình sáng tạo này thu hút nhân viên mà không có bất kỳ sự ép buộc nào, cũng như những người đến thăm thư viện và những người dân khác trong khu vực.

Cần viết vềcông việc dự án đó tràn đầy niềm vui và những lời tri ân, nó không chỉ góp phần vào việc bảo tồn mà còn tạo nên sự thịnh vượng của mỗi thư viện, do đó thu hút sự quan tâm của các cấp chính quyền và cơ cấu doanh nghiệp, các tổ chức, hiệp hội khác nhau và công chúng.

Pháp luật và các quy định mới

Trong những thập kỷ gần đây, nhiều thay đổi về kinh tế và xã hội đã diễn ra ở nước ta. Cần lưu ý rằng tình hình vẫn chưa được giải quyết hoàn toàn. Ví dụ, FZ-131 được thông qua cho cơ quan tự quản địa phương, điều này làm phức tạp rất nhiều cả cuộc sống và hoạt động của các thư viện. Tuy nhiên, các phương pháp tiếp cận khác để quản lý tình hình hiện tại đang được phát triển.

Và phát triển dự án là một trong những cách hiệu quả nhất để chuyển công tác thủ thư sang hướng hiện đại. Cho đến nay, các kỹ thuật này vẫn chưa được phát triển đầy đủ và thường mang tính chất tự phát, tuy nhiên, ngay cả trong những trường hợp này, chúng cũng cho thấy hiệu quả cao, ngay cả khi thư viện chỉ giới hạn trong việc triển khai các yếu tố riêng lẻ theo hướng này.

Hệ thống phân phối theo kế hoạch đã là dĩ vãng, quy định pháp luật cũng vậy, việc quản lý được phân cấp. Tất cả những thay đổi này không thể không ảnh hưởng đến tâm lý của mọi người, trong đó có cán bộ thư viện. Điều duy nhất có thể giải cứu là công nghệ máy tính, công nghệ đã có một bước phát triển nhảy vọt gần đây. Đây là điều vô giá trong các hoạt động dự án của bất kỳ thư viện nào - thành thị, nông thôn và trẻ em.