Hệ thống lưu trữ: các tính năng chính của tổ chức

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:35

Hệ thống lưu trữ là một phần của quản lý hồ sơ liên quan đến việc tổ chức lưu trữ các giấy tờ quan trọng. Hãy xem xét chi tiết hơn nó là gì và đưa ra ví dụ về tổ chức của họ.

Nguồn gốc của khái niệm

Từ thời cổ đại, các bang và quốc gia khác nhau không thể tồn tại nếu không có văn học, chữ viết và tài liệu. Điều này được kết nối với một số khái niệm, chẳng hạn như trí thông minh, trí lực, tâm linh, có tầm quan trọng lớn trong thế giới toàn cầu ngày nay.

Đây là một yếu tố cơ bản trong quản lý và luật pháp, và nói chung đã góp phần làm cho mọi người phải quan tâm đến việc lưu trữ và quy định, sử dụng và hạch toán các tài liệu khác nhau để bảo quản chúng không chỉ. từ quan điểm lịch sử, nhưng cũng từ quan điểm pháp lý. Do đó, hệ thống lưu trữ, luật lưu trữ bao gồm tất cả các văn bản quy định, phương pháp luận, cá nhân, nhà nước, lập pháp và nhiều văn bản khác.

Những tài liệu khác nhau này cần thiết cho công dân không chỉ vì lợi ích cá nhân của họ, mà còn vì lợi ích của chính nhà nước và đất nước nói chung. Để chỉ số đánh giá sự phát triển của hệ thống công tác lưu trữ và bản thân công tác lưu trữ ngày càng tăng, cần bảo đảm xây dựng các cơ chế hiệu quả vàcác phương pháp điều tiết trong lĩnh vực này.

Định nghĩa khái niệm

Hệ thống lưu trữ đầu tiên được hình thành từ thế kỷ 19. Lý do cho sự sáng tạo của họ là sự quan tâm đến thế giới cổ vật, nảy sinh vào giữa thế kỷ 18 và kết thúc bằng việc thành lập một bộ phận lưu trữ dưới văn phòng của Hoàng đế Alexander Pavlovich.

Sự phát triển của tài liệu lưu trữ ở nước ta gắn liền với sự hình thành của nhà nước Nga tập trung. Trong các hành vi và mệnh lệnh cho các thế kỷ XVI-XVII. có một lượng lớn tài liệu lưu trữ, nhưng tại thời điểm đó tài liệu vẫn chưa trở thành thành phần chính của quy trình làm việc hiện tại. Công việc văn thư như vậy dựa trên các chuẩn mực truyền thống ở Nga, phong tục và luật pháp Nga nói chung.

Lịch sử lưu trữ ở nước ta

Cuối thế kỷ XVIII-XIX. kho lưu trữ bộ mới và đầu tiên xuất hiện. Và, tất nhiên, nhờ đó, toàn bộ mạng lưới các kho lưu trữ tư pháp và hành chính bắt đầu xuất hiện ở các thành phố, thị trấn và quận. Vào thế kỷ 19, trên khắp đất nước chúng tôi, họ đã tiến hành việc thành lập các ủy ban lưu trữ đăng ký, tồn tại với chi phí quyên góp từ các zemstvos, thành phố và các cá nhân, nhưng nhà nước không tham gia vào việc này.

Năm 1720, ngày 28 tháng 2, Peter I đã thiết lập Quy định chung, quy định các chức năng và nhiệm vụ khác nhau, cấu trúc và quy trình hoạt động của các cơ quan quản lý. Quy định mô tả tất cả các quy trình văn phòng, nó bao gồm cả một chương dành cho việc lưu trữ lưu trữ các tài liệu khác nhau và tạo ra một tổ chức mạch lạc.hệ thống lưu trữ. Ở Nga, sau cuộc cách mạng năm 1917, luật lưu trữ đã xuất hiện.

Ở Liên Xô, việc tổ chức các cơ quan lưu trữ thuộc các ủy ban điều hành bắt đầu từ năm 1920, tức là sau khi kết thúc cuộc nội chiến và sự thành lập cuối cùng của quyền lực Liên Xô. Một ủy ban quản lý tài liệu lưu trữ được thành lập, có nhiệm vụ phát triển một tài liệu nhằm tổ chức lại các kho lưu trữ. Kết quả của các hoạt động của chính phủ Liên Xô trong lĩnh vực này là sự hình thành của Cơ quan Lưu trữ Nhà nước RSFSR. Sau đó, tất cả các cơ quan lưu trữ được hợp nhất thành Cơ quan Lưu trữ Trung ương và các cơ quan địa phương trực thuộc cơ quan đó.

Động lực cho sự phát triển của tài liệu lưu trữ là các hành vi pháp lý và hành chính quản lý được thông qua vào năm 1926. Hệ thống lưu trữ khi đó khá không hoàn hảo. CEC đã gửi một thông tư đến tất cả các ủy ban điều hành, trong đó nói rằng "vấn đề bảo quản các tài liệu lưu trữ vẫn chưa được thiết lập, do đó các tài liệu lưu trữ đang bị phá hủy và cướp bóc." Về vấn đề này, người ta đã đề xuất khẩn trương cung cấp cho các kho lưu trữ mặt bằng thích hợp, bố trí nhân viên và bắt đầu công việc thu thập của họ. Sau đó, hệ thống lưu trữ thư viện đầu tiên được tạo ra.

Hơn nữa, lưu trữ tích cực phát triển, dẫn đến sự ra đời của toàn bộ ngành khoa học và hoạt động chuyên nghiệp. Ngày nay, kho lưu trữ là các thiết chế văn hóa lưu trữ thông tin cần thiết dưới dạng giấy và kỹ thuật số.

Lưu trữ thành phố là gì?

Đây là rất nhiều và quan trọngthành phần của mạng lưới các tổ chức lưu trữ của Liên bang Nga. Đến năm 2012, số lượng tài liệu lưu trữ thành phố trong cả nước là hơn hai nghìn tài liệu lưu trữ. Chúng đảm bảo an toàn cho 25% tài liệu của Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga.

Kho lưu trữ thành phố lưu trữ thông tin về tất cả các sự kiện quan trọng trong lịch sử của một khu vực cụ thể. Chúng là vô giá đối với các nhà khoa học, vì chúng có thể kể về những hiện tượng văn hóa hiếm gặp và gần như bị lãng quên, giúp khám phá những sự thật mới trong lịch sử Nga. Hệ thống lưu trữ trong các thư viện khu vực nói chung là đóng cửa. Việc tiếp cận chúng bị hạn chế do giá trị của tài liệu.

Như vậy, hệ thống lưu trữ quốc gia bao gồm nhiều yếu tố. Cô ấy đã trải qua một chặng đường dài sáng tạo, điều này đã được thảo luận trong bài viết này.