Cách chọn tổng đài cho văn phòng và cách lắp đặt?

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:33

Bất kỳ văn phòng hiện đại nào của một công ty không thể không có tổng đài mini. Xét cho cùng, thiết bị này có nhiệm vụ tổ chức hệ thống liên lạc nội bộ chất lượng cao và sử dụng hợp lý các đường dây điện thoại của thành phố. Ngày nay, cuộc đấu tranh giữa các nhân viên văn phòng để giành quyền thực hiện cuộc gọi từ số điện thoại khả dụng duy nhất đã là dĩ vãng. Ngày nay, vấn đề này được giải quyết bằng cách sử dụng các đường bên ngoài và bên trong. Không cần thiết phải tăng số lượng các số điện thoại cố định. Làm thế nào để chọn một tổng đài cho văn phòng và làm thế nào để cài đặt nó? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho những câu hỏi này và các câu hỏi khác trong bài viết này.

PBX là gì?

Tổng đài văn phòng là một tổng đài điện thoại nhỏ tự động. Nó được thiết kế để phục vụ một số lượng nhỏ thành phố. Với một thiết bị như vậy, một công ty có thể không phân bổ một dòng riêng biệt cho mỗi số được sử dụng. Điều này dẫn đến giảm chi phí cuộc gọi.

Tổng đài mini tập trung tải cho đường dây. Do thực tế là mỗi người trong số họ được sử dụng nhiều hơnđặc biệt, công ty có thể từ chối một phần số điện thoại cố định hoặc đảm bảo hoạt động bình thường của doanh nghiệp với khoản thâm hụt của họ.

Nguyên lý hoạt động của tổng đài mini cho văn phòng cũng tương tự như hoạt động của các tổng đài đa kênh do tổng đài điện thoại vận hành. Sự khác biệt chỉ nằm ở số lượng phòng phục vụ. Đối với cài đặt văn phòng, con số này thấp hơn đáng kể. Ngoài ra, một tổng đài mini có đặc điểm là chia thành các đường dây bên trong và bên ngoài.

Chọn Tổng đài cho văn phòng như thế nào? Đọc thêm về điều này bên dưới.

Cách chọn tổng đài?

Để có lựa chọn đúng đắn khi mua tổng đài mini, bạn cần quyết định dữ liệu đầu vào và chỉ ra các tiêu chí mong muốn.

Dữ liệu đầu vào có nghĩa là số dòng cố định có sẵn và số phần mở rộng hoạt động mong muốn. Sự phân bố tiêu chuẩn như sau: mỗi đường thành phố tương ứng với 3-4 đường nội bộ. Trong mọi trường hợp, khi xác định số lượng cần phục vụ, nên tham khảo ý kiến của chuyên gia lắp đặt tổng đài mini cho văn phòng. Công suất nhỏ nhất của một thiết bị như vậy là 3 đường cố định và 8 máy lẻ.

Cần phải làm rõ xem sau khi lắp đặt tổng đài mini văn phòng sẽ có các kênh nội bộ và bên ngoài miễn phí hay không. Dự trữ như vậy không nên lớn, nhưng nếu nó hoàn toàn không có, một số vấn đề có thể phát sinh trong tương lai gần. Chúng ta không được quên về đường dây nội bộ cho fax và modem.

Bạn cũng nên quyết định về nhà sản xuất. Các công ty phổ biến nhất sản xuất tổng đài mini cho văn phòng làPanasonic và LG.

Có một số câu hỏi quan trọng cần trao đổi đơn giản với chuyên gia kết nối tổng đài:

• sự hiện diện của bộ điều hợp tích hợp cho khả năng kết nối pin cấp nguồn liên tục;
• nhu cầu về trình kết nối để kết nối máy tính giữ các giao thức đàm phán;
• khả năng đặt chế độ phân bổ tải đồng đều trên từng tuyến thành phố.

Bây giờ bạn đã biết cách chọn tổng đài cho văn phòng. Đã đến lúc xem xét kỹ hơn các tính năng chính của thiết bị này.

Tính năng chính của PBX

Tổng đài văn phòng có các chức năng chính sau:

• Chuyển tiếp cuộc gọi. Chức năng này là phổ biến nhất bất kể loại hình hoạt động của doanh nghiệp. Nó cho phép bạn chuyển tiếp một cuộc gọi đến fax hoặc đến một nhân viên cụ thể của công ty. Để thực hiện việc này, chỉ cần quay số máy lẻ thích hợp trên điện thoại độc quyền và gác máy. Bên ngoài sẽ nghe thấy giai điệu cho đến khi một kết nối mới được thiết lập. Nếu một nhân viên cụ thể không có mặt hoặc đường dây của anh ta bận, cuộc gọi bên ngoài sẽ được trả về điện thoại hệ thống một lần nữa.
• "Chặn" cuộc gọi. Chức năng này cần thiết trong trường hợp một trong số các nhân viên đến một máy tính để bàn khác và lúc đó điện thoại của anh ta đổ chuông. PBX cho văn phòng cho phép nhân viên này thực hiện cuộc gọi ngay cả khi đang di chuyển quanh khu vực ngoại vi. Để làm điều này, nhân viên sẽ phải quay một số kết hợp nhất định trên bất kỳ thiết bị nào.



• Nhận cuộc gọi trong khi gọi. Nếu nhận được một cuộc gọi song song trong một cuộc trò chuyện, một tín hiệu nhất định sẽ được nghe thấy trong điện thoại. Bằng cách quay số một mã đơn giản, bạn có thể trả lời cuộc gọi này.
• Kết nối đặt hàng. Trong trường hợp gọi đến một số điện thoại cố định liên tục không thành công, bạn cần quay một mã đặc biệt. Tổng đài mini sẽ thông báo rằng đường dây yêu cầu đang rảnh và kết nối sẽ được thiết lập tự động.
• "Đi theo tôi." Tính năng này cho phép bạn chuyển tiếp đến bất kỳ phần mở rộng nào trong phạm vi văn phòng. Do đó, nhân viên có thể không có mặt tại nơi làm việc, nhưng tất cả các cuộc gọi đến sẽ được anh ta trả lời.
• Cuộc gọi hội nghị. Tính năng này cho phép bạn thêm một hoặc nhiều người tham gia bổ sung vào cuộc trò chuyện qua điện thoại. Những người tham gia hội nghị có thể là nội bộ hoặc bên ngoài.
• Đang kết nối với một cuộc trò chuyện. Nhờ chức năng này, người quản lý có thể kết nối với bất kỳ cấp dưới nào vào bất kỳ thời điểm nào, ngay cả khi có cuộc điện đàm ngay tại thời điểm đó. Chỉ thuê bao có mức ưu tiên tương ứng mới có thể tham gia cuộc trò chuyện. Quá trình này được kèm theo một tín hiệu âm thanh. Các mức ưu tiên thích hợp được chỉ định trong quá trình cài đặt và cấu hình PBX.

Chức năng tổng đài bổ sung

Ngoài các chức năng cơ bản mà tổng đài văn phòng có mặc định, có một số chức năng bổ sung rất hữu ích trong một trường hợp cụ thể. Một số trong số chúng được mô tả bên dưới.

Nếu thư ký nhận cuộc gọi trên điện thoại riêng đang bận, cuộc gọi đến có thể được xếp hàng đợi. Trong trường hợp này, thuê bao bên ngoài sẽ không nghe thấy tiếng bíp mà là một tin nhắn thoại mà bạn có thể tự tạo. Nó có thể là một tin nhắn quảng cáo hoặc một yêu cầu đơn giản để giữ trên mạng.

Một lựa chọn khác giúp thư ký bớt căng thẳng hơn một chút là cho phép các thuê bao bên ngoài quay số độc lập đến số nội bộ cần thiết của một nhân viên cụ thể của công ty.

Khả năng sử dụng bộ xử lý giọng nói cho phép bạn cung cấp mỗi phần mở rộng với một máy trả lời tự động. Ngoài ra, thư thoại này giúp bạn có thể xử lý các cuộc gọi đến mà không cần sự tham gia của các nhà khai thác.

Để xác định nhân viên nào đã thực hiện cuộc gọi đường dài hoặc quốc tế, bạn có thể cấp cho mỗi nhân viên một mã cá nhân để người đó có thể sử dụng liên lạc đường dài. Nếu nhân viên không có bộ số đặc biệt, thì anh ta sẽ không thể gọi đến đường dây tổng đài.

Sau đây sẽ mô tả cả hai loại tổng đài văn phòng tiêu chuẩn và hiện đại.

Tổng đài tương tự

Tổng đài mini tương tự có thể được sử dụng khi số lượng thuê bao nội bộ không quá 50 người và không đặt ra các yêu cầu cao đối với chức năng của mạng điện thoại.

Thiết bị như vậy biến đổi giọng nói thành tín hiệu điện xung hoặc liên tục có biên độ thay đổi. Cho hôm naycác tổng đài mini analog ban ngày có thể phục vụ tới 46 cổng.

Ưu điểm chính của thiết bị đó là giá thành thấp hơn so với thiết bị kỹ thuật số có cùng công suất. Nhược điểm của các tổng đài tương tự là một số ít chức năng dịch vụ.

Tổng đài kỹ thuật số

Tổng đài mini kỹ thuật số cho phép phục vụ hơn 50 cổng. Thiết bị như vậy chuyển đổi giọng nói thành các luồng xung nhị phân bằng phương pháp PCM.

Tổng đài kỹ thuật số đắt hơn tổng đài analog. Nhưng nhờ vào điều này, một thiết bị như vậy có một số lượng lớn các chức năng dịch vụ. Ngoài ra, các PBX này dễ dàng lắp đặt hơn nhiều trong các văn phòng.

Tổng đài không dây

Tổng đài mini không dây cho văn phòng mang lại sự di động cho nhân viên và không cần dây. Khi sử dụng một thiết bị như vậy, công nhân có điện thoại vô tuyến để họ có thể di chuyển xung quanh toàn bộ chu vi.

Không giống như di động, không dây là miễn phí. Công suất của các tổng đài điện thoại tự động mini như vậy có thể được tăng lên mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hoạt động của kết nối này không yêu cầu bất kỳ giấy phép nào.

Không giống như điện thoại có dây, radio được bảo vệ khỏi bị nghe trộm và kết nối bí mật. Chất lượng âm thanh khi sử dụng PBX không dây có đặc điểm là cao.

Tổng đài ảo

Tổng đài ảo cho văn phòng là sản phẩm của công nghệ mới nhất. Nó nằm trên máy chủ của nhà khai thác Internet, không cần muathiết bị bổ sung và hoạt động trên cơ sở mạng có sẵn tại văn phòng.

Khi sử dụng thiết bị như vậy, chi phí liên lạc được giảm xuống mức tối thiểu. Nếu cần, việc mở rộng dung lượng của tổng đài mini này sẽ được thực hiện rất nhanh chóng.

Nếu văn phòng đã thay đổi địa điểm, không cần thay đổi số điện thoại hiện có. Cũng không cần gọi chuyên gia để lắp đặt và kết nối một tổng đài mini như vậy - tất cả việc điều khiển đều được thực hiện thông qua Internet.

PBX sử dụng GSM

Tổng đài GSM mini cho văn phòng được thiết kế để tổ chức liên lạc qua điện thoại ở những nơi không có khả năng có đường dây thông thường, nhưng có tín hiệu từ nhà điều hành di động.

GSM-gateway giúp tăng số lượng đường dây bên ngoài, đồng thời giảm chi phí văn phòng cho thông tin di động. Có thể cài đặt nó ở bất kỳ tòa nhà, thành phố hoặc quốc gia nào mà mạng IP của bạn sẽ khả dụng. Tổng đài cho văn phòng sử dụng thiết bị như vậy cung cấp khả năng thực hiện nhiều cuộc gọi di động nhất có thể bằng cách sử dụng giá cước liên mạng hoặc công ty khi chúng thấp hơn cước cuộc gọi thông thường.

Lắp đặt tổng đài

Lắp đặt tổng đài mini cho văn phòng bao gồm thiết kế và trang thiết bị. Lắng nghe ý kiến của một chuyên gia trong việc kết nối các thiết bị như vậy, bạn cần xác định các lựa chọn phù hợp nhất cho mình và công suất cần thiết của tổng đài điện thoại.

Giai đoạn tiếp theo của quá trình lắp đặt là lắp đặt thiết bị. Thường thì nónằm bên trong một chiếc tủ đặc biệt. Sau đó, các cổng bên ngoài và bên trong được kết nối, tất cả các cáp được bắt chéo và đánh dấu, và quá trình thử nghiệm ban đầu của hệ thống được thực hiện.

Bước tiếp theo là lập trình và thiết lập tổng đài mini. Quá trình này hoàn toàn là riêng lẻ cho một khách hàng cụ thể, vì mong muốn và yêu cầu của mọi người là khác nhau.

Nếu văn phòng của công ty nằm trong một số tòa nhà, thì mỗi tòa nhà nên lắp đặt tổng đài mini của riêng mình, tổng đài này sẽ tương tác với nhau bằng đường kết nối kỹ thuật số hoặc tương tự. Thông thường, một điện thoại hệ thống được cài đặt tại thư ký được sử dụng. Những nhân viên còn lại nên được cung cấp các thiết bị thông thường. Nếu cần cung cấp điện thoại hệ thống cho tất cả nhân viên, bạn sẽ cần phải mua thêm thẻ hệ thống cho PBX, điều này sẽ dẫn đến chi phí bổ sung.

Kết

Tổng đài mini cho văn phòng là thiết bị đặc biệt dùng để phân phối tải đồng đều giữa các đường dây điện thoại thuê bao. Việc sử dụng thiết bị này cho phép bạn chuyển cuộc gọi đến đến bất kỳ thiết bị liên lạc nào, chuyển tiếp chúng, đặt chế độ chờ. Thiết bị hiện đại này cho phép bạn tổ chức hiệu quả công việc của doanh nghiệp và giảm chi phí liên lạc qua điện thoại. Bài viết mô tả cách chọn một tổng đài cho văn phòng và cách cài đặt.