Giao thức có phải là tài liệu chính thức không?

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:33

Giao thức từ là trên môi của tất cả mọi người. Các nhân viên văn phòng thường xuyên nghe thấy nó trong các cuộc họp, các sĩ quan cảnh sát sử dụng nó trong các hoạt động nghề nghiệp của họ, và các nguyên thủ quốc gia và các nhà ngoại giao buộc phải tuân thủ các quy tắc do ông ta ra lệnh. Giao thức là gì? Chúng ta sẽ tìm hiểu bên dưới.

Ý nghĩa của giao thức

Giống như nhiều thuật ngữ khác, từ này có một số nghĩa. Tất cả phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động mà khái niệm mong muốn được áp dụng. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét các tình huống phổ biến nhất khi nói về giao thức theo thông lệ.

Khi nói đến môi trường kinh doanh, giao thức là tài liệu mô tả sự kiện đang diễn ra (cuộc họp, cuộc họp, hội đồng quản trị, v.v.).

Chúng tôi đã đề cập ở trên về cảnh sát, những người cũng thường lập ra một tài liệu tương tự. Trong trường hợp này, việc xác lập tình tiết tội phạm hoặc hành vi phạm tội được ngụ ý.

Ở định dạng quốc tế, giao thức là một tập hợp các quy tắc cần được tuân thủ trong các cuộc họp chính thức giữa các quan chức chính phủ, cũng như các nhân vật ngoại giao. Ví dụ, có một quy chế họp của những người đứng đầutiểu bang hoặc thăm Tổng thống.

Tuy nhiên, trong bài viết này chúng tôi sẽ tập trung vào khái niệm về các giao thức kinh doanh.

Biên bản cuộc họp

Cuộc họp kinh doanh là một phần không thể thiếu của tất cả các quy trình trong môi trường kinh doanh. Họ có thể diễn ra chính thức, có tính đến thời gian đã định và chỉ trong văn phòng. Những cuộc hẹn hò không chính thức cũng rất phổ biến. Trong trường hợp thứ hai, bạn có thể thực hiện mà không cần xác nhận giao thức của cuộc trò chuyện. Nếu cuộc họp là chính thức thì cuộc họp phải được lập thành văn bản phù hợp với tất cả các quy tắc.

Biên bản do thư ký hoặc người khác có thẩm quyền lưu giữ. Để bắt kịp tiến trình của cuộc trò chuyện, hãy cố gắng tìm ra danh sách sơ bộ các vấn đề sẽ được thảo luận tại cuộc họp. Nó cũng sẽ hữu ích nếu có một máy ghi âm để không bỏ lỡ các chi tiết, bởi vì giao thức là một mô tả rất chi tiết về một sự kiện kinh doanh.

Tên của những người có mặt và những người vắng mặt phải được ghi lại. Đối với bản thân, bạn có thể ghi chú về vị trí của những người đã đến cuộc họp để thể hiện quyền tác giả của một số từ nhất định mà không có sai sót.

Vào đầu mỗi cuộc họp, thứ tự các câu hỏi sẽ được xem xét sẽ được xác định, hãy nhớ viết lại nguyên văn.

Nếu có một cuộc bỏ phiếu tại cuộc họp, hãy cho biết kết quả của nó (bao nhiêu người đã bỏ phiếu "ủng hộ" và bao nhiêu người đã bỏ phiếu "chống"). Trong trường hợp có một số lượng nhỏ những người có mặt tại cuộc họp, bạn cũng có cơ hội đánh dấu tên và họ của tất cả những người đã bỏ phiếu.

Đừng trì hoãnnộp giao thức trên trình ghi phía sau, vì trong thời gian này, bạn có thể quên các chi tiết của cuộc họp.

Biên bản đàm phán

Đàm phán khác với một cuộc họp kinh doanh thông thường ở chỗ họ thường thảo luận về một hoặc một số vấn đề có vai trò lớn đối với cả hai bên. Trong trường hợp này, giao thức là một cơ hội để ghi lại tất cả các sắc thái của cuộc trò chuyện và các yêu cầu của các bên. Vấn đề đang được xem xét không phải lúc nào cũng được giải quyết ngay sau cuộc đàm phán đầu tiên, do đó, giám đốc hoặc các nhân viên khác cần thời gian và thông tin đầy đủ về cuộc họp.

Giao thức đàm phán được soạn thảo theo nguyên tắc giống như bất kỳ tài liệu kinh doanh nào.

Cần nêu rõ ngày diễn ra sự kiện được mô tả, số tài liệu và phiên bản đầy đủ của tiêu đề. Tiếp theo là phần giới thiệu, trong đó nhất thiết chỉ ra danh sách những người có mặt và các vấn đề chính cần thảo luận.

Trong phần chính, thông tin thường được chia thành ba phần: “Đã nghe”, “Đã nói”, “Quyết định”. Trong phiên bản đầy đủ của giao thức, lời nói của tất cả người phát biểu đều được trích dẫn nguyên văn. Trong một số trường hợp, phần trích xuất từ giao thức cũng được ban hành, sao chép một phần nhất định của nó.