Thư yêu cầu là thông điệp tình cảm của chúng tôi yêu cầu phản hồi bắt buộc

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:31

Dù muốn hay không, không hoạt động nào có thể thực hiện được nếu không nhờ đến sự hỗ trợ và giúp đỡ. Cho dù bạn làm việc cho một công ty nhỏ hay lớn, bạn nhất định phải tương tác với nhiều giám đốc điều hành và nhân viên của các tổ chức khác, đồng nghiệp hoặc nhà tuyển dụng, đối tác và khách hàng của bạn. Đồng thời, bạn thực hiện các thư từ kinh doanh và cá nhân, thường sử dụng e-mail.

Tất nhiên, thư yêu cầu chỉ được viết khi có lý do chính đáng: thông tin, tài liệu, hỗ trợ vật chất, bất kỳ hành động nào là cần thiết. Do đó, văn bản của nó phải phù hợp. Anh ta phải truyền đạt rõ ràng bản chất của vấn đề và cách giải quyết, một mong muốn hoặc yêu cầu. Việc bộc lộ cảm xúc trong những bức thư như vậy là không thể chấp nhận được, chúng nên được kiềm chế, ngay cả khi người thân thiết nhất với bạn cũng sẽ đọc nó, chưa kể đến thư từ công việc. Thật buồn cười, nhưng hầu hết các phóng viên không nghiên cứu các quy tắc về phép xã giao trong thời đại của họ đều mắc lỗi này và viết trong văn bản: “Quá đáng! Chúng tôi yêu cầu! Nghiêm! Do đó, thư yêu cầu quá xúc động như vậy thường không nhận được phản ứng như mong đợi, nhưngchỉ đơn giản là bị người nhận nó bỏ qua.

Để tránh điều này xảy ra, trước khi bắt đầu viết, hãy đặt những câu hỏi chính: “Nó để làm gì?”, “Bạn cần đạt được kết quả gì?” Sau đó, sẽ dễ dàng hơn trong việc hình thành cụm từ chính, ví dụ: “Tôi yêu cầu bạn cấp vốn cho dự án …”, “Tôi tin tưởng vào sự tham gia của bạn…” Một lá thư yêu cầu có thể chứa một số kiến nghị hoặc đề xuất tại một lần, sau đó các từ có liên quan được đưa vào, chẳng hạn như: chúng tôi hy vọng…”,“Cùng với điều này…”,“Đồng thời, chúng tôi yêu cầu hỗ trợ trong…”.

Trong mọi trường hợp, bạn có thể bỏ qua các quy tắc lịch sự sơ đẳng, vì vậy bất kể đây là thư cá nhân hay công việc, yêu cầu phải được nêu chính xác. Và cho dù bạn thích hay không thích người nhận nó, hãy nhớ rằng những gì được viết bằng bút (trên bàn phím) không thể bị cắt bằng rìu. Ngoài ra, không chỉ người nhận mà còn có thể đọc được tin nhắn của đồng nghiệp, người thân, bạn bè của người đó. Tại sao lại khiến bản thân và người khác xấu hổ?

Trong các quy tắc về nghi thức xã giao, cũng như trong các quy tắc về thư từ trong kinh doanh, điều rất quan trọng là có thể chào hỏi người đối thoại. Ngay cả khi làm người bán hàng trong quầy hàng, không thể chấp nhận được việc để một người không có yếu tố quan trọng này của nhà trọ, đặc biệt là quay sang nhờ người khác giúp đỡ. Do đó, mỗi bức thư yêu cầu nên bắt đầu bằng một lời chào ngắn gọn và tôn trọng và kết thúc bằng một lời chúc tốt đẹp và một lời tạm biệt lịch sự, sau khi đọc xong,người nhận, ngay cả khi anh ta không quen biết bạn, sẽ hiểu rằng anh ta không phải đối phó với một kẻ cuồng loạn, mà là một người kiểm soát bản thân.

Hãy hình dung ngắn gọn về cấu trúc của một lá thư yêu cầu như thế nào? Ví dụ: lời chào, mô tả ngắn gọn về hoàn cảnh, bản chất của câu hỏi và lời thỉnh cầu, bày tỏ hy vọng được giúp đỡ, lời tạm biệt lịch sự.

Trong cuộc sống của chúng ta, hàng ngày, bằng những việc làm và hành động của mình, bạn tự nguyện hay vô tình tạo dựng uy tín cho mình. Những lá thư bạn viết là một phần rất quan trọng trong quá trình sống này.