Press tour là sự kiện PR dành cho các chuyên gia truyền thông: mục tiêu và ví dụ

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:31

Phương tiện truyền thông là cách chắc chắn và nhanh nhất để lan truyền thông tin. Câu hỏi duy nhất là làm thế nào để thu hút sự chú ý của các nhà báo toàn năng đến doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ được quảng cáo. Có nhiều cách khác nhau, trong đó hiện tượng như một chuyến tham quan báo chí là phổ biến. Đây là một trong những thủ thuật hữu hiệu mang lại hiệu quả tốt.

Chuyến tham quan báo chí - kỳ nghỉ có lương cho nhà báo

Nhiều doanh nghiệp và công ty tổ chức nhiều loại sự kiện khác nhau cho nhân viên truyền thông với mục đích quảng bá. Chuyến tham quan báo chí là một chuyến đi có tổ chức dành cho các nhà báo, trong đó họ làm quen với các tính năng của sản xuất. Một yếu tố quan trọng của một sự kiện như vậy là sự hiện diện của một dịp thông tin, một cái gì đó mới và bất thường có thể thu hút sự chú ý của giới truyền thông.

Ai trả tiền cho tất cả điều này?

Thường thì sự kiện này do công ty tổ chức chi trả toàn bộ. Đôi khi các biên tập viên hoàn trả một phầnchẳng hạn, nếu anh ta tin rằng việc tham gia một chuyến đi sẽ mang lại thông tin hữu ích. Chuyến tham quan báo chí dành cho các nhà báo là cơ hội tốt để mở rộng tầm nhìn nghề nghiệp của họ, nhận thông tin mới và thú vị, cũng như thư giãn và trò chuyện trong không gian thân mật, làm quen với những người mới.

Tại sao phải tiêu tiền và trả tiền cho các nhà báo trong những ngày nghỉ?

Bằng cách tổ chức các chuyến tham quan học tập cho những người làm công tác báo chí, doanh nghiệp theo đuổi những mục tiêu nhất định. Trong số các mục tiêu chính của chuyến tham quan báo chí là:

• Quảng cáo công ty - để cho công chúng thấy công việc của doanh nghiệp từ bên trong. Điều này không chỉ cho phép quảng bá công ty mà còn tăng niềm tin của người tiêu dùng tiềm năng.
• Trình diễn sự đổi mới - giúp công chúng làm quen với các tính năng của sản phẩm mới hoặc công nghệ cải tiến.
• Media Response - Kết thúc buổi tham quan báo chí, ban tổ chức rất mong chờ các ấn phẩm của các nhà báo, trong đó họ nói về sản phẩm mới và mô tả ấn tượng của họ về chuyến đi. Tất nhiên, những đánh giá này không phải lúc nào cũng tích cực. Đó là lý do tại sao việc tổ chức một chuyến tham quan báo chí cho giới truyền thông nên được tiếp cận một cách thận trọng.

Các loại khuyến mãi

Tham quan báo chí có thể được chia thành các loại sau:

• Ngày mở cửa - thường được sắp xếp bởi các công ty và xí nghiệp khá kín. Chúng có thể được thực hiện cả hai với một tần suất nhất định (ví dụ, hàng năm vào cùng một thời điểm) hoặc gắn liền với những đổi mới cụ thể (mớithiết bị, nhân viên, cải tiến công nghệ). Ngày mở cửa kéo dài một hoặc nhiều ngày, tất cả phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và số lượng khách truy cập. Cấu trúc của chúng về cơ bản giống nhau: trong phần đầu tiên, chính thức, khách được nghe giới thiệu về các tính năng của doanh nghiệp. Phần thứ hai là chuyến tham quan có hướng dẫn, nơi du khách có thể tận mắt chứng kiến công việc và những thành tựu đặc biệt của công ty.
• Tham quan thực tế - loại hình tham quan báo chí này được tổ chức trực tiếp cho các nhà báo. Đối với các doanh nghiệp mới, đây là một cơ hội tuyệt vời để làm cho họ được biết đến trên báo chí, để thông báo cho công chúng về sự tồn tại của họ.
• Đi du lịch có lẽ là loại hình du lịch báo chí thú vị nhất đối với các nhà báo. Rất thường xuyên, các công ty tổ chức các cuộc đi bộ kéo dài một ngày hoặc lâu hơn trên mặt nước hoặc trên bộ. Bầu không khí thoải mái và những cảm xúc tích cực thiết lập mối quan hệ thân thiện giữa ban tổ chức và báo chí, góp phần tạo nên những nhận xét và đánh giá tích cực.

Ai tổ chức các chuyến tham quan báo chí?

Press tour chủ yếu là một sự kiện quảng cáo. Ở đây, điều rất quan trọng là phải tính đến tất cả các sắc thái và chi tiết nhỏ nhất, bởi vì một sự sơ suất nhỏ có thể làm suy yếu đáng kể danh tiếng của một tổ chức. Tất nhiên, một số công ty giao trách nhiệm tổ chức một chuyến tham quan báo chí cho nhân viên của họ. Những người khác thuê chuyên gia trong lĩnh vực này - nhân viên của các dịch vụ PR. Nhiệm vụ của họ không chỉ là tổ chức một chuyến tham quan báo chí một cách thành thạo mà còn đồng hành cùng các nhà báo trong suốt thời gian hoạt động.

Cách làmnhấn tour thành công?

Tổ chức một cuộc tham quan báo chí là một quá trình tốn nhiều thời gian, đòi hỏi sự chuẩn bị sơ bộ kỹ lưỡng. Mọi chi tiết đều quan trọng ở đây, mọi thứ phải được suy nghĩ rõ ràng trước, ngay cả những tình huống bất trắc nhất cũng có thể lường trước được. Cần tạo điều kiện để các nhà báo cảm thấy thoải mái và tự do, bởi vì điều đó phụ thuộc vào ấn tượng của họ mà đánh giá về một công ty sẽ tốt hay xấu. Đó là lý do tại sao nhiệm vụ của ban tổ chức không chỉ là tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp mà còn phải thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của những người làm công tác truyền thông. Tất cả điều này cần được tính đến khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

Các giai đoạn tổ chức một buổi tham quan báo chí

Họ là:

1. Đặt các nhiệm vụ cụ thể cần giải quyết trong chuyến tham quan báo chí.
2. Chọn một loại hình tham quan báo chí nhất định.
3. Cách diễn đạt đúng của tin tức.
4. Có thẩm quyền chuẩn bị thông cáo báo chí - tài liệu chứa tất cả thông tin về công ty và các hoạt động của công ty.
5. Xác định địa điểm tổ chức sự kiện và thiết kế của nó. Nếu chuyến tham quan báo chí sẽ diễn ra tại doanh nghiệp, bạn cần quan tâm đến sự an toàn và sạch sẽ của thiết bị, cũng như tuân thủ các quy tắc và quy định khác nhau. Các nhân viên nên mặc đồng phục làm việc gọn gàng, cần chuẩn bị cho các câu hỏi có thể xảy ra từ các nhà báo. Trong trường hợp tổ chức hội nghị, cần trang bị cho hội trường mọi thứ cần thiết để giao tiếp hiệu quả giữa ban tổ chức và ban biên tập.
6. Chọn chỗ ở phù hợp cho phóng viên - khách phải thoải máiđiều kiện nên các bạn lưu ý đặt phòng khách sạn nhé.



7. Chọn thời điểm thuận lợi nhất - tổ chức một buổi tham quan báo chí có thể được sắp xếp trùng với ngày phát hành các ấn phẩm quan trọng.
8. Thiết kế hành trình - không nên dài lắm, nếu không khách sẽ mệt. Nó là mong muốn để thêm nhiều giải trí hơn cho các nhà báo quan tâm. Cũng cần phải tính đến tất cả các vấn đề về tổ chức. Nếu giả định rằng khách sẽ di chuyển độc lập, thì các điểm dừng cần được đánh dấu bằng các biển báo nhất định. Nếu một chuyến du ngoạn được tổ chức, thì bạn nên cân nhắc về thời gian vận chuyển và thu tiền, cũng như chọn một hướng dẫn viên chuyên nghiệp.
9. Tạo danh sách khách mời - tất cả khách mời đều nhận được lời mời chính thức, danh sách này phải được gửi trước. Ngay cả khi sự kiện mở cửa cho tất cả mọi người, các nhân viên truyền thông nên được thông báo riêng. Vì một số lý do nhất định, không phải tất cả những người được mời đều có thể tham gia buổi giới thiệu báo chí, nhưng họ có thể thể hiện sự quan tâm. Trong trường hợp này, bạn cần gửi tất cả các tài liệu liên quan qua đường bưu điện.
10. Chuẩn bị các tài liệu cần thiết - thiết kế sáng tạo của chương trình tham quan báo chí, các tài liệu quảng cáo khác nhau về các hoạt động của công ty, bao gồm cả một thông cáo báo chí, v.v.
11. Lựa chọn người điều hành đủ tiêu chuẩn - nhiệm vụ của anh ta là tổ chức các hội nghị và đại diện cho công ty. Chính anh ấy là người nói với các phóng viên về những đổi mới được coi như một dịp thông tin cho chuyến tham quan báo chí.
12. Chuẩn bị quà lưu niệm và quà tặng theo chủ đềdành cho các nhà báo - một loại tiền thưởng bổ sung cuối cùng, nâng cao tâm trạng và lòng trung thành của khách.

Một vài quy tắc quan trọng

Trong sự kiện PR, khách mời cứ thoải mái, vô tư. Họ nên cảm thấy rằng bất cứ lúc nào họ sẽ được giúp đỡ và giải quyết tất cả các câu hỏi và vấn đề. Nhà báo - khách mời rất khó tính, và để ý kỹ đến từng chi tiết nhỏ nhất. Đó là lý do tại sao cần tuân thủ một số quy tắc đơn giản, nhưng rất quan trọng:

• Không tiết kiệm đồ ăn, thức uống, phương tiện đi lại và khách sạn. Chuyến tham quan báo chí nhắm đến các nhà báo, vì vậy họ cần được chào đón chu đáo.
• Điều kiện ăn ở của ban tổ chức trong mọi trường hợp không được tốt hơn của khách - điều này sẽ được nhận thấy ngay lập tức và rất có thể, được phản ánh trong các đánh giá.
• Tốt nhất nên có đại diện báo chí và công ty ở gần. Vì vậy, họ sẽ có nhiều cơ hội hơn để giao tiếp trong bầu không khí thân mật, thoải mái, xây dựng lòng tin và nhận được nhiều thông tin hơn.
• Nên chia khách thành nhiều nhóm nhỏ nếu đông quá. Mỗi người phải được đi kèm với một người hộ tống, người sẽ giúp đỡ các thành viên của nó. Điều này sẽ giúp liên hệ với các nhà báo dễ dàng hơn nhiều.

Từ lý thuyết đến thực hành

Chuyến tham quan báo chí hoạt động như thế nào trong thực tế? Nhiệm vụ chính của sự kiện được thực hiện như thế nào: phổ biến thông tin về nhà sản xuất thông qua các ấn phẩm trên các phương tiện truyền thông? Có thể thấy rõ những câu hỏi này trongmột trong những điểm nổi bật của chuyến tham quan báo chí.

Ship hàng khủng với doanh số khủng

Vào mùa hè năm 1997, một nhóm nhỏ các nhà báo được mời đi ăn trưa và tham quan con tàu du lịch Grand Princess sắp chính thức được hạ thủy. Sau khi thăm con tàu, các nhận xét và đánh giá về nó đã xuất hiện trên nhiều ấn phẩm khác nhau, cũng như trên truyền hình.

Chuyến đi đầu tiên diễn ra vào tháng 5 năm 1998, và khoảng bốn mươi nhà báo đã được mời một cách trang trọng. Sau đó, các phương tiện truyền thông đã hét lên theo đúng nghĩa đen về con tàu hoành tráng và một chuyến đi tuyệt vời trên đó. Một thời gian sau, tấm lót đã được nhiều người nổi tiếng ghé thăm. Các cuộc phỏng vấn với họ đã được đăng trên báo chí, trong đó họ chia sẻ với công chúng những ấn tượng của họ về con tàu (tất nhiên là những ấn tượng tích cực). Lễ ra mắt Grand Princess đã được phát qua Internet cho đông đảo khán giả trực tuyến.

Kết quả của tất cả những pha nguy hiểm công khai kéo dài và công phu này, vé cho chuyến du ngoạn đầu tiên đã được bán hết sạch trước ba tháng khởi hành. Công ty thậm chí đã phải đặt thêm tàu khi mức độ phổ biến của du thuyền tăng vọt.

Grand Princess đã trở thành một trong những con tàu du lịch nổi tiếng và được yêu thích nhất trong lịch sử. Tất cả những điều này là công lao không chỉ của thủy thủ đoàn mà còn của việc phổ biến thông tin có thẩm quyền về nó.