Các tiêu chuẩn và quy tắc cơ bản về nghi thức kinh doanh đối với nhân viên văn phòng, công chức

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:31

Khi bạn bắt đầu làm việc, bạn sẽ sớm nhận ra rằng khả năng tuân theo các quy tắc cơ bản của nghi thức kinh doanh góp phần vào sự thành công chuyên nghiệp trong bất kỳ lĩnh vực nào và được đánh giá cao như phẩm chất kinh doanh. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng phù hợp với bất kỳ nhóm nào và nhanh chóng đạt được uy tín với đồng nghiệp và ban quản lý, đặc biệt nếu bạn nhanh chóng nắm bắt được sự khác biệt giữa nghi thức kinh doanh và thế tục và học cách lựa chọn hành vi phù hợp.

Nghi thức kinh doanh cơ bản

Cách cư xử tốt trong văn phòng hoặc văn phòng chính phủ có phần khác với những gì được coi là đàng hoàng (theo thói quen) bên ngoài.

• Nếu lãnh đạo là nam giới, phụ nữ không nên mong đợi anh ta đứng dậy khi họ bước vào văn phòng. Mặc dù có những người đàn ông tốt trong số các ông chủ, thói quen này đã trở thành một phản xạ và luôn đứng dậy khi một phụ nữ bước vào phòng, nhưng đây là một ngoại lệ. Và hãy để nó trở nên tốt đẹp, nhưng vẫn có một giọng điệu thế tục tại nơi làm việc là không phù hợp. Trong văn phòng,trong cơ quan chính phủ, sếp nam bước qua cửa trước, khi bạn đi công tác, anh ấy lên xe trước.
• Những từ "cảm ơn" và "làm ơn" trong bối cảnh công việc thậm chí còn đáng mơ ước hơn trong "đời sống xã hội". Cảm ơn các đồng nghiệp của bạn vì bất kỳ dịch vụ nào, ngay cả những dịch vụ tầm thường nhất, và đừng quên “từ ma thuật” khi bạn đưa ra yêu cầu hoặc chỉ đơn giản là truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên của bạn cho một trong những nhân viên.
• Luôn mỉm cười khi bạn chào đồng nghiệp và đáp lại họ bằng một nụ cười.
• Nói chuyện với mọi người bằng giọng điệu bình tĩnh, thân thiện và cho họ thấy dấu hiệu chú ý, bất kể giới tính của họ.
• Nếu người đàn ông đi trước bạn đến cửa có nhiều tài liệu, hãy vượt qua anh ta để mở cửa và để anh ta đi qua. Người giúp việc trong văn phòng phải luôn là người được thuận lợi và thuận tiện hơn, tuy nhiên, trong quan hệ chính thức có sự phân cấp rõ ràng mà bạn phải cảm nhận và duy trì. Điều này không có nghĩa là bạn nên nhút nhát trước cấp trên của mình hoặc thể hiện sự chú ý nhiều hơn đến từng lời nói, không, nhưng bạn nên dành cho anh ấy hoặc cô ấy sự tôn trọng thích đáng.

Các quy tắc được chấp nhận về nghi thức kinh doanh có thể khác biệt đáng kể không chỉ ở các ngành khác nhau, mà còn ở các công ty riêng lẻ. Tuy nhiên, có những quy tắc mà cả nhân viên văn phòng và nhân viên chính phủ phải tuân theo. Trong số đó có việc tuân thủ đúng giờ, tuân thủ hình ảnh của công ty trong trang phục, khả năng giữ bí mật và khả năng để các vấn đề cá nhân ngoài công việc. Hãy nói chi tiết hơn về từng quy tắc này.

Sự cần thiết phải làm mọi thứ đúng giờ

Quy tắc nghi thức kinh doanh nơi công sở, cơ quan nhà nước yêu cầu bạn phải luôn đến làm việc đúng giờ, hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn. Sự chậm trễ, chậm trễ trong công việc mà phải bàn giao đúng thời gian đã hứa là không thể chấp nhận được.

Đừng bao giờ bỏ lỡ một cuộc họp kinh doanh, hãy đến với họ sớm để không gây nguy hiểm cho danh tiếng của công ty, không chỉ của riêng bạn. Nếu bạn cần đến muộn, hãy cảnh báo trước về điều đó, các cơ quan chức năng nên biết bạn đang ở đâu. Hãy nhớ rằng việc tuân thủ tính chính xác, đúng giờ trong mọi vấn đề là những quy tắc không thể thiếu trong phép tắc kinh doanh đối với một công chức, viên chức, đồng thời là biểu hiện của sự tôn trọng người khác, điều đương nhiên đối với bất kỳ người có học vấn nào.

Cách ăn mặc phù hợp cho văn phòng hoặc dịch vụ nhà nước

Quy tắc trang phục công sở thông thường phải được tuân thủ.

• Diện mạo của nhân viên phải phù hợp với hình ảnh của công ty, tạo ấn tượng dễ chịu, và khi bạn làm việc trong cơ quan nhà nước, điều này càng quan trọng hơn.
• Phụ nữ được yêu cầu mặc váy và áo dài không quá đầu gối, quần áo bà ba được thiết kế riêng được phép. Không thể chấp nhận được việc mặc những bộ quần áo có màu sắc sặc sỡ, lòe loẹt với chất liệu sequins, kim cương giả và những bộ quần áo bó sát đến công sở.
• Đàn ông nên chọn trang phục công sở, mặc vest, quần tây, áo sơ mi có hoặc không có cà vạt. Quần jean và áo len tốt nhất nên loại trừ khỏi tủ quần áo đi làm.
• Bạn có thể mặc đi làmtrang sức vừa phải phù hợp với trang phục, cũng như các chi tiết khác của trang phục.

Chính sách bảo mật

Bạn phải có khả năng giữ bí mật của công ty, bất kỳ giao dịch nào, không mở rộng chủ đề này với đồng nghiệp hoặc với những người thân yêu của bạn. Không đọc các bức thư dành cho người khác, truyền tải tất cả các thông điệp một cách cá nhân, không qua trung gian và những người không được phép. Nếu bạn cần gửi fax, hãy gọi trước cho người nhận để người đó ở gần và có thể đích thân nhận tài liệu hoặc thư. Không trộn lẫn cuộc sống cá nhân của bạn với công việc, không nói về những vấn đề trong cuộc sống, tìm kiếm sự an ủi hoặc nhờ sự giúp đỡ của đồng nghiệp. Trong văn phòng, điều quan trọng là phải duy trì sự điềm tĩnh và tâm trạng tốt, bất kể tâm trạng xấu như thế nào. Những quy tắc về nghi thức kinh doanh đối với một quan chức chính phủ và nhân viên văn phòng phải được tuân thủ nghiêm ngặt.

Bạn và sếp của bạn

Các quy tắc của nghi thức kinh doanh đối với cấp dưới ngụ ý một lời kêu gọi từ xa, không quen thuộc đối với người quản lý. Ngay cả khi ông chủ (ông chủ) là một cô gái hay một thanh niên chỉ lớn hơn bạn một chút, thì điều đáng nói là “bạn”. Nếu bạn đang ở trong văn phòng của người quản lý và một đối tác kinh doanh hoặc ông chủ khác bước vào, dù bạn ở lại hay rời đi, anh ta phải quyết định xem anh ta có yêu cầu bạn rời đi hay không, không có lý do gì để bạn cảm thấy khó chịu. Nếu sếp của bạn từng xúc phạm bạn trước mặt người lạ, đừng đáp lại một cách tử tế. Nếu bạn đang bực bội, đừng nhảy ra khỏi văn phòng, hãy cố gắng bình tĩnh đi ra ngoài và tìm một nơi vắng vẻ để bạn có thể bình tĩnh lại. KhôngThảo luận về những gì đã xảy ra với đồng nghiệp. Bạn có thể giải quyết mọi việc với người quản lý trong giờ tan sở, bình tĩnh lắng nghe mong muốn của anh ấy và bày tỏ những phàn nàn của bạn. Sếp càng cao, vai trò của bạn càng khó, và trong một số tình huống, điều quan trọng là phải nhớ các quy tắc về nghi thức kinh doanh. Nếu một người đặc biệt được kính trọng cần được hộ tống xuống hành lang của cơ quan, bạn cần mở cửa để cho vị khách quan trọng đi qua, rồi di chuyển đến bên cạnh anh ta, chỉ lùi lại phía sau một phần tư bước. Nếu hành lang rẽ nhánh, bạn sẽ cần chỉ ra hướng đi bằng một cử chỉ duyên dáng. Nếu hành lang có gió, bạn có thể nói "Hãy để tôi dắt bạn đi" và sau đó mạnh dạn đi tiếp.

Vài lời về cách cư xử tồi tệ

Có các quy tắc và quy tắc nghi thức kinh doanh rõ ràng cho tất cả nhân viên: không đọc thư của người khác, nói năng kiềm chế và lịch sự, thân thiện với đồng nghiệp và giữ khoảng cách với cấp trên. Nhưng đôi khi tại nơi làm việc, một ngoại lệ được đưa ra đối với những quy tắc này, ví dụ, khi bạn cần tìm một tài liệu trong bàn của một nhân viên khác không có ở đó. Hành vi chung trong dịch vụ và trong văn phòng cần phải trang nghiêm, với cách cư xử hoàn hảo. Bạn cần liên tục theo dõi hành vi của mình, cách bạn đi lại, giao tiếp, ngồi. Hãy nhớ rằng việc chạm vào mũi, tai, tóc hoặc các bộ phận khác trên cơ thể ở nơi công cộng là không đứng đắn.

Điều không bao giờ nên làm ở nơi làm việc:

• Nhai, nhổ răng.
• Gặm bút, bút chì, giấy hoặc móng tay.
• Trang điểm đúng cách, làm móng, tô môi tại nơi làm việc - đây là những quy tắc cơ bảnnghi thức kinh doanh cho một thư ký.
• Ngáp mà không che miệng.
• Đặt chân lên bàn, bắt chéo chân

Yêu cầu hàng ngày:

• Giữ sạch quần áo, đầu tóc, cơ thể, sử dụng chất khử mùi, không dùng nước hoa.
• Mang theo một chiếc khăn tay gọn gàng.
• Chăm sóc sức khỏe răng miệng của bạn.

Những quy tắc và mong muốn này là những chuẩn mực không thể thiếu trong phép xã giao, chúng cho phép bạn không chỉ trở thành một nhân viên giỏi, có giá trị mà còn là một người dễ chịu mà bạn muốn đối phó. Vẻ ngoài là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng đối với người khác.

Quy tắc cư xử tốt trong ứng xử với đồng nghiệp

Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu làm việc tại văn phòng và làm quen với đồng nghiệp của mình, bạn bắt đầu xây dựng các mối quan hệ sẽ quyết định không khí trong nhóm và kết quả của công việc chung. Làm thế nào để hành xử để thu phục họ? Thân thiện với tất cả mọi người, nhưng đừng cố gắng kết thân với một người ngay lập tức, hãy cho bản thân một khoảng thời gian để hiểu rõ hơn về mọi người. Hãy thoải mái hỏi nhân viên về công việc, nhưng đừng trò chuyện cá nhân với họ lúc đầu. Đừng lo lắng nếu bạn không thể tham gia nhóm từ ngày đầu tiên, không có gì sai với điều đó. Luôn cảm ơn sự giúp đỡ của đồng nghiệp và nhớ không vượt quá các quy tắc về nghi thức giao tiếp trong kinh doanh.

Ví dụ:

• không làm phiền đồng nghiệp với các cuộc trò chuyện của bạn và không can thiệp vào cuộc trò chuyện của người khác;
• không nói chuyện phiếm và không nghe chuyện phiếm, không nghe lén người kháccuộc gọi điện thoại;
• không thảo luận các vấn đề về sức khoẻ và chức năng cơ thể với đồng nghiệp;
• đừng cố thể hiện hoặc áp đặt quan điểm cá nhân của bạn vào bất kỳ trường hợp nào;
• không mắng mỏ ai khi có mặt người lạ, kể cả khi bạn đúng ba lần, đột nhiên mất bình tĩnh - xin lỗi ngay lập tức;
• đừng giả vờ bận rộn hơn người khác, thỉnh thoảng có thể lịch sự yêu cầu đồng nghiệp đừng làm ồn, nhưng hãy lịch sự và không cần gọi điện thoại;
• đừng ích kỷ, trong lòng nhiệt thành chính thức của bạn, hãy cố gắng không làm hại đồng nghiệp của bạn để kiếm lợi hoặc có thiện cảm với cấp trên của bạn.

Và quy tắc chính của nghi thức kinh doanh, cho cả nhân viên văn phòng và nhân viên chính phủ, là: “Bạn phải lịch sự, tế nhị, nhã nhặn và khoan dung trong cách cư xử với đồng nghiệp và cấp quản lý, không bao giờ dựa dẫm vào cảm xúc của bạn.”

Nghi thức qua điện thoại cho thư ký

Ấn tượng đầu tiên về một công ty thường được tạo ra qua điện thoại và ấn tượng ban đầu xấu rất khó xóa bỏ. Thông thường, khi gọi điện cho một công ty đang đi công tác, bạn có thể bắt gặp một câu trả lời không liên quan gì đến nghi thức kinh doanh hoặc các quy tắc lịch sự đơn giản. Một số nhân viên trả lời điện thoại văn phòng như thể họ đang làm ơn, những người khác không cho là cần thiết phải nêu tên công ty hoặc bộ phận. Và mọi người đều biết cảm giác thoải mái khi nói chuyện điện thoại sau đó với những người lịch sự, những người trả lời nhanh chóng, niềm nở và bày tỏ sự sẵn lòng giúp đỡ.

Các cuộc điện thoại thường do thư ký trả lời, nhưng không chỉ anh ta mà tất cả nhân viên đều nên biết các quy tắc cơ bản của nghi thức giao tiếp trong kinh doanh, những quy tắc quan trọng cần tuân thủ khi giao tiếp qua điện thoại.

• Đừng bắt mọi người phải chờ đợi câu trả lời, hãy nhấc máy ngay và trả lời. Nếu bạn không thể nói chuyện, hãy yêu cầu gọi lại, đừng bắt người gọi phải chờ đợi. Và việc cắm nhạc vào đường dây để lấp đầy khoảng trống bị coi là cách cư xử tồi.
• Ngay sau khi bạn nhấc máy, hãy chào hỏi, đặt tên cho công ty và giới thiệu bản thân. Nếu bạn làm việc trong một tổ chức lớn, bạn cần đặt tên cho một bộ phận cụ thể để giúp người gọi tìm đường.
• Khi điện thoại được yêu cầu cho người khác, hãy chấp nhận tin nhắn của họ hoặc đề nghị gọi lại sau.
• Trong cuộc trò chuyện, hãy kiểm soát bản thân và cư xử đúng mực ngay cả với những khách hàng chậm chạp nhất. Nếu người đó đang gay gắt, hãy giúp họ bình tĩnh lại, nhưng để đáp lại sự xúc phạm, bạn chỉ cần dập máy.
• Xem bài phát biểu của bạn và lựa chọn từ ngữ của bạn, hãy nhớ rằng biệt ngữ trong giao tiếp kinh doanh là hoàn toàn không phù hợp. Không bao giờ nói “vâng” hoặc “được”, chỉ cần “có”, “được” hoặc “tất nhiên”.
• Cầm điện thoại trên tay, không để giữa vai và cằm, nói rõ ràng và trực tiếp vào micrô, không nói quá. Và đừng bao giờ nói bằng miệng.
• Khi bạn gọi, hãy chào và nhận diện ngay bản thân và công ty bạn đại diện. Lịch sự, ngắn gọn và đúng trọng tâm.

Quy tắc kinh doanh trong giao tiếp với khách

Nhân viên chính phủ và nhân viên văn phòngnhân viên thường tiếp khách hàng tại văn phòng của họ. Cách cư xử tốt là vô cùng quan trọng ở đây, mọi người thích giao dịch với ai đó cho họ thấy sự tôn trọng. Các quy tắc về phép xã giao trong giao tiếp và ứng xử trong kinh doanh phải được tuân thủ trong mọi việc: cả khi gặp khách ở cửa, giúp anh ta cởi quần áo và không để anh ta chờ đợi. Nếu bạn vẫn phải chờ đợi, hãy nhớ xin lỗi, ngay cả khi lỗi của sự chậm trễ này không phải là của bạn, hãy mời anh ấy trà hoặc cà phê. Chào hỏi mọi người bằng một nụ cười thân thiện, cố gắng tiếp xúc thân mật, nhưng đừng bao giờ nói chuyện phiếm về bất cứ điều gì. Trong cuộc trò chuyện, hãy giữ khoảng cách nhưng phải đúng mực, lịch sự và kiên nhẫn. Hộ tống khách đến cửa văn phòng như thể họ là khách của bạn.

Giọng điệu tốt trong thư thương mại

Các quy tắc của nghi thức thư từ trong kinh doanh ảnh hưởng đến cả hình thức và nội dung, nội dung của chính bức thư. Trước khi viết, bạn cần lập một kế hoạch giúp bạn trình bày ngắn gọn và rõ ràng bản chất của vấn đề. Đồng thời, điều quan trọng là phải tính đến một số quy tắc bắt buộc để tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh.

1. Thư phải được viết đúng về văn phong, chính tả và dấu câu.
2. Thông báo chính thức thường được in, đây là dấu hiệu của sự tôn trọng đối với người nhận.
3. Theo các quy tắc của cách cư xử tốt, không có bức thư nào, ngoại trừ lời cảm ơn, không được trả lời.
4. Thư phải được định dạng gọn gàng, thông thường chỉ viết thư thương mại trên giấy A-4 trắng.
5. Luôn ghi ngày tháng các chữ cái của bạn ở phía dưới bên trái và để lại chữ ký cá nhân, họ vàtên viết tắt.
6. Khi xưng hô, thông thường sử dụng từ "thân yêu" và khi sử dụng đại từ nhân xưng "Bạn", hãy viết hoa.

Trong kết luận

Sự hoàn hảo đạt được nhờ sự siêng năng và lặp đi lặp lại. Phấn đấu xuất sắc trong mọi việc, tuyên bố các quy tắc của phép xã giao kinh doanh - trong cách giữ, trong cách nói và di chuyển, nhưng không chỉ dừng lại ở biểu hiện bên ngoài của cách cư xử tốt, sửa chữa những thiếu sót trong tính cách của mình, hãy chú ý. với đồng nghiệp, học sự bền bỉ và kiên nhẫn, đối xử với bản thân và đối xử với người khác bằng sự tôn trọng bình đẳng. Nếu bạn làm việc siêng năng, bạn sẽ sớm nhận thấy kết quả sẽ thay đổi cuộc sống của bạn.