Biên bản cuộc họp: cấu trúc và nội dung

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:38

Biên bản cuộc họp là tài liệu phản ánh tất cả các quyết định quan trọng của sự kiện này. Việc soạn thảo sai, cả về ý nghĩa và cách thực hiện, có thể khiến những người tham gia cuộc họp tranh cãi. Ngoài ra, có thể tiềm ẩn nguy cơ đưa ra các quyết định quản lý không chính xác nếu biên bản cuộc họp sản xuất có thông tin bị bóp méo. Một tập hợp các đề xuất đơn giản sẽ giúp bạn sắp xếp nó một cách chính xác.

Nội dung của tài liệu này thường gồm hai phần: phần giới thiệu và phần chính. Biên bản cuộc họp (nửa đầu) bao gồm mô tả các thông số chính của sự kiện: chức vụ, họ và tên. thành viên, chủ tọa và thư ký. Khi một trong những người có mặt có địa vị đặc biệt (được mời, chuyên gia, quan sát viên, v.v.), điều này cũng được ghi chú trong tài liệu. Nếu cuộc họp có nhiều người tham dự, thì biên bản cuộc họp có thể chứa dữ liệu về họ trênmột tờ riêng, là phần phụ lục không thể tách rời của tài liệu. Phần giới thiệu kết thúc với chương trình làm việc, trong đó có danh sách các vấn đề đang được xem xét. Bạn nên sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng, nhưng có thể có các yếu tố khác ảnh hưởng đến vị trí trong danh sách các câu hỏi. Ví dụ, cấu trúc của chương trình nghị sự có thể phụ thuộc vào mối quan hệ lôgic của một phần các vấn đề của chương trình hoặc việc làm của những người tham gia sự kiện. Bản thân tài liệu được viết trên giấy tiêu đề của tổ chức (bộ phận của tổ chức), nó phải được ghi rõ khi cuộc họp diễn ra.

Biên bản cuộc họp ở phần chính phải khớp với phần mở đầu. Đặc biệt, các mục của nó phải đi theo thứ tự như trong chương trình. Thuật toán xây dựng một văn bản ghi lại thông tin về từng mục trong chương trình như sau: "đã nghe", "đã phát biểu", "đã quyết định". Quy tắc chính khi viết phần này của giao thức là nó không được biến thành một loại bản ghi.

Đặc biệt, đoạn phụ "đã lắng nghe" mô tả ai là người phát biểu chính về vấn đề này, những gì anh ấy đề xuất ở cuối bài phát biểu của mình. Theo các diễn giả, nó cũng được chỉ ra ai đã nói những gì anh ta đề xuất. Quyết định ấn định vị trí cuối cùng của đa số những người tham gia cuộc họp. Nếu nó được thông qua bằng cách bỏ phiếu, thì nó sẽ được chỉ ra có bao nhiêu người ủng hộ nó, bao nhiêu người phản đối nó, cũng như số phiếu trắng. Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của các vấn đề được thảo luận, tên đầy đủ có thể được liệt kê. những người đã đảm nhận vị trí này hay vị trí khác.

Biên bản cuộc họp do thư ký lập, văn bản có chữ ký của Chấp hành viên và người chủ trì cuộc họp. Nguồn thông tin để biên soạn là bản thảo viết tay, bản ghi âm được thực hiện bằng máy ghi âm, bản ghi âm. Nếu việc giải quyết các vấn đề được xác định trong cuộc họp cần có thẩm quyền của một quan chức cấp trên không tham gia cuộc họp, thì người đứng đầu này có thể được cung cấp thêm các quyết định. Một giao thức đã ký và đã đăng ký có thể được gửi dưới dạng một tài liệu duy nhất hoặc dưới dạng trích xuất cho các quan chức chỉ được đề cập đến một phần câu hỏi.