Lịch thanh toán là Định nghĩa, các loại, sử dụng, bảo trì và ví dụ

2024 Tác giả: Henry Conors | [email protected]. Sửa đổi lần cuối: 2024-02-12 14:31

Lịch thanh toán là thành phần chính của kế hoạch tài chính hoạt động của bất kỳ tổ chức nào. Theo một cách khác, nó được gọi là kế hoạch dòng tiền. Lịch thanh toán được lập theo quy tắc, theo đó mọi chi phí đều được hỗ trợ từ các nguồn tiền hợp lệ. Công cụ này phản ánh các luồng tiền thực tế cả về thu nhập và chi tiêu. Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi sẽ xem xét định nghĩa, các loại lịch thanh toán, đề cập đến các vấn đề sử dụng và bảo trì, đồng thời đưa ra một ví dụ về thiết kế của nó.

Hạng mục kế hoạch tài chính

Ngày nay, việc xây dựng các kế hoạch tài chính chiếm một vị trí quan trọng trong hệ thống quản lý nguồn tài chính của cơ cấu. Trong quá trình lập kế hoạch, những người đứng đầu tổ chức có cơ hội đánh giá tình trạng các nguồn tài chính, xác định các cách tăng tổng số tiền và phương hướng sử dụng hiệu quả nhất. Đồng thời, các giải phápkế hoạch quản lý dựa trên việc phân tích thông tin tài chính.

Lịch thanh toán là kế hoạch chi tiêu và nhận tiền. Nó đang được phát triển cho năm tới và việc phân tích theo tháng là có liên quan. Nói cách khác, đó là ngân sách dòng tiền. Lịch thanh toán chỉ bao gồm một cơ sở chung để quản lý các dòng tiền của doanh nghiệp. Trong khoảng thời gian hàng tháng, các dòng chảy này có thể được đặc trưng bởi mức độ bất ổn định và động lực học cao. Kiểm soát hoạt động và quản lý các nguồn tài chính có thể giúp loại bỏ những thiếu sót này.

Quản lý tài chính của bạn ngay hôm nay

Quản lý nguồn tài chính trong điều kiện hiện đại là một yếu tố không thể thiếu để bạn thành công trong kinh doanh. Một doanh nghiệp theo dõi nhanh chóng và chính xác động thái của chi phí, thu nhập và các chỉ số tài chính quan trọng khác, bằng cách này hay cách khác, phải có đủ cơ sở thông tin để đưa ra các quyết định quản lý và tài chính đúng đắn cần thiết cho sự phát triển của công ty.

Quản lý tài chính hoạt động cần được hiểu là một tập hợp các biện pháp công nghệ, tổ chức và phương pháp luận đảm bảo đầy đủ việc quản lý các giao dịch tài chính hiện tại, cũng như các nguồn tài chính của tổ chức. Đó là về ngắn hạn. Thông thường khoảng thời gian này không quá một tháng. Quản lý nguồn lực hoạt động, không giống như hệ thống ngân sách, lập kế hoạch thanh toán ở dạng chi tiết nhất, tức là theo mục đích của khoản thanh toán vàđối tác có liên quan. Nó sử dụng chi tiết đáng kể về khung thời gian lập kế hoạch (lên đến một ngày).

Nhiệm vụ thực tế

Lịch thanh toán là công cụ chính liên quan đến việc quản lý hoạt động tài chính của cơ cấu. Đây là một tài liệu kế hoạch cung cấp việc quản lý hàng ngày về việc thu chi và nhận các nguồn tài chính của công ty.

Lập kế hoạch lịch thanh toán cho phép bạn giải quyết các công việc sau:

• Giảm các tùy chọn dự báo cho kế hoạch chi tiêu và nhận tiền (ngày nay thường chỉ chọn các loại lạc quan, bi quan và thực tế) cho một nhiệm vụ thực tế liên quan đến việc hình thành các dòng tiền của công ty trong khoảng thời gian hàng tháng.
• Đồng bộ các dòng tiền của cả loại âm và dương, và trong phạm vi có thể. Điều đáng chú ý là nó có thể làm tăng mức độ hiệu quả của dòng tiền của công ty.
• Biên soạn lịch thanh toán cho phép bạn đảm bảo mức độ ưu tiên của các khoản thanh toán bằng tiền mặt của cơ cấu phù hợp với tiêu chí về tác động của chúng đối với hiệu quả tài chính.
• Đảm bảo tính thanh khoản tuyệt đối cần thiết của dòng tiền của cấu trúc, và ở mức tối đa. Theo một cách khác, nó có thể được gọi là duy trì và tăng mức độ khả năng thanh toán trong ngắn hạn.
• Đưa quản lý dòng tiền vào hệ thống kiểm soát hoạt động (và do đó là giám sát thực tế) công tác tài chính của doanh nghiệp.

Lợi ích gìcông cụ?

Khi thực hiện lịch thanh toán các khoản thu, chi, tổ chức có những lợi ích sau:

• Khả năng dự đoán tình trạng của công ty về mặt tài chính đang trở nên phù hợp.
• Mức độ minh bạch của các quy trình quản lý liên quan đến chi phí và thu nhập của tổ chức ngày càng tăng.
• Tăng hiệu lực và tính linh hoạt của các quyết định do những thay đổi trong điều kiện kinh tế của công ty.
• Mức độ tin cậy và niềm tin vào cấu trúc của tổ chức mẹ, nhà đầu tư và chủ nợ ngày càng tăng.
• Chính sách tín dụng của công ty đang được tối ưu hóa.

Mục tiêu chính

Mục đích chính của lịch thanh toán là tạo ra một lịch trình lưu chuyển tiền tệ cho kỳ tiếp theo. Theo quy luật, nó thay đổi từ vài ngày làm việc đến một tháng. Lịch trình phải đảm bảo hoàn trả tất cả các khoản thanh toán hiện tại, để giảm thiểu tiền dư thừa trong tài khoản và tất nhiên, để ngăn ngừa chênh lệch tiền mặt.

Nội dung thể loại

Cách lập lịch thanh toán? Điều quan trọng cần lưu ý là nội dung của nó có thể khác nhau. Tất cả phụ thuộc chủ yếu vào sở thích của những nhân viên quan tâm và các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó phải bao gồm dữ liệu liên quan đến dòng tiền vào và ra, cũng như số dư tiền mặt theo kế hoạch (thường được chia nhỏ theo nguồn và ngày).

Ví dụ về lịch thanh toán

Sử dụng bảng dưới đây, hãy xem xét một ví dụ về công cụ này được thiết kế cho một cửa hàng phụ tùng ô tô. Để thuận tiện cho việc hiểu thông tin, lịch thanh toán duy trì được hiển thị trong 5 ngày làm việc chứ không phải trong khoảng thời gian hàng tháng.

Tên chỉ số	Tổng cộng trong một tuần	Ngày 1	Ngày 2	Ngày 3	Ngày 4	Ngày 5
Số dư đầu năm. tuần	39 649	39 650	50 835	–53 029	–13 650	53 711
Dòng chảy tích cực	736 495	147 299	147 299	147 299	147 299	147 299
Doanh thu từ việc bán phụ tùng (bao gồm cả)	736 495	147 299	147 299	147 299	147 299	147 299
Dòng chảy âm	712 379	136 114	251 163	107 920	79 938	137 244
Điều này bao gồm các danh mục sau: Thanh toán tiền thuê mặt bằng	5359	5359
Nghĩa vụ của nhà nước đối với cơ quan tư pháp	9660	9660
Giao hàng	8732	8732
Lương nhân viên	71 666	71 666
Phần mềm, thiết bị văn phòng, máy tính	29 230	29 230
Gắn bảng hiệu quảng cáo	11 530	11 530
Thuế thu nhập	5190	5190
Bảo trì, sửa chữa máy tính tiền	800	800
Thanh toán cho việc cung cấp phụ tùng ô tô	531 626	106 325	212 650	95 693	53 163	63 795
Chức năng bảo mật của nhân sự	2000	2000
Đóng góp cho kế hoạch xã hội	12 483	12 483
Bảo hiểm	14 400	14 400
Dịch vụ Ngân hàng	2500	370	370	370	370	1020
Dịch vụ truyền thông	2505	2505
Nhu cầu kinh tế	1090	327	763
Năng lượng điện	3607	3607
Dòng tiền ròng	24 116	11 185	–103 84	39 379	67 361	10 055
Số dư cuối tuần	63 765	50 835	–53 029	–13 650	53 711	63 766

Bình luận

Thông tin liên quan đến việc phân bổ chi phí theo thời gian, bằng cách này hay cách khác, sẽ giúp tìm ra những thời điểm rủi ro nhất (về sự xuất hiện của chênh lệch tiền mặt) và thực hiện các biện pháp để phân bổ lại gánh nặng thanh toán (ví dụ:, rải đều các kỳ trả lương và chuyển tiền nộp thuế vào ngân sách nhà nước, sử dụng vốn vay kịp thời, v.v.). Vì vậy, trong ví dụ trên, trong khoảng thời gian sắp tới, dự kiến sẽ nhận được một dòng tiền dương bằng 736.495,40 rúp. Dòng tiền âm trong tuần là 712.379,27 RUB

Tính toán lưu lượng ròng

Như vậy, dòng tiền ròng sẽ bằng 24.116,13 rúp. (tăng số dư từ 39.648,96 rúp lên 63.765,09 rúp). Nếu chúng tôi phân phối các dòng tiền dương và âm theo kế hoạch phù hợp với các ngày (dựa trên các hóa đơn thanh toán được phát hành, cũng như các điều khoản thanh toán được cung cấp bởi các hợp đồng), thì kết quả là vào cuối ngày thứ 2, cơ cấu sẽ thâm hụt tiền mặt, số tiền sẽ là 53.029,35 rúp. Để loại bỏ nó, cần phải chuyển một phần các khoản thanh toán theo kế hoạch (ví dụ, thanh toán cho các sản phẩm thương mại đã mua từ nhà cung cấp hoặc mua thiết bị văn phòng, đồ nội thất) sang ngày hôm sau. Nếu không thể thu xếp được, bạn nên vay ngân hàng ngắn hạn dưới hình thức thấu chi.

Phân loại danh mục

Hãy cùng phân tích các loại lịch thanh toán chính. Hình thức phổ biến nhất của công cụ, được sử dụng trong việc lập kế hoạch hoạt động của các dòng tiền của doanh nghiệp, được coi là hình thành của nó trong bối cảnh của các phần sau:

• Lịch thu tiền sắp tới.
• Lịch trình thanh toán.

Nếu loại dòng tiền kế hoạch là một chiều (chỉ âm hoặc chỉ dương), thì lịch được phát triển dưới dạng một phần tương ứng duy nhất.

Trong số các loại chính của công cụ, cần lưu ýsau:

• Lịch thuế. Một tài liệu kế hoạch như vậy được lập cho toàn bộ doanh nghiệp. Theo quy định, nó chứa một phần duy nhất được gọi là "lịch nộp thuế". Các khoản thanh toán có tính chất hoàn lại đối với các khoản tiền tính lại thuế được đưa vào theo tiêu chuẩn trong lịch thu các khoản phải thu. Lịch thanh toán này cho biết số tiền của tất cả các loại thuế, phí và các khoản nộp thuế khác được doanh nghiệp chuyển vào ngân sách với các giá trị khác nhau, cũng như các quỹ ngoài ngân sách. Cần lưu ý rằng ngày cuối cùng của thời kỳ thành lập để chuyển các loại thuế thường được chọn làm ngày thanh toán theo lịch.
• Lịch tập hợp khoản phải thu. Loại lịch thanh toán này thường được hình thành theo cấu trúc tổng thể, mặc dù nếu có một bộ phận chuyên môn, cụ thể là bộ phận tín dụng, nó có thể bao gồm nhóm các khoản thanh toán chỉ từ trung tâm trách nhiệm này.

Các loài khác

Ngoài các loại trên còn có các loại sau:

• Lịch phục vụ các khoản vay tài chính. Theo thông lệ quốc tế hiện hành về báo cáo và dự báo dòng tiền, việc phục vụ các khoản vay như vậy được phản ánh trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp, chứ không phải tài chính.
• Lịch thanh toán lương. Theo quy định, một công cụ như vậy được phát triển tại các doanh nghiệp sử dụng một lịch trình nhiều giai đoạn để trả lương cho người lao động thuộc các cơ cấu khác nhau.đơn vị (phòng ban, chi nhánh, phân xưởng, v.v.).
• Lịch (ngân sách) mà hàng tồn kho được hình thành được xây dựng theo tiêu chuẩn cho các trung tâm chi phí tương ứng, nói cách khác, cho các đơn vị cơ cấu nhất định thực hiện hỗ trợ sản xuất về vật chất và kỹ thuật.

Lịch quản lý chi phí

Một loại công cụ khác là ngân sách (lịch) chi phí quản lý. Điều đáng chú ý là thành phần của nó phản ánh:

• thanh toán liên quan đến việc mua đồ dùng văn phòng;
• thiết bị văn phòng và chương trình máy tính không được bao gồm trong tài sản không dài hạn;
• thanh toán chi phí bưu chính và liên lạc;
• chi phí đi lại;
• bài viết khác liên quan đến quản lý doanh nghiệp.

Điều quan trọng cần chỉ ra rằng ngoại lệ ở đây là chi phí lao động của nhân viên thực hiện các hoạt động chuyên môn trong bộ phận quản lý và điều hành.

Lịch bán sản phẩm

Cuối cùng, hãy xem xét loại ngân sách cuối cùng, được coi là một trong những ngân sách chính. Chúng ta đang nói về lịch thanh toán cho việc bán các sản phẩm có thể bán được trên thị trường. Theo quy luật, hình thức báo cáo này được phát triển trong bối cảnh các trung tâm lợi nhuận hoặc trung tâm thu nhập của doanh nghiệp. Lịch thanh toán như vậy có hai phần: "lịch chi tiêu" và "lịch nhận tiền". Phần đầu tiên hiển thị việc nhận tiền do thanh toán bằng tiền mặt cho sản phẩm. Nếu trung tâm trách nhiệm liên quan cung cấp kiểm soát thucác khoản phải thu theo quyết toán với người mua một sản phẩm thương mại, thì phần này cũng phản ánh loại thu nhập này. Phần thứ hai hiển thị chi phí tiếp thị, quảng cáo, duy trì mạng lưới phân phối, v.v.

Cần lưu ý rằng chúng tôi chưa xem xét tất cả các giống hiện được biết đến của danh mục. Vì vậy, có lịch thanh toán để tạo danh mục đầu tư tiền mặt dài hạn, ngân sách vốn (lịch thanh toán) để thực hiện chương trình đầu tư thực, ngân sách vốn (lịch) cho các dự án đầu tư riêng lẻ, v.v.