Mỗi doanh nghiệp nên tích cực sử dụng một công cụ quản lý như lập ngân sách thu nhập và chi phí (sau đây gọi là BDR). Nó là gì? Chúng ta hãy cố gắng hiểu bài viết này.
Định nghĩa cơ bản
Mỗi đơn vị kinh doanh có hệ thống BDR riêng, tùy thuộc vào việc lựa chọn chiến lược hoạch định tài chính, cũng như các mục tiêu đặt ra. Do đó, khi định nghĩa BDR, nó là gì và mục đích của nó là gì, cần phải hiểu thực tế rằng với tư cách là một công nghệ quản lý trong bất kỳ công ty nào, nó nhằm đạt được các mục tiêu riêng và sử dụng các phương tiện và công cụ của riêng mình.
Ngân sách được chuẩn bị cho cả công ty và cho các bộ phận riêng lẻ. Lập ngân sách thu nhập và chi phí là một kế hoạch làm việc, được phối hợp giữa tất cả các đơn vị cơ cấu, kết hợp các ngân sách riêng lẻ và được đặc trưng bởi một luồng thông tin để đưa ra các quyết định quản lý trong lĩnh vực kế hoạch tài chính. Trong ngân sách này, lợi nhuận kế hoạch và các dòng tiền được xem xét trên phương diện tổng thể. Do đó, trả lời câu hỏi liệu BDR -nó là gì, có thể lập luận rằng đây là kết quả của nhiều cuộc thảo luận cũng như đưa ra các quyết định trong tương lai về số phận của doanh nghiệp, góp phần vào việc quản lý tài chính và hoạt động hiệu quả.
Tính toán được thực hiện trong quá trình hình thành ngân sách, cho phép xác định kịp thời và đầy đủ số tiền cần thiết để thực hiện các quyết định đã đưa ra. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về việc hình thành các nguồn nhận các khoản tiền này (ví dụ: vay hoặc sở hữu).
Đánh giá hiệu quả của BDR
Đây là loại khái niệm gì, và nó có thể được đánh giá như thế nào, chỉ có thể được đánh giá trong khoảng thời gian quay. Vì vậy, hiệu quả của phát triển ngân sách phụ thuộc vào mức độ thể hiện tính linh hoạt của một chủ thể kinh doanh, do khả năng nhìn thấy trước kết quả của các hành động của nhà quản lý. Lập kế hoạch tài chính và lập ngân sách cung cấp định nghĩa về các cài đặt cơ bản cho từng lĩnh vực hoạt động riêng lẻ của đơn vị, cũng như tính toán các phương án khác nhau với việc chuẩn bị các phản ứng trước những thay đổi có thể xảy ra trong môi trường bên trong và bên ngoài.
Chức năng ngân sách
Các chức năng này phụ thuộc vào giai đoạn hình thành BDR và việc thực hiện nó. Vào đầu kỳ báo cáo, tài liệu tài chính này là kế hoạch bán hàng, chi phí và các giao dịch tài chính khác trong năm tới. Vào cuối kỳ báo cáo, anh ta đã đóng vai trò của một người thẩm định (đồng hồ đo), với sự giúp đỡ của anh ta có thể so sánh các chỉ số thực tế và kế hoạch để điều chỉnh các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp.
Các chức năng của BDDS và BDR tương tự nhau và có thể được biểu diễn bằng danh sách sau:
- phân tích (điều chỉnh chiến lược, suy nghĩ lại các ý tưởng, đặt mục tiêu mới và phân tích các lựa chọn thay thế);
- kế hoạch tài chính;
- tài chính kế toán (cần xem xét và tính đến các hành động đã thực hiện trong kỳ trước để đưa ra quyết định đúng đắn trong tương lai);
- kiểm soát tài chính (so sánh các nhiệm vụ và kết quả thu được, xác định điểm yếu và điểm mạnh);
- động lực (hiểu rõ kế hoạch đã hình thành, trừng phạt nếu không thực hiện nó và khuyến khích khi hoàn thành và hoàn thành quá mức);
- phối;
- thông tin liên lạc (phối hợp các chỉ số theo kế hoạch của các bộ phận cấu trúc của doanh nghiệp, tìm ra các thỏa hiệp và chỉ định những người thực thi có trách nhiệm đến một điểm hoặc một điểm khác của kế hoạch).
So sánh BDDS và BDR
BDR (ngân sách thu nhập và chi phí), cũng như BDDS (ngân sách dòng tiền) là các tài liệu tài chính chính phải được xuất trình, ví dụ, cho một tổ chức ngân hàng khi vay tiền. Tuy nhiên, có sự khác biệt giữa hai loại:
- BDDS trên cơ sở tiền mặt, BDR trên cơ sở dồn tích;
- BDR là lập kế hoạch lợi nhuận ròng và sử dụng dòng tiền BDDS được lập kế hoạch;
- BDR phản ánh tài liệu kỹ thuật số không có thuế gián thu như VAT và thuế tiêu thụ đặc biệt, và trong BDDS tất cả các chỉ số đều được chỉ ra có tính đến nhữngthuế;
- hai tài liệu này có sự khác biệt về cấu trúc: BDR có các bài viết về khấu hao và đánh giá lại, và BDS có các bài viết về việc nhận và hoàn trả các khoản tiền đã vay;
- và tất nhiên, sự khác biệt trong mục đích của các tài liệu này: BDR được sử dụng để tính toán chi phí, lợi nhuận, doanh thu và lợi nhuận theo kế hoạch và BDDS cần thiết để theo dõi dòng tiền thông qua bàn tiền mặt và tài khoản thanh toán của doanh nghiệp.
Các giai đoạn chính của lập ngân sách trong doanh nghiệp
Giai đoạn đầu tiên là hình thành cấu trúc tài chính và nhằm phát triển một mô hình cấu trúc như vậy có thể thiết lập trách nhiệm đối với việc thực hiện ngân sách, cũng như kiểm soát các nguồn thu nhập và chi phí.
Giai đoạn thứ hai liên quan đến việc hình thành cấu trúc ngân sách và được định nghĩa là một sơ đồ chung về ngân sách hợp nhất của một thực thể kinh doanh. Ở giai đoạn này, các khoản mục chi phí trong ngân sách doanh nghiệp đáng được quan tâm đặc biệt.
Trên cơ sở kết quả thực hiện giai đoạn 3 đang hình thành chính sách tài chính kế toán của doanh nghiệp. Nói cách khác, một bộ quy tắc cho kế toán, kế toán hoạt động và sản xuất đang được tạo ra, có tính đến các hạn chế được áp dụng trong việc chuẩn bị ngân sách và giám sát việc thực hiện ngân sách.
Giai đoạn thứ tư liên quan đến việc phát triển trình tự và thủ tục để giám sát, lập kế hoạch và phân tích, trong trường hợp xảy ra - lý do dẫn đến sự thất bại của nó.
Và, cuối cùng, giai đoạn thứ năm đã được kết nối với việc triển khai trực tiếp hệ thống ngân sách. Nó bao gồm công việc, việc thực hiện liên quan đến việc chuẩn bị ngân sách tài chính và hoạt động cho giai đoạn tới, tiến hành một phân tích thích hợp, kết quả của chúng thường có thể dẫn đến một số điều chỉnh đối với ngân sách. Do đó, thu nhập và chi phí của doanh nghiệp sẽ được hình thành ở mức cần thiết.
Ba cách tiếp cận đối với quy trình lập ngân sách
Trong văn học hiện đại, có ba cách tiếp cận mà các bài báo BDR được hình thành:
- từ dưới lên;
- "từ trên xuống dưới";
- kết hợp.
Cách tiếp cận đầu tiên được sử dụng tại các doanh nghiệp lớn, nơi người đứng đầu các bộ phận cơ cấu lập ngân sách cho các phòng ban hoặc bộ phận, sau đó được giảm xuống ngân sách của phân xưởng hoặc nhà máy nói chung. Điều kiện tiên quyết để tổ chức lập ngân sách là sự phối hợp các chỉ số của các nhà quản lý cấp trung với lãnh đạo cao nhất của công ty.
Ví dụ về cách tiếp cận thứ hai của BBB cho thấy rằng quá trình lập ngân sách được thực hiện bởi lãnh đạo cấp cao nhất và sự tham gia của các nhà quản lý cấp dưới là rất ít.
Cách tiếp cận thứ ba là cách cân bằng nhất và tránh được những tác động tiêu cực của hai cách tiếp cận trước.
Những điều tuyệt vời của việc lập ngân sách
Giống như bất kỳ hiện tượng kinh tế nào, lập ngân sách có cả mặt tích cực và tiêu cực. Các lợi ích bao gồm:
- thúc đẩy động lực và thái độ tích cựcđội;
- điều phối công việc của cả nhóm;
- nhờ phân tích thường xuyên cho phép bạn điều chỉnh ngân sách kịp thời;
- là một công cụ để so sánh kết quả theo kế hoạch và kết quả thực tế.
Flaws of ngân sách
Trong số những khuyết điểm chính, cần làm nổi bật những điều sau:
- sự khác biệt trong nhận thức về ngân sách của những người khác nhau;
- chi phí cao và sự phức tạp của quy trình lập ngân sách;
- thiếu động lực về ngân sách nếu nó không được truyền đạt cho tất cả nhân viên.
